Ansprechpartner und Besitzer in bexio

Jeder Kontakt in bexio trägt zwei Rollen: den Ansprechpartner und den Besitzer. Der Ansprechpartner ist die zuständige Person in Ihrem Unternehmen und kann im Kopf Ihrer Dokumente erscheinen. Der Besitzer steuert, wer den Kontakt sehen und bearbeiten darf. Beim Anlegen trägt bexio meist denselben Benutzer in beide Felder ein, doch sie erfüllen verschiedene Aufgaben.

Zwei Rollen, zwei Aufgaben

Die Hilfe betont: Beide Felder sind beim Erstellen meist mit demselben Benutzer gefüllt, erfüllen im System aber unterschiedliche Funktionen.

Der Ansprechpartner

Der Ansprechpartner ist die Person in Ihrem Betrieb, die für den Kontakt zuständig ist. Legen Sie einen Kontakt an, setzt bexio automatisch Sie selbst ein.

• Intern: Er zeigt auf einen Blick, wer den Datensatz erstellt hat oder betreut.
• Extern: Er kann im Kopfbereich Ihrer Dokumente erscheinen. Ihr Kunde sieht dann, wer sein primärer Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen ist.
• Ohne Login möglich: Es muss kein aktiver Benutzer der Software sein. Sie können Mitarbeitende benennen, die sich gar nicht anmelden dürfen.

Verwechseln Sie das Feld nicht mit den Kontaktpersonen Ihres Kunden. Die Personen beim Kunden legen Sie als eigene Kontakte an und verknüpfen sie mit der Firma. Das beschreibt der Beitrag Ansprechpersonen mit Firmen verknüpfen.

Ein Beispiel: Der Aussendienstmitarbeiter Hans Muster betreut die Beispiel AG und steht als Ansprechpartner im Kontakt. Erscheint sein Name im Kopfbereich der Offerte, weiss der Kunde, an wen er sich wenden kann. Wer den Kontakt im System sehen darf, hängt davon nicht ab, sondern vom Besitzer und von den Rechten der Benutzer.

Der Besitzer

Das Feld «Besitzer» betrifft Datensicherheit und Sichtbarkeit. Es steuert, wer Daten einsehen oder ändern darf, wenn Sie mit eingeschränkten Zugriffsrechten arbeiten. Hat ein Benutzer die Berechtigung «Eigene Kontakte sehen», sieht er nur Kontakte, bei denen er ausdrücklich als Besitzer eingetragen ist. Wie beim Ansprechpartner legt bexio den Ersteller beim Erfassen automatisch als Besitzer fest.

Daraus folgt eine praktische Regel: Wenn Sie Aussendienst und Innendienst trennen, achten Sie darauf, wer als Besitzer steht. Trägt ein Kontakt den falschen Besitzer, sieht ihn ein Benutzer mit eingeschränkten Rechten möglicherweise nicht. Wie Sie Rechte vergeben, erklärt der Beitrag Benutzer und Rechte in bexio verwalten.

Ansprechpartner ohne Login erfassen

Manche Personen sollen auf Dokumenten erscheinen, ohne bexio zu nutzen: ein externer Mitarbeiter, ein Verkäufer im Aussendienst oder ein Teammitglied ohne Zugriff. Dafür gibt es den Ansprechpartner ohne Login. Laut Hilfe braucht er keine zusätzliche Lizenz und ist kostenlos. Er kann sich nicht bei bexio anmelden.

Sinnvoll ist er, um

• einen Ansprechpartner oder Verkäufer auf Angeboten, Projekten oder Rechnungen einzutragen,
• eine Person innerhalb Ihrer Kontakte als Besitzer oder Ansprechpartner zu identifizieren,
• Zuständigkeiten zu klären, ohne einen kostenpflichtigen Benutzer mit Zugriff anzulegen.

So legen Sie ihn an

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Ansprechpartner (ohne Login)».
2. Klicken Sie auf «Neuer Ansprechpartner».
3. Geben Sie Vorname, Nachname und eine eindeutige E-Mail-Adresse ein.
4. Klicken Sie auf «Speichern».

Die E-Mail-Adresse darf mit keinem bestehenden bexio-Konto verknüpft sein, weder mit einem Benutzer mit Login noch mit einem anderen Ansprechpartner ohne Login. Ist sie schon registriert, erscheint eine Fehlermeldung.

Erhält er Benachrichtigungen?

Ja. Hinterlässt Ihr Kunde über den Network Link einen Kommentar oder nimmt er ein Angebot an oder lehnt es ab, sendet bexio laut Hilfe eine E-Mail an den im Dokument eingetragenen Ansprechpartner, auch wenn dieser kein Login hat. Wen ein Dokument als Ansprechpartner führt, sehen Sie im Dokument im Reiter «Einstellungen» im Feld «Ansprechpartner».

Wenn ein Ansprechpartner geht

Verlässt ein Mitarbeiter die Firma, löschen Sie ihn nicht einfach. Die Hilfe beschreibt die Folgen:

• Sein Name bleibt in der Historie bestehender Rechnungen, Angebote und Aufträge erhalten.
• In Dokumenten im Status «Entwurf» ersetzt bexio ihn automatisch durch den ersten aktiven Benutzer mit Login in alphabetischer Reihenfolge.
• In Dokumenten im Status «Offen» oder «Bezahlt» bleibt der gelöschte Ansprechpartner stehen.
• Bei Kontakten bleibt das entsprechende Feld leer. Eine automatische Neuzuweisung gibt es dort nicht.
• Seine Zeiten im Projektmodul werden mit dem Benutzer entfernt.

Die Hilfe empfiehlt deshalb, laufende Projekte und Dokumente vor dem Löschen dem gewünschten Benutzer von Hand zuzuweisen. Sonst landen sie beim ersten Benutzer der Liste. Wie Sie Zugänge organisieren, beschreibt der Beitrag Benutzer einladen und Zugänge organisieren.

Häufige Fragen

Ist der Ansprechpartner dasselbe wie die Kontaktperson beim Kunden?

Nein. Der Ansprechpartner in bexio ist die zuständige Person in Ihrem Unternehmen. Kontaktpersonen Ihrer Kunden sind eigene Kontakte, die Sie mit der Firma verknüpfen.

Kann ich Besitzer und Ansprechpartner trennen?

Ja. Beide Felder sind getrennt und können verschiedene Personen enthalten. Beim Erstellen setzt bexio automatisch denselben Benutzer ein.

Kostet ein Ansprechpartner ohne Login etwas?

Laut bexio-Hilfe nicht. Er braucht keine zusätzliche Lizenz. Er kann sich allerdings auch nicht anmelden.

Fazit

Der Ansprechpartner zeigt, wer bei Ihnen für einen Kontakt zuständig ist, der Besitzer regelt, wer ihn sehen darf. Beide Rollen setzt bexio beim Erstellen automatisch, sie lassen sich aber getrennt ändern. Wer im Team Aussendienstler ohne Zugang hat, erfasst sie als Ansprechpartner ohne Login. Bevor jemand gelöscht wird, gehören seine Kontakte und Dokumente neu zugewiesen.