Stundenlöhner: Arbeitsstunden übernehmen

Für Stundenlöhner müssen Sie die Arbeitsstunden nicht von Hand in die Lohnabrechnung tippen. Sie übertragen sie pro Monat mit einem Klick auf «Stunden Transfer», entweder aus bexio-Projekten oder aus clockodo. Voraussetzung sind dieselbe E-Mail-Adresse in Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung und eine noch offene Lohnabrechnung des Monats.

Wie Stundenlöhner in bexio abgerechnet werden

Beim Anlegen eines Mitarbeitenden legen Sie unter «Beschäftigung» fest, ob er im Monats- oder im Stundenlohn angestellt ist. Für Stundenlöhner gelten einige Besonderheiten:

• Stunden sind Pflichtangabe: Fehlt die Stundenzahl, zeigt bexio ein rotes Ausrufezeichen, und der Button «Lohnabrechnung abschliessen» lässt sich nicht anklicken. Sind die Stunden eingetragen und gespeichert, wird er grün.
• 13. Monatslohn: Er wird bei Stundenlohn anteilig ausbezahlt. Ob er vor oder nach Ferienzuschlag und Feiertagsentschädigung berechnet wird, stellen Sie in den Unternehmenseinstellungen ein.
• Pensum: Der Beschäftigungsgrad ergibt sich aus den gearbeiteten Stunden im Vergleich zur vollen Wochenarbeitszeit. Das ist besonders für die Quellensteuer wichtig, siehe Quellensteuer: Stundenlöhner und Satzbestimmung.

Voraussetzungen für die Synchronisation

Die Zuordnung funktioniert über die E-Mail-Adresse. Prüfen Sie daher vorab, dass sie an allen Stellen gleich geschrieben ist.

Für clockodo aktivieren Sie die Integration zusätzlich im Unternehmen unter «Stammdaten» → «Sonstiges». Dort hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse eines clockodo-Benutzers mit den passenden Zugriffsrechten, bevorzugt der Inhaberin oder des Inhabers, und den API-Key. Den Key finden Sie in Ihrem clockodo-Konto über den eigenen Namen oben rechts unter «Meine Daten», ganz am Seitenende. Behandeln Sie den Key wie ein Passwort und geben Sie ihn nicht weiter.

Unabhängig von der Quelle gilt: Die Lohnabrechnungen des betreffenden Monats müssen noch offen sein.

Schritt für Schritt: Stunden übernehmen

1. Prüfen Sie, dass E-Mail-Adressen übereinstimmen und der Monat offen ist.
2. Öffnen Sie «Lohnabrechnung» → «Alle Mitarbeiter» und wählen Sie den Monat.
3. Klicken Sie auf «Stunden Transfer» und wählen Sie die Quelle: bexio-Projekte oder clockodo.
4. Es öffnet sich ein Fenster mit der Zuordnung von Mitarbeitenden und Stunden. Lesen Sie es sorgfältig, bevor Sie fortfahren.
5. Klicken Sie auf «OK». bexio importiert die Stunden aller übereinstimmenden Mitarbeitenden in die Lohnabrechnungen des Monats.
6. Kontrollieren Sie die Abrechnungen und schliessen Sie sie ab. Wie der Lohnlauf weitergeht, beschreibt Lohnabrechnung erstellen und per E-Mail versenden.

Die drei Abschnitte der Übersicht lesen

Die Übersicht ist Ihr Kontrollinstrument. Wer im zweiten oder dritten Abschnitt auftaucht, wird nicht übernommen und braucht eine Klärung, bevor Sie den Monat abschliessen.

Typische Stolperfallen

• Abweichende E-Mail-Adressen: Ein Tippfehler oder eine andere Adresse, etwa privat statt geschäftlich, genügt, damit eine Person nicht zugeordnet wird. Gleichen Sie die Adressen vor dem ersten Transfer ab.
• Zeiterfassung noch offen: Lassen Sie die Mitarbeitenden den Monat in der Zeiterfassung abschliessen, bevor Sie den Transfer starten. So fehlen keine Nachträge.
• Zwei Quellen für dieselbe Person: Erfassen Mitarbeitende Stunden sowohl in Projekten als auch in clockodo, legen Sie fest, welche Quelle für die Lohnabrechnung gilt. Sonst übernehmen Sie Stunden doppelt oder unvollständig.
• Pensum nicht gepflegt: Der Beschäftigungsgrad ergibt sich aus den gearbeiteten Stunden im Vergleich zur vollen Wochenarbeitszeit der Betriebsstätte. Ist diese beim Mitarbeitenden falsch hinterlegt, ist auch der Beschäftigungsgrad falsch, der für die Quellensteuer eine Rolle spielt.

Rechtlicher Hintergrund

Die übertragene Stundenzahl bestimmt den Lohn. Dem Arbeitnehmer ist dazu eine schriftliche Abrechnung zu übergeben (Art. 323b Abs. 1 OR). Für die Arbeitszeit selbst verlangt das Arbeitsgesetz nach Art. 46 ArG und Art. 73 ArGV 1, dass Dauer sowie Beginn und Ende der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit samt Ausgleichs- und Überzeitarbeit und Pausen von einer halben Stunde und mehr ersichtlich sind. Das SECO nennt zudem Ausnahmen, etwa die vereinfachte Arbeitszeiterfassung nach Art. 73b ArGV 1. Laut bexio-Hilfe übertragen Sie in die Lohnbuchhaltung die Anzahl Stunden. Die detaillierte Erfassung der Zeiten bleibt in Ihrer Zeiterfassung. Mehr dazu: Zeiterfassung in bexio.

Häufige Fragen

Gilt die Synchronisation auch für Monatslöhner?

Nein. bexio bietet die Funktion nur für Stundenlöhner an. Bei Monatslöhnern wird der Monatslohn aus dem Mitarbeiterstamm berechnet.

Kann ich Stunden auch von Hand eintragen?

Ja. Fehlen die Stunden in der Lohnabrechnung, tragen Sie sie direkt dort ein und speichern. Danach lässt sich die Abrechnung abschliessen.

Was tun, wenn der Monat schon abgeschlossen ist?

Die Synchronisation setzt offene Lohnabrechnungen voraus. bexio empfiehlt, abgeschlossene Monate nicht erneut zu öffnen, sondern Korrekturen im Folgemonat zu erfassen.

Welche Zeiterfassung passt zur Lohnbuchhaltung?

bexio unterstützt die Übernahme aus den eigenen Projekten und aus clockodo. Andere Apps für die Zeiterfassung im Überblick: Zeiterfassungs-Apps mit bexio.

Fazit

Die Übernahme der Stunden spart das Abtippen im Lohnlauf und verhindert Zahlendreher. Sie funktioniert zuverlässig, wenn die E-Mail-Adressen übereinstimmen und der Monat offen ist. Lesen Sie die Übersicht vor dem Klick auf «OK» immer genau, denn nicht zugeordnete Personen werden nicht übernommen. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.