E-Mail-Vorlagen und Absender in bexio anpassen

Texte für den Dokumentversand legen Sie in bexio unter «Funktionen & Module» als E-Mail-Vorlagen fest. Den Absender stellen Sie im selben Bereich unter «E-Mail-Absender» ein. Ohne Anpassung versendet bexio Ihre Dokumente über noreply@bexio.com, und Antworten Ihrer Kunden gehen an die Adresse des Benutzers, der das Dokument verschickt hat.

Was Ihre Kunden standardmässig sehen

Verschicken Sie ein Dokument aus bexio, gelten diese Voreinstellungen:

Der Zusatz «via bexio.com» erklärt dem Empfänger, warum Name und Absenderadresse nicht übereinstimmen. Laut Hilfe sorgt die Adresse noreply@bexio.com ausserdem dafür, dass Ihre E-Mails weniger leicht in den Spam-Filtern der Kunden hängen bleiben. Antwortet ein Kunde, landet die Nachricht direkt im Postfach des Benutzers, der das Dokument verschickt hat.

E-Mail-Vorlage erstellen

Mit einer Vorlage schreiben Sie Betreff und Text einmal und verwenden sie bei jedem Versand. So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «E-Mail-Vorlagen».
2. Legen Sie eine neue Vorlage an und wählen Sie den Dokumenttyp: Angebot, Rechnung oder Mahnung.
3. Geben Sie der Vorlage einen eindeutigen Namen.
4. Wählen Sie die Sprache oder Sprachen, in denen die Vorlage verfügbar sein soll.
5. Entscheiden Sie, ob die Vorlage die Standardvorlage für diesen Dokumenttyp sein soll.
6. Schreiben Sie Betreff und Text und fügen Sie Platzhalter ein.

Platzhalter nutzen

Platzhalter füllen die Mail automatisch mit den Daten des jeweiligen Dokuments. Sie funktionieren im Text und im Feld «Betreff». Die farbigen Schaltflächen zeigen, woher die Information stammt:

Der blaue Platzhalter «Link zum Online-Dokument» ist obligatorisch. Ohne ihn lässt sich die Vorlage nicht speichern.

Beim Empfänger unterscheidet bexio zwei Fälle. Ist das Dokument nur an eine Firma gerichtet, füllt es Firmenname und Firmenzusatz ein. Haben Sie zusätzlich eine Kontaktperson zugewiesen, nimmt es Vor- und Nachname. Der Platzhalter für den Namen gibt automatisch den zusammengesetzten Namen aus, entweder Vorname und Nachname oder Firmenname und Firmenzusatz. Nutzen Sie ihn in der Anrede, passt der Text zu beiden Fällen. Wie Sie Anreden bei Kontakten pflegen, damit solche Texte sauber klingen, erklärt der Beitrag Anrede, Sprache und Briefanrede bei Kontakten richtig pflegen.

Besonderheit bei Mahnungen

Für Mahn-E-Mails verlangt die Hilfe, dass Ihre Vorlagen standardisiert bleiben und in allen Sprachen verfügbar sind, die Ihre Kunden verwenden. Das ist die Voraussetzung dafür, dass automatische Mahnungen korrekt ausgelöst werden. Die Einrichtung des Mahnwesens beschreibt der Beitrag Mahnwesen in bexio einrichten.

Vorlage beim Versand wählen

Gespeicherte Vorlagen sind sofort einsatzbereit. Beim Versand einer Rechnung wendet bexio die Standardvorlage automatisch an. Kurz vor dem Klick auf «Senden» wählen Sie aus dem Dropdown-Menü bei Bedarf eine andere Vorlage. Wählen Sie den Versand über Ihr eigenes E-Mail-Programm, übernimmt dieses den Text der bexio-Vorlage ebenfalls. Den Versand selbst, mit Empfängern, Kopien und Online-Link, beschreibt der Beitrag Offerte aus bexio per E-Mail versenden.

Absendernamen und Antwortadresse anpassen

Möchten Sie statt des persönlichen Namens einen Absender wie «Kundendienst» oder eine gemeinsame Adresse wie rechnung@beispiel-ag.ch verwenden, aber noreply@bexio.com als Absenderadresse behalten, gehen Sie so vor:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «E-Mail-Absender».
2. Klicken Sie auf «Neuer Absender».
3. Tragen Sie den Absendernamen und die gewünschte Antwortadresse ein.
4. bexio schickt eine Bestätigungs-E-Mail an diese Adresse. Klicken Sie darin auf den Link.
5. Sobald in der Spalte «Ist bestätigt» ein Häkchen erscheint, öffnen Sie rechts das Menü «Aktionen» und wählen «Als Standardabsender festlegen».

Für diese Variante brauchen Sie keine Domain-Verifizierung. Beachten Sie, dass es nur einen einzigen Standard-Absender für das gesamte Konto gibt.

Eigene Absenderadresse einrichten

Sollen die E-Mails aussehen, als kämen sie direkt von Ihrer Adresse, etwa info@beispiel-ag.ch, ohne noreply@bexio.com, brauchen Sie eine eigene Domain. Mit kostenlosen Adressen wie gmail.com, bluewin.ch oder hotmail.com geht das laut Hilfe nicht.

Schritt 1: SPF-Eintrag setzen

Der SPF-Eintrag erlaubt bexio, in Ihrem Namen zu senden. Sie ändern ihn bei Ihrem Webhosting oder DNS-Anbieter. Haben Sie damit keine Erfahrung, bitten Sie Ihren E-Mail-Anbieter oder Ihre IT-Betreuung um Hilfe.

• Gibt es noch keinen SPF-Eintrag, legen Sie einen TXT-Eintrag mit dem Wert v=spf1 include:_spf.bexio.com ~all an.
• Gibt es bereits einen, fügen Sie include:_spf.bexio.com vor dem Abschluss ~all beziehungsweise -all ein, getrennt durch ein Leerzeichen. Legen Sie keinen zweiten SPF-Eintrag an.
• Beachten Sie das Limit von zehn DNS-Abfragen. Nähern Sie sich ihm, nennt die Hilfe eine eigene Subdomain als Ausweg.

Schritt 2: Adresse in bexio verifizieren

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «E-Mail-Absender».
2. Suchen Sie die Adresse in der Liste, öffnen Sie rechts «Aktionen» und klicken Sie auf «E-Mail-Absender verifizieren».
3. bexio prüft, ob der SPF-Eintrag vorhanden ist.

DNS-Änderungen können bis zu 24 Stunden dauern. Klappt die Prüfung nicht sofort, versuchen Sie es später noch einmal.

Schritt 3: Als Standardabsender festlegen

Nach erfolgreicher Prüfung erscheint ein Häkchen in der Spalte «Ist verifiziert». Öffnen Sie «Aktionen» neben der Adresse und wählen Sie «Als Standardabsender festlegen». Ihre Kunden sehen dann Ihren Namen und Ihre Adresse als Absender.

Kontrolle nach der Änderung

Prüfen Sie nach jeder Anpassung mit einem Versand an eine eigene Adresse, ob Name, Absender und Antwortadresse stimmen. Versendete Dokumente finden Sie in der Sendezentrale unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Sendezentrale». Dort filtern Sie nach Dokumenttyp. Kommt eine Mail beim Kunden nicht an, hilft der Beitrag E-Mail aus bexio kommt nicht an.

Häufige Fragen

Kann jeder Benutzer einen eigenen Absender haben?

Nein. Laut Hilfe lässt sich nur ein einziger Standard-Absender für das ganze bexio-Konto festlegen. Standardmässig dient die Adresse des versendenden Benutzers als Antwortadresse.

Was passiert, wenn ich keinen Link zum Online-Dokument in die Vorlage setze?

Dann speichert bexio die Vorlage nicht. Der Platzhalter für den Link ist obligatorisch.

Brauche ich für einen anderen Absendernamen eine eigene Domain?

Nein. Absendername und Antwortadresse ändern Sie ohne Domain und ohne SPF-Eintrag, wenn noreply@bexio.com die Absenderadresse bleibt. Die eigene Domain brauchen Sie nur, wenn die Absenderadresse selbst Ihre sein soll.

Fazit

Mit E-Mail-Vorlagen und einem passenden Absender wirken Ihre Dokumentmails einheitlich und persönlich. Für Name und Antwortadresse genügt eine bestätigte Adresse. Soll die Mail von Ihrer eigenen Adresse kommen, brauchen Sie eine eigene Domain, einen SPF-Eintrag und die Verifizierung in bexio. Prüfen Sie das Ergebnis mit einem Testversand.