Löhne in die Finanzbuchhaltung verbuchen

Sobald eine Lohnabrechnung abgeschlossen ist, übertragen Sie sie mit «In die Finanzbuchhaltung übertragen» in die Buchhaltung von bexio. Voraussetzung sind identische Konten in Lohn- und Finanzbuchhaltung. bexio erstellt die Buchungen aus den Abrechnungen, sperrt den Monat und zeigt sie im Journal unter «Lohnbuchungen». Wer lieber von Hand bucht, lädt den Buchungsbeleg als Excel-Datei herunter.

Voraussetzungen vor der ersten Übertragung

1. Kontenplan: Die Konten für die Verbuchung müssen in der Lohnbuchhaltung und in der Finanzbuchhaltung vorhanden sein. Kontonummer und Bezeichnung müssen identisch sein. Wie Sie den Kontenplan pflegen, erklärt Kontenplan verwalten, importieren und exportieren.
2. Konten der Lohnarten: Prüfen Sie unter «Unternehmen» → «Lohnarten», ob jede Lohnart die richtigen FIBU-Konten hinterlegt hat. Bei bestehenden Lohnarten lassen sich Beschreibung und Konten anpassen. Mehr dazu in Lohnarten in bexio verwalten.
3. Abgeschlossene Lohnabrechnung: Solange der Monat offen ist, fehlt die Funktion für die Übertragung.
4. MWST-Satz: Wenn Sie den Privatanteil eines Geschäftsfahrzeugs verbuchen, muss ein korrekter MWST-Satz gewählt sein. Sie wählen ihn direkt beim Namen des Unternehmens.
5. Vormonate: bexio zeigt mit einem roten Ausrufezeichen, wenn Vormonate nicht übertragen wurden. Das ist nur ein Hinweis. Haben Sie die Vormonate bereits manuell erfasst, müssen Sie nichts nachholen.

Schritt für Schritt: Löhne übertragen

1. Schliessen Sie die Lohnabrechnungen des Monats ab. Der Ablauf steht in Lohnabrechnung erstellen und per E-Mail versenden.
2. Öffnen Sie «Lohnabrechnung» → «Finanzbuchhaltung» und wählen Sie den Monat.
3. Klicken Sie auf «In die Finanzbuchhaltung übertragen». Passen Sie bei Bedarf das Buchungsdatum an.
4. Kontrollieren Sie die Buchungen im Journal. Sie finden sie unter «Buchhaltung» → «Berichte» → «Journal» im Reiter «Lohnbuchungen».

Prüfen Sie vor dem Klick kurz diese drei Punkte:

• Alle Mitarbeitenden des Monats sind abgeschlossen.
• Das Buchungsdatum passt zur Periode, in die der Lohnaufwand gehört, meist das Monatsende.
• Neu angelegte oder kopierte Lohnarten haben die richtigen Konten.

Die Buchungen entstehen aus den Lohnabrechnungen. Was darin steht, hängt von den Lohnarten ab. Dazu zählen unter anderem Löhne, Zulagen, Spesen, die Beiträge an Sozialversicherungen für Arbeitnehmende und Arbeitgeber sowie Quellensteuer. Stimmt eine Buchung nicht, prüfen Sie zuerst die Abrechnung und die Konten der Lohnart.

Manuell verbuchen

Möchten Sie die Löhne selbst verbuchen, laden Sie den Buchungsbeleg als Excel-Datei herunter. Er zeigt, wie der Monat zu verbuchen ist, mit Konten Soll und Haben sowie den Beträgen. Anhand dieses Belegs erfassen Sie eine manuelle Buchung.

Zwei Buchungsmethoden im Vergleich

bexio verbucht Sozialversicherungsbeiträge direkt über Passivkonten in der Bilanz. Bilanz und Erfolgsrechnung sind damit jederzeit auf dem aktuellen Stand. Eine verbreitete Alternative ist, die Beiträge über die Erfolgsrechnung zu buchen.

Wichtig ist, dass Sie sich für eine Methode entscheiden. Wer bisher über die Erfolgsrechnung gebucht hat, sollte die automatische Übertragung nicht mitten im Jahr einsetzen. Zwei Methoden in einer Buchhaltung führen zu Durcheinander. bexio empfiehlt, den Wechsel zum Jahresbeginn zu vollziehen und das laufende Jahr wie gewohnt weiterzuführen. Besprechen Sie die Umstellung vorab mit Ihrem Treuhänder.

Stornieren und korrigieren

Wollen Sie eine übertragene Lohnabrechnung nochmals anpassen, gehen Sie so vor:

1. Stornieren Sie die Verbuchung in der Lohnbuchhaltung. Das geht nur dort. bexio liefert ein Protokoll, was storniert wurde.
2. Öffnen Sie die Lohnabrechnung, bearbeiten Sie sie und schliessen Sie sie erneut ab.
3. Übertragen Sie die Löhne danach erneut in die Finanzbuchhaltung.

Einzelne Buchungen lassen sich nicht anpassen. Es wird immer der ganze Monat storniert. Dass sich ein Monat nicht mehr öffnen lässt, liegt meist an der Sperre: Lohnabrechnungen werden bei der Übertragung gesperrt. Erst nach der Stornierung unter «Lohnabrechnung» → «Finanzbuchhaltung» im betreffenden Monat öffnen Sie sie wieder. bexio empfiehlt ohnehin, abgeschlossene Abrechnungen möglichst nicht zu öffnen und Fehler im Folgemonat zu korrigieren.

Rechtlicher Rahmen in Kürze

Die Buchführung folgt den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung, dazu gehört der Belegnachweis für jeden Buchungsvorgang (Art. 957a Abs. 2 OR). Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f Abs. 1 OR). Für die Löhne verlangt die AHV-Verordnung zudem, dass Arbeitgeber Löhne und weitere Angaben laufend aufzeichnen, soweit es für eine geordnete Abrechnung und die Arbeitgeberkontrolle erforderlich ist (Art. 143 Abs. 2 AHVV). Heben Sie deshalb Lohnabrechnungen, Buchungsbelege und das Journal geordnet auf.

Häufige Fragen

Muss ich alle Vormonate übertragen, bevor ich einen Monat verbuche?

Nein. Das rote Ausrufezeichen weist nur darauf hin. Haben Sie Vormonate schon manuell erfasst, ist die Übertragung der Folgemonate trotzdem möglich.

Wo sehe ich die übertragenen Lohnbuchungen?

Im Journal unter «Buchhaltung» → «Berichte» → «Journal», im Reiter «Lohnbuchungen». Mehr zum Journal: FIBU-Journal und Buchungsarten.

Kann ich eine einzelne Buchung nachträglich ändern?

Nein. Stornieren Sie die Verbuchung des Monats in der Lohnbuchhaltung, passen Sie die Lohnabrechnung an und übertragen Sie sie erneut.

Wie buche ich, wenn ich die Löhne nicht automatisch übertragen will?

Laden Sie den Buchungsbeleg als Excel-Datei herunter und buchen Sie den Monat manuell. Die Beiträge können Sie in Absprache mit Ihrem Treuhänder über die Erfolgsrechnung verbuchen, dann aber das ganze Jahr durchgehend.

Fazit

Die Übertragung der Löhne in die Finanzbuchhaltung ist in bexio ein einzelner Klick, sofern Konten, Lohnarten und Abrechnung stimmen. Prüfen Sie diese drei Punkte vor dem ersten Monat, bleiben Sie bei einer Buchungsmethode und stornieren Sie Fehler konsequent über die Lohnbuchhaltung. So bleiben Lohn- und Finanzbuchhaltung jederzeit abgestimmt. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.