Abläufe dokumentieren, bevor Sie automatisieren

Bevor Sie einen Ablauf automatisieren, schreiben Sie auf, wie er heute tatsächlich läuft: Auslöser, Schritte, Beteiligte, Daten, Regeln und Ausnahmen. Für einen einzelnen Ablauf genügt meist eine Sitzung mit der Person, die ihn täglich ausführt. Was Sie dabei finden, würde eine Automatik sonst ungeprüft weiterführen.

Warum sich der Aufwand lohnt

Das KMU-Portal des Bundes nennt als Schritt der Digitalisierung eine interne Analyse der Prozesse, Daten und Leistungen. Davor rät es, vor jeder Veränderung und vor dem Kauf eines neuen Programms die digitale Reife des Betriebs einzuschätzen. Dokumentierte Abläufe sind laut KMU-Portal ausserdem nachvollziehbar, leichter zu prüfen, besser auf Verbesserungen zu untersuchen und erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Welche Aufgaben sich überhaupt eignen, klärt Automatisierung im KMU-Büro: wo anfangen. Dieser Beitrag setzt danach an.

Schritt 1: Einen Ablauf wählen und abgrenzen

Nehmen Sie nicht «das Büro» auf, sondern einen Ablauf, zum Beispiel «von der Wartungsanfrage bis zur versendeten Offerte». Legen Sie fest:

• Auslöser: Was startet den Ablauf? Eine E-Mail, ein Anruf, ein Termin im Kalender?
• Ende: Woran erkennen Sie, dass er abgeschlossen ist?
• Verantwortung: Wer ist für das Ergebnis zuständig?

Schritt 2: Den Ist-Ablauf aufnehmen

Gehen Sie von echten Vorgängen aus und nicht aus dem Gedächtnis. Nehmen Sie die letzte abgeschlossene Offerte zur Hand und gehen Sie rückwärts vor: Welche Unterlagen gibt es, wer hat was wann gemacht? In bexio zeigen Dokumente und Status die Wirklichkeit. Ein Angebot wechselt zum Beispiel mit «Angebot ist gestellt» vom Status «Entwurf» auf «Offen». Das sagt Ihnen, wann der Schritt tatsächlich stattfand.

Lassen Sie sich den Ablauf von der ausführenden Person am Bildschirm zeigen. Fragen Sie bei jedem Schritt: Woher kommt die Information? Wohin geht das Ergebnis? Notieren Sie alles in einer Tabelle. Ein Musterbeispiel:

Die Beispieldaten sind frei gewählt. Setzen Sie Ihre Schritte und Beträge ein.

Schritt 3: Regeln festhalten

Hinter vielen Schritten steckt Wissen, das niemand aufgeschrieben hat: Wann gibt es Rabatt? Welche Zahlungsfrist gilt für wen? Wer darf einen Preis abweichend setzen? Schreiben Sie jede Regel als Satz auf:

• Wenn der Kunde Wiederverkäufer ist, dann gilt die Rabattstufe aus der Preisliste.
• Wenn die Offerte über dem festgelegten Betrag liegt, dann gibt die Geschäftsleitung frei.
• Wenn die Anfrage unvollständig ist, dann wird nachgefragt, bevor eine Offerte entsteht.

Markieren Sie bei jedem Schritt, wie er künftig laufen soll:

1. Regelbasiert: Die Regel ist eindeutig, eine Maschine kann sie anwenden.
2. Mit Freigabe: Das Ergebnis entsteht automatisch, eine Person gibt es frei.
3. Bleibt Mensch: Es braucht Erfahrung oder Urteil, zum Beispiel bei Sonderpreisen.

Beachten Sie: bexio-Memos halten Besonderheiten eines Kontakts fest, etwa einen vereinbarten Rabatt. Sie sind laut bexio-Hilfe nur eine visuelle Erinnerungshilfe, lösen keine Aktion aus und ziehen keinen Rabatt automatisch ab. Die Regel selbst gehört deshalb zusätzlich in Ihr Ablaufdokument. Mehr dazu in Wissen im Betrieb sichern statt im Kopf behalten.

Schritt 4: Ausnahmen und Fehlerfälle sammeln

Die Hauptstrasse eines Ablaufs ist schnell beschrieben. Die Ausnahmen entscheiden, ob eine Automatik taugt. Schauen Sie sich die letzten Vorgänge an und fragen Sie:

• Wann lief es anders als üblich?
• Welche Vorgänge mussten korrigiert, storniert oder wiederholt werden?
• Wo fehlten Angaben, und wer hat sie nachgeliefert?
• Wer entscheidet im Zweifel?

Halten Sie pro Ausnahme fest, wie oft sie vorkommt und wer entscheidet. Die Ausnahmen werden später die Haltepunkte: Hier stoppt die Automatik und fragt nach.

Schritt 5: Daten festhalten

Notieren Sie für jeden Schritt, welche Angaben er braucht und woher sie stammen: Kontakt, Artikel, Preis, Projekt, Zahlungsbedingung. Fehlt eine Angabe oder ist sie uneinheitlich erfasst, merken Sie das jetzt und nicht erst im Betrieb. Wie Sie die Stammdaten vorbereiten, zeigt Datenqualität als Grundlage für jede Automatisierung.

Schritt 6: Gegenprobe und Ablage

Lassen Sie eine zweite Person das Dokument lesen, am besten jemanden, der den Ablauf nicht täglich ausführt. Kann sie anhand der Tabelle einen Vorgang nachvollziehen? Wenn nicht, fehlt ein Schritt oder eine Regel. Legen Sie das Ergebnis an einem festen Ort ab, mit Datum, Verfasser und Verantwortlicher. Ändert sich der Ablauf, passen Sie das Dokument an.

Bis eine Automatik läuft, können Sie wiederkehrende Schritte mit Aufgaben in bexio stützen. Eine Aufgabe hat ein Fälligkeitsdatum («Erledigen bis»), eine zuständige Person («Ansprechpartner») und auf Wunsch eine E-Mail-Erinnerung. So wird sichtbar, ob der dokumentierte Ablauf im Alltag hält.

Häufige Fragen

Wie detailliert muss die Beschreibung sein?

So genau, dass eine andere Person den Schritt ohne Rückfrage ausführen kann. Mehr braucht es nicht.

Brauche ich dafür ein Spezialprogramm?

Nein. Eine Tabelle oder ein Textdokument genügt. Wichtiger als das Werkzeug ist, dass die Person mitwirkt, die den Ablauf kennt.

Was, wenn der Ist-Ablauf schlecht ist?

Halten Sie ihn trotzdem fest. Verbessern Sie ihn danach und automatisieren Sie erst die verbesserte Fassung. Ein schlechter Ablauf, der automatisch läuft, macht nur schneller Fehler.

Fazit

Ein dokumentierter Ablauf macht sichtbar, wo Regeln fehlen, Daten uneinheitlich sind und Ausnahmen lauern. Damit wissen Sie, welche Schritte sich für eine Automatik eignen und wo eine Person freigibt. Danach lässt sich beurteilen, ob sich der Aufwand lohnt, wie Lohnt sich die Automatisierung? Nutzen berechnen zeigt.