Automatisierungen überwachen und Fehler finden

Eine Automatisierung läuft nicht deshalb richtig, weil sie läuft. Fehler zeigen sich oft erst, wenn ein Kunde nachfragt. Überwachen Sie jede Automatik deshalb auf drei Ebenen: mit den Protokollen der Programme, mit Stichproben gegen die Quelle und mit einem festen Kontrolltermin, den eine Person verantwortet.

Vorher: Erwartung und Zuständigkeit festlegen

Schreiben Sie für jede Automatik drei Dinge auf: Was soll sie tun? Woran erkennen Sie ein richtiges Ergebnis? Wer prüft es wann? Die Grundlage dafür liefert die Ablaufbeschreibung, siehe Abläufe dokumentieren, bevor Sie automatisieren.

Prüfen Sie ausserdem, was beim Einschalten geschieht. Bei den automatischen Mahnungen in bexio wendet das System die Automatik rückwirkend an, allerdings nur über sieben Tage. Mahnungen, deren Versanddatum länger zurückliegt, gehen nicht automatisch raus und müssen von Hand ausgelöst werden. Schauen Sie sich deshalb vor dem Aktivieren die offenen Rechnungen an.

Was bexio selbst protokolliert

bexio zeigt bei mehreren Automatiken, was geplant ist oder bereits geschah:

Zwei Hinweise aus der Hilfe helfen bei der Kontrolle. Beim Sammellauf für wiederkehrende Aufträge zeigt eine rote Zeile mit Dreieck eine ungewöhnlich hohe Anzahl Rechnungen an, etwa weil mehrere Monate Rückstand auf einmal nachgeholt werden. Prüfen Sie das vor der Bestätigung. Und mit dem Filter «Handelt es sich um einen wiederkehrenden Auftrag?» finden Sie alle aktiven Wiederholungen auf einen Blick. Führen Sie diese Liste als Inventar Ihrer Automatiken.

Verlauf in Make und Zapier lesen

Verbinden Sie bexio über Zapier oder Make, liegen die Protokolle bei diesen Anbietern.

Make: Im Tab «History» eines Szenarios sehen Sie jeden Lauf mit Zeitpunkt, Auslöser, Status (Success, Warning oder Error), Dauer und Operationen. Mit «Details» öffnen Sie die Ausgaben der einzelnen Module. Zusätzlich führt der Verlauf ein Änderungsprotokoll mit Bearbeitungen und Aktivierungen. Wie lange Make den Verlauf aufbewahrt, hängt von Ihrem Preisplan ab. Unter den Szenario-Einstellungen legt «Errors before deactivation» fest, wie viele Fehler in Folge toleriert werden, bevor das Szenario deaktiviert wird. Mit «Store incomplete executions» landen fehlgeschlagene Läufe im Ordner «Incomplete executions».

Zapier: In der Zap history sehen Sie alle gelaufenen Zaps mit Status. Filtern lässt sich nach Datum, Name, Anwendung, Ordner, Besitzer und Status. Nicht erfolgreiche Läufe können Sie dort erneut abspielen. Zapier garantiert laut Hilfe Verlaufsdaten für bis zu 60 Tage und zeigt bis zu 10'000 Läufe an. Wer länger zurückblicken muss, exportiert die Historie regelmässig.

Verlassen Sie sich nicht allein auf Benachrichtigungen. Ob und wie ein Anbieter bei Fehlern meldet, steht in dessen Hilfe. Ein Ablauf, der sich nach Fehlern abschaltet, steht still und fällt nur auf, wenn Sie das erwartete Ergebnis kontrollieren.

Stichproben richtig ziehen

Eine Stichprobe vergleicht ein Ergebnis mit seiner Quelle. Gehen Sie so vor:

1. Wählen Sie Vorgänge zufällig aus, nicht die einfachsten.
2. Nehmen Sie bewusst Risikofälle dazu: hohe Beträge, neue Kunden, Fremdwährungen, Sonderkonditionen.
3. Öffnen Sie Quelle und Ergebnis nebeneinander, zum Beispiel Anfrage und Offerte oder Rechnung und Zahlung.
4. Halten Sie fest, was stimmt und was nicht.

Den Rhythmus legen Sie nach dem Risiko fest. Eine neue Automatik prüfen Sie dichter, eine bewährte seltener. Zum Beispiel kontrollieren Sie automatisch abgeglichene Zahlungen regelmässig, wie es Zahlungseingänge automatisch zuordnen beschreibt.

Prüfen Sie zusätzlich die Mengen: Wie viele Vorgänge sollte die Automatik heute erledigt haben, und wie viele hat sie erledigt? Ist die Zahl null, obwohl Arbeit angefallen ist, steht der Ablauf vermutlich still.

Ein einfaches Kontrollprotokoll

Führen Sie eine Tabelle oder ein Dokument mit festen Spalten:

Das Protokoll zeigt, ob Kontrollen wirklich stattfinden, und liefert bei einem Fehler den Zeitpunkt, ab dem die Automatik falsch lief.

Fehler systematisch finden

Geht etwas schief, suchen Sie in dieser Reihenfolge:

1. Symptom beschreiben: Was ist falsch, bei welchem Vorgang, seit wann?
2. Lauf im Protokoll finden: Öffnen Sie den Verlauf zum Zeitpunkt und prüfen Sie Status und Details.
3. Eingangsdaten prüfen: Sind Kontakt, Artikel oder Preis in bexio korrekt? Häufig liegt der Fehler in den Daten, nicht in der Automatik.
4. Regel prüfen: Hat der Ablauf so gehandelt, wie Sie ihn beschrieben haben? Oder fehlt eine Ausnahme in der Beschreibung?
5. Verbindung prüfen: Fehlende Rechte oder ein abgelaufener Zugang stoppen Läufe. Dazu helfen Schnittstelle meldet 401 oder 403 und Zapier-Verbindung zu bexio erneuern.

Notbremse: Automatik sicher abschalten

Bestimmen Sie vorab, wer abschalten darf. Beachten Sie dabei bexio-Eigenheiten: Schalten Sie die automatischen Mahnungen am selben Tag ab, an dem ein Versand geplant ist, wird dieser trotzdem ausgeführt. Um das zu verhindern, deaktivieren Sie die Mahnung direkt in der Rechnung. Nach dem Abschalten liegt die Überwachung der Fälligkeiten wieder bei Ihnen. Prüfen Sie ausserdem den Reiter «Mahnungen», damit nicht von Hand zusätzlich gemahnt wird.

Häufige Fragen

Wie oft soll ich eine Automatik kontrollieren?

Nach dem Risiko: Neue oder wichtige Abläufe häufiger, bewährte seltener. Legen Sie den Rhythmus schriftlich fest.

Reicht es, auf Fehlermeldungen zu warten?

Nein. Stillstand und falsche, aber formal erfolgreiche Läufe melden sich nicht. Vergleichen Sie deshalb Mengen und Ergebnisse.

Wer soll kontrollieren?

Am besten eine Person, die den Ablauf kennt, aber nicht täglich selbst ausführt. Sie sieht Abweichungen eher.

Fazit

Überwachen heisst: Erwartung festlegen, Protokolle lesen, Stichproben ziehen, Befunde festhalten und eine Notbremse bereithalten. Beginnen Sie mit den Statusanzeigen in bexio und ergänzen Sie sie durch ein einfaches Kontrollprotokoll. Das macht Fehler früh sichtbar und lässt sich später für jede weitere Automatik wiederverwenden.