Dateien und Dokumenten-Archiv in bexio

In bexio gibt es drei Orte für Dateien: den Reiter «Dateien» an jedem Kontakt, den Posteingang für Belege und das Dokumenten-Archiv für geschäftsrelevante Unterlagen. Sie dienen verschiedenen Zwecken und haben verschiedene Regeln. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Dateien an Kontakten ablegen, das Archiv einrichten und mehr Speicherplatz anfordern.

Dateien am Kontakt ablegen

Am Kontakt hinterlegen Sie alles, was zum Kunden gehört: Verträge, Korrespondenz oder sonstige Anhänge. So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie «Kontakte» und wählen Sie den Kontakt.
2. Wechseln Sie in den Reiter «Dateien».
3. Ziehen Sie die Datei per Drag and Drop in das Feld oder wählen Sie sie mit «Datei wählen» aus.

Die weiteren Aktionen:

• Ansehen: Klicken Sie auf die Zeile in der Dateiliste. Je nach Browser öffnet sich die Datei in einem neuen Fenster oder Tab oder wird heruntergeladen.
• Herunterladen: Klicken Sie rechts auf das Optionen-Symbol und wählen Sie «Herunterladen».
• Umbenennen: Tragen Sie den neuen Namen ein und bestätigen Sie mit der Enter-Taste.
• Löschen: Klicken Sie auf das Optionen-Symbol und wählen Sie «Löschen». Rund 8 Sekunden lang können Sie das Löschen rückgängig machen, danach ist die Datei endgültig weg.

Was Sie beachten sollten

Standardmässig dürfen alle Benutzer Dateien löschen und umbenennen. Wollen Sie das einschränken, prüfen Sie die Benutzerberechtigungen unter «Einstellungen» → «Benutzer» → «Benutzer verwalten».

Die Dateien lassen sich nicht in den Verkauf weiterverarbeiten, etwa in ein Dokument übernehmen. Sie haben auch nichts mit dem Posteingang zu tun und werden dort nicht übernommen. Die Funktion steht laut Hilfe nur mit bestimmten Paketen zur Verfügung. Fehlt der Reiter in Ihrem Konto, fragen Sie den Support.

Das Dokumenten-Archiv

Das Dokumenten-Archiv ist ein eigener, geschützter Speicherort für Geschäftsunterlagen. Laut bexio-Hilfe sind Dokumente nach der Archivierung vor Änderungen und Löschungen geschützt. Der Zugriff wird protokolliert, und die Lösung ist als konforme Methode für die Archivierung nach der GeBüV zertifiziert. Das Archiv ist laut Hilfe Teil bestimmter Pakete und lässt sich nicht separat zu einem anderen Abo erwerben.

Archiv erstellen und öffnen

Nur ein Super-Admin kann das Archiv aktivieren, und dazu braucht er die Berechtigung «Dokumenten-Archiv-Administration». So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Dokumenten-Archiv».
2. Wählen Sie «Dokumenten-Archiv erstellen».
3. Warten Sie, bis das System fertig ist. Die Einrichtungsseite wird durch einen Login-Link ersetzt.

Danach öffnen Sie das Archiv über diesen Link oder in der Hauptnavigation über «Mehr» → «Dokumenten-Archiv». Wer es nutzen soll, braucht die Berechtigung «Dokumenten-Archiv», die Sie in der Benutzerverwaltung vergeben. Treuhänder, die Ihrem Unternehmen in bexio zugewiesen sind, erhalten den Zugriff laut Hilfe automatisch.

Dokumente hochladen

Klicken Sie im Archiv auf «Dokument hochladen». Im Formular füllen Sie alle archivierungsrelevanten Angaben aus und sehen dabei die Archivierungsdauer, die für das Dokument gilt. Wichtig sind folgende Punkte:

• Archivierungsdauer: Sie hängt vom Dokumententyp ab. Sie können vordefinierte Zeiten nutzen oder eine eigene Dauer wählen. Einmal archiviert, lässt sich die Frist nicht mehr verkürzen, nur verlängern.
• Löschen: Ein archiviertes Dokument lässt sich erst nach Ablauf der Frist löschen. bexio kann Dokumente nicht selektiv entfernen. Wer versehentlich eine falsche Datei hochlädt, sollte sie laut Hilfe in einen Ordner «Papierkorb» verschieben.
• Grenzen: Es gilt keine feste Obergrenze für den Gesamtspeicher. Eine Datei darf höchstens 12 MB gross sein, ein Upload umfasst bis zu 1'000 Dateien mit insgesamt höchstens 1 GB.
• Zweck: Das Archiv ist für Dokumente gedacht, die für die GeBüV relevant sind, nicht als allgemeiner Cloud-Speicher.
• Tags und Suchattribute: Mit Tags und Attributen wie Dokumententyp oder Geschäftsjahr finden Sie Dokumente später schneller. Eine integrierte Texterkennung macht Scans und PDFs durchsuchbar.

Was das Archiv nicht leistet

Zwischen bexio und dem Archiv gibt es laut Hilfe derzeit keine automatische Schnittstelle. Dokumente werden deshalb erst ab dem Zeitpunkt der Archivierung GeBüV-konform. Archivieren Sie darum regelmässig: bexio empfiehlt täglich oder wöchentlich bei hohem Belegaufkommen und monatlich bei geringem. Eine Archivierung erst am Jahresende gilt laut Hilfe nicht als zeitnah. Ältere Dokumente lassen sich hochladen, die Konformität beginnt aber auch dann erst mit dem Upload.

Zwei weitere Hinweise: Einzelne Dokumente exportieren Sie jederzeit. Das gesamte Archiv zu exportieren, bietet bexio gegen Gebühr an. Der Zugang ist an ein aktives bexio-Konto gebunden. Vor einer Kündigung müssen Sie Ihre Daten rechtzeitig sichern.

Welche Unterlagen Sie archivieren müssen, hängt laut Hilfe von Rechtsform, Branche und Ihrer Situation ab. Klären Sie das mit Ihrem Treuhänder. Die Grundlagen finden Sie im Beitrag Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen in der Schweiz.

Speicherplatz erweitern

Ist der Speicherplatz bei bexio voll und Sie können keine Belege mehr in den Posteingang hochladen, hilft der Support:

1. Öffnen Sie das Support-Formular und klicken Sie auf «Support Anfrage».
2. Geben Sie an, ob Sie Kunde oder Treuhänder sind.
3. Wählen Sie «bexio Produkt» und dann «Datenspeicher erhöhen».
4. Tragen Sie E-Mail-Adresse, Firmennamen und Ihre Kundennummer ein. Die Kundennummer finden Sie unter «Einstellungen» → «Pakete und Optionen».

Die Anfrage geht automatisch an das zuständige Team. Wie Sie den Support sonst erreichen und was Sie vorbereiten, steht im Beitrag bexio-Support erreichen. Mehr zum Posteingang selbst erklärt Posteingang und E-Mail-Inbox in bexio.

Welche Ablage wofür

Wie Sie Belege digital ablegen und erfassen, zeigt der Beitrag Belege erfassen und digital ablegen.

Häufige Fragen

Kann ich eine Datei am Kontakt später in eine Offerte übernehmen?

Nein. Laut Hilfe ist eine Weiterverarbeitung der hochgeladenen Dateien, etwa im Verkauf, nicht möglich.

Kann ich ein falsch archiviertes Dokument löschen?

Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Davor können Sie es nur verschieben, zum Beispiel in einen eigenen Ordner «Papierkorb». Ein optionales Vier-Augen-Prinzip verlangt für Löschungen die Zustimmung von mindestens zwei Administratoren.

Wo sehe ich, wer ein Dokument geöffnet hat?

Im Archiv unter der Chronik. Der Zugriffsverlauf zeigt Dokumentname, Benutzer, Datum, Uhrzeit und Aktion, also etwa angesehen, bearbeitet oder heruntergeladen.

Fazit

Dateien zum Kunden legen Sie im Reiter «Dateien» am Kontakt ab, Belege gehören in den Posteingang, aufbewahrungspflichtige Unterlagen in das Dokumenten-Archiv. Das Archiv schützt Dokumente erst ab dem Upload, deshalb gehört das Hochladen in den Betriebsalltag. Ist der Speicher voll, fordern Sie über das Support-Formular mehr Datenspeicher an. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.