Memos und Kategorien für Kontakte nutzen

Ein Memo ist in bexio eine Erinnerung, die als Pop-up erscheint, wenn Sie ein Dokument für einen bestimmten Kontakt erstellen, etwa den Hinweis «10 % Rabatt gewähren». Sie legen das Memo nicht am einzelnen Kontakt an, sondern in einer Kategorie. Jeder Kontakt, dem Sie diese Kategorie zuweisen, zeigt das Memo. Anreden und Titel verwalten Sie in den Stammdaten.

Was ein Memo kann und was nicht

Die bexio-Hilfe vergleicht Memos mit virtuellen Post-its, die direkt in Ihre Dokumente eingebunden sind. Sie weisen auf Besonderheiten eines Kunden, Lieferanten oder Projekts hin, zum Beispiel einen vereinbarten Rabatt, besondere Zahlungskonditionen oder einen speziellen Hinweis.

Wichtig ist die Grenze: Memos dienen ausschliesslich als visuelle Erinnerungshilfe. Sie lösen keine Aktionen aus, ziehen keine Rabatte ab und berechnen keine Fälligkeiten. Wenn ein Kunde dauerhaft 10 % Rabatt erhält, schreiben Sie das also nicht nur ins Memo, sondern hinterlegen zusätzlich einen kundenspezifischen Rabatt. Wie das geht, erklärt der Beitrag Kundenspezifische Rabatte.

Laut Hilfe werden Memos weder im Modul «Ausgaben» noch im Modul «Projekte» angezeigt. Verlassen Sie sich dort nicht auf sie.

Memo über eine Kategorie erstellen

Memos hängen an Kategorien. Das ist praktisch: Sie schreiben den Hinweis einmal und verknüpfen ihn mit beliebig vielen Kontakten. So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen».
2. Klicken Sie unter «Stammdaten» auf «Kategorien».
3. Öffnen Sie eine bestehende Kategorie oder erstellen Sie mit «Neue Kategorie» eine neue.
4. Klicken Sie auf «Memo hinzufügen».
5. Füllen Sie die Felder aus und speichern Sie.

Das Memo einem Kontakt zuweisen

Das Memo erscheint erst, wenn der Kontakt die Kategorie trägt:

1. Öffnen Sie den gewünschten Kontakt.
2. Klicken Sie auf das Stift-Symbol (Bearbeiten).
3. Fügen Sie im Bereich «Kategorien» rechts die Kategorie hinzu, die Ihr Memo enthält.
4. Speichern Sie die Änderungen.

Beim nächsten Dokument für diesen Kontakt öffnet bexio automatisch ein Pop-up mit den hinterlegten Informationen.

Ein Memo für einen einzelnen Kunden

Die Hilfe beschreibt Memos als Erinnerung für spezifische Kontakte, legt sie aber auf Kategorien. Soll ein Hinweis nur für einen Kunden gelten, brauchen Sie dafür eine eigene Kategorie, die nur dieser Kontakt trägt. Das funktioniert, vergrössert aber die Liste. Für Hinweise, die mehrere Kunden betreffen, ist eine gemeinsame Kategorie besser, zum Beispiel für Kunden mit besonderen Zahlungsbedingungen. Wie Sie Kategorien und Branchen insgesamt sinnvoll aufbauen, zeigt der Beitrag Kategorien und Branchen in bexio sinnvoll nutzen.

Kategorie löschen

Möchten Sie eine Kategorie entfernen, öffnen Sie sie in den Stammdaten, klicken darauf und bestätigen mit «Löschen». An einer Stelle nennt die Hilfe dafür den Weg über «Funktionen & Module». Finden Sie die Kategorien dort nicht, suchen Sie unter «Stammdaten». Gelöscht wird nur die Kategorie. Ihre Kontakte bleiben erhalten, sind aber nicht mehr mit ihr verknüpft. Da das Memo laut Hilfe bei Kontakten erscheint, die mit der Kategorie verknüpft sind, wirkt es danach bei diesen Kontakten nicht mehr.

Anreden und Titel verwalten

Anreden und Titel wie «Frau», «Herr» oder «Dr.» legen Sie ebenfalls in den Stammdaten fest. Sie personalisieren damit die Kommunikation mit Ihren Kontakten.

Neue Anrede oder neuen Titel anlegen

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten».
2. Wechseln Sie in den Reiter «Titel und Anreden».
3. Tragen Sie den gewünschten Titel und die Anrede ein.
4. Klicken Sie auf «Speichern».

Einem Kontakt zuweisen

1. Öffnen Sie im Reiter «Kontakte» den gewünschten Kontakt.
2. Wählen Sie in den Profilinformationen die passende Anrede und den Titel aus dem Dropdown-Menü.
3. Speichern Sie die Änderungen.

Löschen mit Folgen

Das Löschen verlangt Vorsicht. Klicken Sie in der Liste bei einem Eintrag auf das Papierkorb-Symbol, steht die Anrede oder der Titel bei neuen Kontakten nicht mehr zur Verfügung. Zugleich entfernt bexio die Option automatisch aus allen bestehenden Datensätzen, die damit verknüpft waren. Kontakte, die bisher «Frau» hatten, haben danach keine Anrede mehr. Löschen Sie darum nur Einträge, die Sie wirklich nicht mehr brauchen, und prüfen Sie danach einige Kontakte. Wie Sie Anreden und Briefanreden grundsätzlich sauber pflegen, steht im Beitrag Anrede, Sprache und Briefanrede bei Kontakten richtig pflegen.

Memo oder Notiz?

Memos und Notizen haben verschiedene Aufgaben. Das Memo gehört zu einer Kategorie und erscheint automatisch beim Erstellen eines Dokuments. Gesprächsnotizen und Aufgaben sind etwas anderes. Einen Überblick gibt der Beitrag Notizen, Aufgaben und Kontakthistorie in bexio.

Häufige Fragen

Kann ich pro Kategorie mehrere Memos anlegen?

Ja. Laut Hilfe lassen sich pro Kategorie mehrere Memos hinzufügen.

Warum erscheint mein Memo nicht?

Prüfen Sie drei Dinge: Trägt der Kontakt die Kategorie mit dem Memo? Ist bei «Sichtbar bei» das passende Dokument ausgewählt? Und arbeiten Sie in einem Dokument und nicht in den Modulen «Ausgaben» oder «Projekte», in denen Memos laut Hilfe nicht erscheinen?

Zieht ein Memo mit «10 % Rabatt» den Rabatt automatisch ab?

Nein. Ein Memo erinnert nur. Rabatte ziehen Sie im Dokument selbst ab oder hinterlegen sie als kundenspezifischen Rabatt.

Fazit

Memos sichern Sonderabsprachen mit Kunden, ohne dass jemand daran denken muss: Ein Hinweis in einer Kategorie erscheint bei jedem passenden Dokument. Weisen Sie die Kategorie den Kontakten zu und denken Sie daran, dass ein Memo nichts berechnet. Bei Anreden und Titeln gilt: Löschen wirkt auf alle verknüpften Kontakte.