Wissen im Betrieb sichern statt im Kopf behalten

In vielen Betrieben steckt das wichtigste Wissen in einzelnen Köpfen: wie eine Anlage ausgelegt wird, was bei einem Kunden zu beachten ist, warum eine Position so viel kostet. Fällt die Person aus oder verlässt sie den Betrieb, fehlt dieses Wissen. Sichern heisst: aufschreiben, am richtigen Ort ablegen, jemanden zuständig machen und regelmässig prüfen. bexio bietet dafür Memos, Notizen, Dateien und Aufgaben. Für den Rest genügt ein gemeinsames Dokument.

Welches Wissen im Kopf steckt

Fragen Sie sich bei jeder Zeile: Wer weiss das heute, und was passiert, wenn diese Person eine Woche fehlt?

Was bexio festhalten kann

Memos: Ein Memo ist eine virtuelle Haftnotiz. Sie legen es in einer Kategorie an, mit Text, Farbe und der Angabe, bei welchen Dokumenten es sichtbar ist. Weisen Sie die Kategorie einem Kontakt zu, erscheint beim Erstellen eines Angebots, eines Auftrags, einer Rechnung oder einer Gutschrift ein Pop-up mit dem Hinweis, etwa «10 % Rabatt gewähren». Memos lösen laut Hilfe keine automatischen Aktionen aus. Sie erinnern nur.

Notizen und Erinnerungen: Laut Paketvergleich von bexio gibt es sie pro Kontakt in allen Paketen. Notizen auf Kontaktebene lassen sich exportieren.

Verknüpfungen: Mit dem Feld «Verknüpfungs-Info» halten Sie fest, welche Rolle jemand hat, etwa «Technischer Leiter». Die Angabe ist bei beiden verknüpften Kontakten sichtbar.

Dateien beim Kontakt: Verträge, Korrespondenz und Pläne legen Sie im Reiter «Dateien» ab. Die Funktion gehört laut bexio zu den Paketen Optima und Ultimate. Standardmässig dürfen alle Benutzer Dateien löschen und umbenennen. Prüfen Sie die Rechte.

Produktbeschreibungen: Name und Beschreibung eines Produkts erscheinen auf den Dokumenten. Schreiben Sie hier deshalb nur kundentaugliche Texte, keine internen Hinweise.

Aufgaben: Sie erfassen Betreff, Bemerkung, Frist, Kategorie und Priorität und delegieren sie an Mitarbeitende. So bleibt eine Zusage an den Kunden nicht an einer Person hängen.

Dokumenten-Archiv: Es ist nach Angaben von bexio ausschliesslich für GeBüV-relevante Unterlagen vorgesehen, also für Geschäftsunterlagen nach der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher. Als allgemeiner Speicher für Wissensdokumente taugt es nicht.

Das gemeinsame Handbuch

Alles, was nicht in bexio gehört, kommt in ein Handbuch auf Ihrem Laufwerk oder in Ihrem Dokumentensystem. Es muss nicht schön sein, aber auffindbar. Für Vorlagen und Texte gilt ein eigenes Vorgehen, siehe Vorlagen und Textbausteine pflegen. Halten Sie sich an wenige Regeln:

1. Eine Seite pro Thema: zum Beispiel «Offerte Lüftungsanlage Kleinbetrieb» oder «Kalkulation Fahrzeit».
2. Jede Seite hat einen Kopf: Zweck, Stand, verantwortliche Person.
3. Beispiele statt Theorie: ein vollständiges Rechenbeispiel mit Musterzahlen ist mehr wert als ein Absatz Erklärung.
4. Rechenwege Schritt für Schritt: Wer sie nachvollziehen kann, kann sie prüfen und korrigieren.
5. Zugriff regeln: Alle lesen, wenige ändern.

efatto, der digitale Innendienst für bexio, rechnet Mengen und Auslegungen nach festen Regeln, etwa aus Tabellen, und zeigt den Rechenweg als Prüfpunkt in der Vorschau. Schriftlich festgehaltene Regeln sind dafür die Grundlage. Sie prüfen und geben frei. Demo anfragen

Wissen erfassen: vier Routinen

1. Laut erklären: Die Person mit dem Wissen erstellt eine Offerte und erklärt dabei jeden Schritt. Eine zweite Person schreibt mit oder nimmt auf.
2. Lernnotiz nach dem Projekt: Drei Fragen genügen. Was lief gut? Was war aufwendiger als offeriert? Was ändern wir bei der nächsten Offerte? Wie Sie Projekte abschliessen, zeigt Projekte sauber abschliessen und archivieren.
3. Rückfragen sammeln: Jede Frage, die ein Kollege stellt, führt zu einem Eintrag im Handbuch.
4. Vertretungstest: Einmal pro Jahr erstellt die Vertretung eine Offerte allein nach Handbuch. Lücken tragen Sie nach.

Wenn jemand den Betrieb verlässt

Planen Sie die Übergabe früh. Löschen Sie den Benutzer in bexio erst am Schluss. Laut Hilfe werden mit dem Benutzer auch dessen Zeiten im Projektmodul entfernt, Entwürfe gehen an den alphabetisch ersten aktiven Benutzer, und bei Kontakten bleibt das Feld für den Ansprechpartner leer. Weisen Sie Projekte, Dokumente und Kontakte vorher neu zu und exportieren Sie die Zeiten. Wie Notizen, Aufgaben und Kontakthistorie in bexio zusammenspielen, zeigt Notizen, Aufgaben und Kontakthistorie in bexio.

Datenschutz bei Notizen

Notizen über Menschen, auch über Ansprechpersonen in Firmen, sind Personendaten. Nach Art. 6 des Datenschutzgesetzes (DSG) müssen sie verhältnismässig bearbeitet werden, dürfen nur zu einem erkennbaren Zweck beschafft werden, sind richtig zu halten und werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie nicht mehr erforderlich sind. Für Ihren Alltag heisst das:

• Halten Sie Fakten fest, die Sie für die Geschäftsbeziehung brauchen, zum Beispiel «Ansprechperson ist Montag bis Mittwoch erreichbar».
• Verzichten Sie auf Wertungen und private Details.
• Korrigieren Sie veraltete Angaben und entfernen Sie Notizen, die niemand mehr braucht.

Mehr dazu im Beitrag Datenschutz im Kundenstamm.

Häufige Fragen

Was soll ich zuerst aufschreiben?

Beginnen Sie bei dem, was nur eine Person kann und was oft gebraucht wird: die Berechnung Ihrer häufigsten Offerten und die Besonderheiten Ihrer zehn wichtigsten Kunden.

Wie bleibt das Handbuch aktuell?

Bestimmen Sie eine verantwortliche Person, tragen Sie auf jeder Seite das Datum der letzten Prüfung ein und prüfen Sie alle Seiten einmal pro Jahr.

Kann ich interne Hinweise im Artikelstamm speichern?

Besser nicht. Die Produktbeschreibung erscheint auf den Dokumenten und damit beim Kunden. Interne Hinweise gehören in ein Memo oder ins Handbuch.

Fazit

Wissen sichern Sie in drei Schritten: erfassen, am richtigen Ort ablegen, regelmässig prüfen. bexio hält Kundenwissen mit Memos, Notizen, Dateien und Verknüpfungen fest. Preislogik und Auslegungsregeln gehören in ein gemeinsames Handbuch mit Verantwortlichem. Beginnen Sie mit dem Wissen, das nur eine Person hat.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.