Zusatzadressen für Rechnung und Korrespondenz

Wenn Ihr Kunde die Rechnung an eine andere Adresse braucht als die Hauptadresse, legen Sie in bexio eine Zusatzadresse am Kontakt an. Sie öffnen dazu den Kontakt, wählen den Reiter «Zusatzadressen» und klicken auf «Adresse hinzufügen». Setzen Sie den Haken bei «Ist Rechnungsadresse», verwendet bexio diese Adresse bei neuen Dokumenten automatisch.

Wann sich eine Zusatzadresse lohnt

Die Hauptadresse eines Kontakts gilt für Briefe, Offerten und Rechnungen gleichermassen. Oft stimmt das nicht mit der Praxis überein:

• Die Rechnungen gehen an die Buchhaltung einer Zweigstelle oder einer Verwaltung.
• Die Rechnung muss an eine bestimmte Abteilung, etwa den Einkauf, adressiert werden.
• Die Person wohnt in einem Alterszentrum, und der Name der Einrichtung gehört in die Anschrift.
• Der Kunde hat mehrere Standorte, an die Sie liefern.

Statt jedes Mal im Dokument von Hand zu korrigieren, hinterlegen Sie die Anschrift einmal sauber am Kontakt.

Zusatzadresse anlegen

1. Öffnen Sie den gewünschten Kontakt in der Detailansicht.
2. Wählen Sie den Reiter «Zusatzadressen».
3. Klicken Sie auf «Adresse hinzufügen». Es öffnet sich ein Fenster.
4. Füllen Sie die Felder aus (siehe Tabelle).
5. Entscheiden Sie, ob die Adresse als Rechnungs- oder Korrespondenzadresse gelten soll, und speichern Sie.

Fehlt ein Land in der Liste, erfassen Sie es selbst. Wie das geht, steht im Beitrag Länder, Währungen und Kurse verwalten.

Die Hilfe beschreibt, dass Strasse und Nummer, auch bei Zusatzadressen, in getrennten Feldern stehen. bexio arbeitet mit strukturierten Adressen. Warum das für die QR-Rechnung zählt und wie Sie bestehende Kontakte umstellen, erklärt der Beitrag Strukturierte Adressen umstellen.

«Ist Rechnungsadresse» und «Ist Korrespondenzadresse»

Zwei Kästchen bestimmen, wofür die Adresse gilt:

• «Ist Rechnungsadresse»: Mit Haken verwendet bexio die Zusatzadresse standardmässig für jedes Dokument, das Sie für diesen Kontakt neu erstellen, also zum Beispiel Angebote und Aufträge.
• «Ist Korrespondenzadresse»: Mit Haken gilt die Adresse standardmässig für Briefe an den Kontakt. Das funktioniert laut Hilfe nur mit dem Add-on «Textverarbeitung».

Setzen Sie keinen Haken, bleibt die Zusatzadresse gespeichert und lässt sich bei Bedarf in ein Dokument importieren.

Zusatzadresse im Dokument verwenden

In einem Dokument im Status «Entwurf» gehen Sie so vor:

1. Öffnen Sie das Register «Anschrift».
2. Wählen Sie unter «Zusatzadresse importieren» die gewünschte Adresse.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Zusatzadresse importieren».

Das gilt laut Hilfe für Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen und Lieferantenrechnungen. Die Hilfe beschreibt den Import ausdrücklich für Dokumente im Status «Entwurf». Prüfen Sie die Adresse also, bevor Sie das Dokument stellen.

Bestehende Rechnungen passt bexio nicht automatisch an, wenn Sie später eine Adresse als Rechnungsadresse festlegen. Das gilt nur für neu erstellte Dokumente.

Lieferadresse abweichend erfassen

Die Lieferadresse ist ein Sonderfall, weil sie auf dem Lieferschein steht. Die Hilfe beschreibt für Lieferscheine einen eigenen Weg: Öffnen Sie den Lieferschein, gehen Sie zum Bereich «Adresse» und passen Sie die Lieferadresse dort an. Alternativ importieren Sie eine am Kontakt gespeicherte Zusatzadresse im Register «Anschrift», weil Lieferscheine zu den Dokumenten gehören, bei denen das geht. Auf diese Weise liefern Sie zum Beispiel an die Baustelle, während die Rechnung an die Verwaltung geht. Wie der Lieferschein entsteht, zeigt der Beitrag Lieferschein erstellen und Teillieferungen.

Schwierige Adressen sauber erfassen

Nicht jede Anschrift passt in die Standardfelder. Die bexio-Hilfe nennt drei typische Fälle und empfiehlt, solche Angaben über eine Zusatzadresse zu erfassen:

So gehen Sie für eine Abteilung vor: Geben Sie bei «Name des Empfängers» die Einrichtung ein, bei «Namenszusatz» die Abteilung, und füllen Sie Strasse, Postleitzahl und Ort aus. Setzen Sie den Haken bei «Ist Rechnungsadresse». Bei der nächsten Rechnung wählt bexio die Adresse automatisch. Beim E-Mail-Versand verwendet das System laut Hilfe den Namen, der für den Ansprechpartner in dieser Zusatzadresse angegeben wurde. Wie Ansprechpartner am Kontakt funktionieren, beschreibt der Beitrag Ansprechpartner und Besitzer in bexio.

Häufige Fragen

Ändert sich die Adresse auf einer bereits erstellten Rechnung?

Nein. bexio passt bestehende Rechnungen nicht automatisch an. Die neue Rechnungsadresse gilt für Dokumente, die Sie danach erstellen.

Kann ich mehrere Zusatzadressen pro Kontakt anlegen?

Die Hilfe beschreibt den Reiter «Zusatzadressen» mit der Schaltfläche «Adresse hinzufügen» und nennt dabei keine Obergrenze. Über das Feld «Bezeichnung» unterscheiden Sie mehrere Adressen, zum Beispiel «Zweigstelle» und «Buchhaltung».

Wo sehe ich die Zusatzadresse im Dokument?

Die Eingaben erscheinen auf der Rechnung im zusätzlichen Adressfeld. Prüfen Sie das in der Vorschau, bevor Sie das Dokument versenden.

Fazit

Eine Zusatzadresse trennt die Anschrift für Rechnung, Korrespondenz oder Lieferung sauber von der Hauptadresse. Sie legen sie am Kontakt an, setzen bei Bedarf «Ist Rechnungsadresse» und wählen sie im Entwurf über «Zusatzadresse importieren». Prüfen Sie nach der Änderung die Vorschau, denn bestehende Dokumente bleiben unverändert.