E-Mail aus bexio kommt nicht an: Ursachen und Lösungen

Wenn eine E-Mail aus bexio nicht ankommt, prüfen Sie zuerst in der Sendezentrale, ob bexio die Nachricht verschickt hat und an welche Adresse. Danach folgen die Empfängeradresse, der Spam-Ordner des Empfängers und, falls Sie mit einer eigenen Absenderadresse senden, der SPF-Eintrag Ihrer Domain. Mit dieser Reihenfolge grenzen Sie die Ursache in wenigen Minuten ein.

Symptome erkennen

Ordnen Sie zuerst ein, was genau nicht funktioniert. Die Tabelle zeigt, bei welchem Prüfschritt Sie einsteigen.

Prüfschritte

1. In der Sendezentrale nachsehen

Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Sendezentrale». Dort stehen alle E-Mails von Dokumenten, die Sie über die E-Mail-Versandfunktionen in bexio verschickt haben. Filtern Sie nach Dokumententyp: Angebote, Aufträge, Rechnungen oder Mahnungen. Sobald der Empfänger auf den Link zum Online-Dokument klickt, wechselt der Status von «Gesendet» auf «Rückmeldung erhalten».

So lesen Sie das Ergebnis:

• Status «Rückmeldung erhalten»: Die Nachricht ist angekommen, der Link wurde geöffnet. Der Versand ist dann nicht das Problem.
• Status «Gesendet»: bexio hat die Nachricht verschickt. Das beweist noch nicht, dass sie im Postfach liegt. Weiter mit Schritt 2 und 3.
• Kein Eintrag: Die Nachricht lief nicht über die E-Mail-Funktion von bexio. Wählen Sie bei einer Rechnung «Rechnung über E-Mail-Programm senden», öffnet bexio nur Ihr eigenes E-Mail-Programm mit vorausgefülltem Empfänger, Betreff und Text. Verschickt ist die Nachricht erst, wenn Sie dort auf «Senden» klicken. Haben Sie das Dokument dabei als «Gesendet» markiert, ändert sich sein Status auch dann, wenn Sie das Fenster Ihres Programms schliessen, ohne die Nachricht abzuschicken. Kontrollieren Sie dann den Ordner «Gesendet» in Ihrem Programm.

Nach einem erfolgreichen Versand aus bexio erscheint ausserdem ein grüner Haken neben dem Status des Dokuments.

2. Empfängeradresse prüfen

Im Versandfenster zeigt bexio die Adresse des Hauptkontakts automatisch an. Kontrollieren Sie sie auf Tippfehler und darauf, dass sie noch gültig ist. Im Empfängerfeld sind bis zu 5 Adressen möglich, über CC bis zu 4 weitere. Eine Adresse schliessen Sie mit Semikolon, Komma, Leerzeichen, Eingabetaste oder einem Wechsel ins nächste Feld ab.

Ist die Adresse schon im Kontakt falsch, korrigieren Sie sie dort. Sonst taucht der Fehler beim nächsten Versand wieder auf. Wie Sie Kontakte sauber erfassen, zeigt Kontakte in bexio anlegen.

Praxistipp: Aktivieren Sie im Versandfenster das Kontrollkästchen für die Kopie an sich selbst. Die Kopie geht an die Adresse im Feld «Antwort an». So sehen Sie in Ihrem eigenen Postfach, ob die Nachricht rausgeht und wie sie beim Kunden aussieht.

3. Spam-Ordner und Filter beim Empfänger prüfen

Bitten Sie den Empfänger, den Spam- oder Junk-Ordner zu kontrollieren. Bei Firmenkunden kann zusätzlich ein zentraler Filter oder eine Quarantäne greifen. Dann hilft es, wenn die IT des Kunden die Absenderadresse freigibt.

bexio verwendet im Standard die Adresse noreply@bexio.com, um das Spam-Risiko zu minimieren. Ein strenger Filter beim Empfänger lässt sich damit nicht ausschliessen. Bei einer neuen Absenderadresse gilt dasselbe für die Bestätigungsmail, die bexio an diese Adresse sendet (siehe Schritt 6).

4. Anhang und Link prüfen

• Einzelversand: Die E-Mail enthält den Link zum Online-Dokument (bexio network link) und die PDF-Datei als Anhang. Mit dem Kreuz neben dem Anhang entfernen Sie das PDF. Hat jemand das getan, erhält der Kunde nur den Link.
• Sammelversand: Kunden erhalten nur den Link. PDF-Dateien werden nur bei Einzelversendungen automatisch angehängt.
• Gültigkeit des Links: Die Links bleiben 365 Tage zugänglich, gerechnet ab dem Erstellungsdatum des Dokuments, nicht ab dem Versand. Verschicken Sie ein altes Dokument erneut, kann der Link deshalb schon abgelaufen sein.

Wie der Versand im Normalfall abläuft, beschreibt Offerte aus bexio per E-Mail versenden. Das Vorgehen gilt sinngemäss auch für Rechnungen.

5. Absender- und Antwortadresse verstehen

Ohne Anpassung gelten diese Standardwerte:

Der Zusatz «via bexio.com» erklärt, warum angezeigter Name und tatsächlicher Absender abweichen. Antworten Ihrer Kunden gehen direkt an das Postfach der Antwortadresse. Fehlen Antworten, kontrollieren Sie diese Adresse auf Tippfehler. Beachten Sie: Sie können nur einen einzigen Standard-Absender für Ihr gesamtes bexio-Konto festlegen. Mehr zu Vorlagen und Absendern finden Sie in E-Mail-Vorlagen und Absender anpassen.

6. Eigene Absenderadresse und SPF-Eintrag prüfen

Es gibt zwei Varianten, und nur die zweite braucht einen SPF-Eintrag.

Variante A: nur Name oder Antwortadresse ändern. Die Absenderadresse bleibt noreply@bexio.com, die Domain-Verifizierung (SPF) ist nicht erforderlich.

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «E-Mail-Absender».
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Neuer Absender» und tragen Sie Namen und Antwortadresse ein.
3. bexio schickt eine Bestätigungsmail an diese Adresse. Klicken Sie darin auf den Link.
4. Erscheint das Häkchen in der Spalte «Ist bestätigt», öffnen Sie das Menü «Aktionen» und wählen «Als Standardabsender festlegen».

Kommt die Bestätigungsmail nicht an, prüfen Sie Adresse und Spam-Ordner wie in Schritt 2 und 3.

Variante B: Ihre Domain als Absender. Die E-Mails sollen so aussehen, als kämen sie direkt von Ihrer Adresse, etwa info@ihre-domain.ch. Voraussetzung ist eine eigene Domain.

1. Tragen Sie bei Ihrem DNS-Provider einen TXT-Eintrag ein. Laut bexio-Hilfe lautet der Wert v=spf1 include:_spf.bexio.com ~all.
2. Besteht schon ein SPF-Eintrag, ergänzen Sie include:_spf.bexio.com vor ~all bzw. -all, statt einen zweiten anzulegen. Insgesamt dürfen höchstens 10 DNS-Lookups anfallen. Nähern Sie sich diesem Limit, kommt eine eigene Subdomain in Frage.
3. Öffnen Sie in der Liste der E-Mail-Absender das Menü «Aktionen» und klicken Sie auf «E-Mail-Absender verifizieren». bexio prüft, ob der SPF-Eintrag vorhanden ist.
4. Erscheint das Häkchen in der Spalte «Ist verifiziert», legen Sie die Adresse über «Als Standardabsender festlegen» fest.

Die Übernahme einer DNS-Änderung kann bis zu 24 Stunden dauern. Scheitert die Verifizierung sofort, versuchen Sie es später noch einmal. DNS-Einstellungen gehören in die Hand Ihres E-Mail-Providers oder Ihrer IT, wenn Sie sich damit nicht auskennen.

Wann der bexio-Support weiterhilft

Wenden Sie sich an den Support, wenn die Sendezentrale «Gesendet» zeigt, die Adresse stimmt, der Empfänger den Spam-Ordner geprüft hat und bei einer eigenen Domain die Verifizierung auch nach 24 Stunden nicht gelingt. Klicken Sie dazu in bexio unten links auf das Feld «Support». Dort erreichen Sie das Kontaktformular, in dem Sie auch Screenshots markieren oder ein Bildschirmvideo aufnehmen können. Halten Sie bereit: Datum des Versands, Dokumenttyp und Dokumentnummer, Empfänger- und Absenderadresse sowie die Schritte, die Sie bereits geprüft haben. Weitere Wege beschreibt bexio-Support erreichen.

Häufige Fragen

Warum erscheint bei meinem Kunden noreply@bexio.com als Absender?

Das ist die Standardeinstellung. Der angezeigte Name lautet zum Beispiel «Hans Muster (Beispiel AG via bexio.com)», Antworten gehen an die Antwortadresse des Benutzers. Eine andere Anzeige erreichen Sie über die Absender-Einstellungen aus Schritt 6.

Kann ich eine Gmail- oder Bluewin-Adresse als Absender verwenden?

Als Antwortadresse genügt die Bestätigung per Link (Variante A). Eine eigene Absenderadresse anstelle von noreply@bexio.com ist laut bexio mit kostenlosen Adressen wie Gmail, Bluewin oder Hotmail nicht möglich, weil dafür eine eigene Domain nötig ist.

Warum bekommt mein Kunde kein PDF?

Beim Sammelversand wird nur der Link zum Online-Dokument verschickt. Beim Einzelversand kann das PDF im Versandfenster entfernt worden sein. Prüfen Sie beides, bevor Sie den Versand wiederholen.

Fazit

Gehen Sie systematisch vor: Sendezentrale, Empfängeradresse, Spam-Ordner, Anhang und Link, Absender- und Antwortadresse. Nur wenn Sie mit einer eigenen Domain senden, kommt der SPF-Eintrag dazu. Mit den Angaben aus der Sendezentrale und einer kurzen Liste Ihrer Prüfschritte kann der bexio-Support das Problem gezielt eingrenzen.