Lohnabrechnung erstellen und per E-Mail versenden

Der monatliche Lohnlauf in bexio hat vier Schritte: Mitarbeiterstamm prüfen, Lohnabrechnungen des Monats kontrollieren, abschliessen und als verschlüsseltes PDF per E-Mail versenden. Der Sammelversand ist pro Monat nur einmal möglich und hat keinen Testlauf. Kontrollieren Sie deshalb vor dem Klick gründlich.

Vor dem Lohnlauf: Mitarbeiterstamm prüfen

Die Lohnabrechnung ist nur so gut wie die Stammdaten. Gehen Sie jeden Monat diese Punkte durch:

• Neue Mitarbeitende erfasst, Austrittsdaten eingetragen
• Zivilstand geprüft, denn er ist für die Meldung an die berufliche Vorsorge (BVG) relevant
• Kinder- oder Ausbildungszulagen angepasst, gemäss Verfügung der Ausgleichskasse
• Monats- oder Stundenlohn, Ferienzuschlag und Beschäftigungsgrad aktuell
• Lohnarten hinzugefügt oder entfernt
• Adressänderungen und Bankverbindungen nachgeführt

Wie Sie Änderungen sauber erfassen, steht im Beitrag Mitarbeitende in bexio erfassen und mutieren.

Lohnlauf: Monat öffnen und kontrollieren

1. Öffnen Sie den Menüpunkt «Lohnabrechnung» und wählen Sie «Lohnabrechnungen».
2. Wählen Sie den Monat, den Sie abrechnen möchten.
3. Wählen Sie «Alle Mitarbeiter» oder einen einzelnen Mitarbeitenden. In der Einzelansicht nehmen Sie individuelle Anpassungen vor, zum Beispiel weitere Lohnbestandteile.
4. Unter «Alle Mitarbeiter» können Sie bei Bedarf einen Zusatztext für alle Mitarbeitenden vermerken.
5. Prüfen Sie jede Abrechnung auf Vollständigkeit.

Fehlen Daten, markiert bexio die Stelle direkt in der Lohnabrechnung. Bei Stundenlöhnern ist das typischerweise die Anzahl gearbeiteter Stunden. Haben Sie die Angabe gespeichert, wird der Button zum Abschliessen grün. Fehlt die Bankverbindung eines Mitarbeitenden, zeigt bexio ebenfalls ein rotes Ausrufezeichen.

Abschliessen und sperren

Mit «Lohnabrechnung abschliessen» sperren Sie die Abrechnung eines Mitarbeitenden. So verhindern Sie, dass nach der Auszahlung und dem Versand noch Änderungen einfliessen. Sind alle Löhne des Monats erfasst, geht es schneller: Wechseln Sie zu «Alle Mitarbeiter» und klicken Sie auf «Alle abschliessen». In der Monatsübersicht sehen Sie dann, welche Monate vollständig abgeschlossen sind.

Erst mit dem Status «Abgeschlossen» stehen Exporte zur Verfügung. Sie können die Abrechnungen als Excel oder PDF exportieren und einen Buchungsbeleg ausgeben. Er zeigt, auf welche Konten der Monat zu verbuchen ist. Mehr dazu in Löhne in die Finanzbuchhaltung verbuchen.

Wieder öffnen: nur im Notfall

bexio empfiehlt, mit Korrekturen im Folgemonat zu arbeiten und abgeschlossene Abrechnungen nicht erneut zu öffnen. Geöffnet werden kann nur die unmittelbar vorangehende Lohnabrechnung, Monate lassen sich nicht überspringen. Beachten Sie: Die Abrechnung kann sich durch das Öffnen ändern, wenn sich inzwischen Stammdaten geändert haben. Haben Sie etwa schon ab September eine Lohnerhöhung beim Mitarbeitenden eingetragen und öffnen den August, wird bereits der August höher abgerechnet.

Zum Öffnen dienen «Alle öffnen» oder «Lohnabrechnung öffnen» beim einzelnen Mitarbeitenden. Geht es nicht, ist der Monat vermutlich bereits in die Finanzbuchhaltung übertragen und damit gesperrt. Stornieren Sie dann zuerst die Buchung unter «Lohnabrechnung» → «Finanzbuchhaltung» → Monat. Das Vorgehen bei Fehlern erklärt Korrekturen im Lohn und die Timeline.

Lohnabrechnungen per E-Mail versenden

Mit dem Sammelversand gehen alle Abrechnungen als verschlüsselte PDFs direkt an die E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden.

Voraussetzungen

• Alle Lohnabrechnungen des Monats haben den Status «Abgeschlossen».
• Bei jeder Person sind unter «Personalien» eine E-Mail-Adresse und eine AHV-Nummer hinterlegt.
• Für die lohnverantwortliche Person ist unter «Angaben Lohnausweis» im Bereich «Unternehmen» eine E-Mail-Adresse erfasst. Sie erhält jede versendete Nachricht in Kopie als Beleg.

Versand auslösen

Öffnen Sie «Lohnabrechnungen», wählen Sie den Monat und «Alle Mitarbeiter». Klicken Sie auf «E-Mail an alle». bexio prüft nun, ob E-Mail-Adressen und AHV-Nummern vollständig sind. Fehlt etwas, erscheint eine Liste der betroffenen Personen. Ein Klick auf den Namen führt zur fehlenden Angabe. Sind alle Daten korrekt, plant bexio den Versand. Ein gelbes Symbol zeigt an, dass die Nachrichten in der Warteschlange liegen, ein grünes meldet den erfolgreichen Versand. Das dauert meist wenige Minuten.

Passwort und Sprache

Die PDFs sind standardmässig passwortgeschützt. Als Passwortformat stehen zur Wahl:

Die Einstellung finden Sie im Bereich «Unternehmen». Die bexio-Hilfe nennt dort den Eintrag «Der E-Mail-Versand von Lohnabrechnungen». Dort passen Sie auch die E-Mail-Texte an. bexio erkennt die bei den «Personalien» hinterlegte Sprache und versendet auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch. Kann eine Person das PDF nicht öffnen, prüfen Sie zuerst das aktuell eingestellte Passwortformat.

Sammelversand oder manueller Download

Rechtlicher Hinweis zur Abrechnung

Nach Art. 323 Abs. 1 OR ist der Lohn mangels anderer Abrede Ende jedes Monats auszurichten. Nach Art. 323b Abs. 1 OR ist den Arbeitnehmenden eine schriftliche Abrechnung zu übergeben. Ob der Versand als PDF per E-Mail in Ihrem Betrieb genügt, halten Sie am besten im Arbeitsvertrag oder Personalreglement fest.

Danach: Lohn auszahlen

Sind die Abrechnungen abgeschlossen, öffnen Sie «Lohnabrechnung» → «Lohnzahlungen». Dort wählen Sie Monat und Mitarbeitende, das Belastungskonto, den Verwendungszweck und das Valutadatum. Die Zahlungen gehen an Ihr bexio Banking und lassen sich unter «Zahlungsausgänge» mit «Zahlungen übermitteln» an das E-Banking senden. Alternativ exportieren Sie eine Zahlungsdatei als pain.001 oder DTA.

Häufige Fragen

Kann ich den Sammelversand wiederholen?

Nein. Die Funktion ist laut bexio-Hilfe nur einmal pro Monat möglich, ein Testlauf ist nicht vorgesehen. Einzelne PDFs können Sie manuell exportieren und selbst versenden.

Warum lässt sich der Monat nicht abschliessen?

Meist fehlen lohnrelevante Daten. Achten Sie auf rote Ausrufezeichen und ergänzen Sie die gekennzeichneten Angaben.

Wer darf Lohnabrechnungen versenden?

Auf die Lohnbuchhaltung haben nur Benutzer mit der Berechtigung «Superadmin» Zugriff.

Fazit

Ein sauberer Lohnlauf folgt immer demselben Ablauf: Stammdaten prüfen, Abrechnungen kontrollieren, abschliessen, versenden, auszahlen. Da der Sammelversand nicht wiederholbar ist, lohnt sich die Kontrolle vor dem Klick. Die Einrichtung dazu beschreibt Lohnbuchhaltung in bexio einrichten. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.