QR-Rechnung des Lieferanten einlesen

bexio liest die QR-Rechnung eines Lieferanten automatisch aus, sobald sie als Anhang an einer Lieferantenrechnung hängt. Das klappt beim Upload im Posteingang, beim Anhängen in «Ausgaben» und beim Scan mit der App bexio Go. Liegt der Beleg schon an der Rechnung, lösen Sie das Einlesen nachträglich mit «Daten extrahieren» aus.

Was im Swiss QR Code steckt

Die QR-Rechnung besteht aus Zahlteil und Empfangsschein und hat den früheren Einzahlungsschein ersetzt. Im Swiss QR Code stehen laut SIX alle relevanten Angaben zu Zahlungsempfänger und Zahler, zu Betrag und Währung. Dazu kommt die Referenz: Die QR-Referenz gibt es nur zusammen mit einer QR-IBAN, die strukturierte Referenz SCOR gehört zu einer normalen IBAN.

Genau diese maschinenlesbaren Daten nutzt bexio. Sie müssen die IBAN und die Referenz nicht abtippen, und Tippfehler fallen weg. Welche Felder bexio im Einzelnen füllt, beschreibt die Hilfe nicht abschliessend. Kontrollieren Sie deshalb nach dem Einlesen immer die Zahlungsangaben.

Welcher Weg passt zu Ihnen?

Weg 1: Beleg im Posteingang hochladen

1. Öffnen Sie «Apps» → «Posteingang».
2. Klicken Sie auf «Hochladen» und laden Sie die Datei hoch.
3. Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü des Belegs und wählen Sie «Neue Lieferantenrechnung».
4. Wählen Sie den Kontakt des Lieferanten aus.

bexio legt die Lieferantenrechnung mit dem Beleg an und liest die QR-Details aus. Der Posteingang akzeptiert unter anderem PDF, JPG und PNG, pro Datei höchstens 12 MB und pro Upload höchstens 25 Dateien. Per E-Mail funktioniert der Upload nur ohne Signatur, ohne E-Mail-Text und ohne weitere Anhänge. Details zum Posteingang finden Sie im Beitrag Posteingang und E-Mail-Inbox.

Weg 2: In «Ausgaben» anhängen

1. Öffnen Sie «Ausgaben» → «Lieferantenrechnungen».
2. Klicken Sie auf «Neue Lieferantenrechnung» und wählen Sie den Kontakt.
3. Laden Sie einen Anhang hoch oder wählen Sie einen Beleg aus dem Posteingang.

Auch hier werden die Details der QR-Rechnung extrahiert. Hat der Lieferant schon eine Rechnung, übernimmt bexio Buchungskonto und Steuersatz der letzten Rechnung. Prüfen Sie beides, bevor Sie buchen. Den ganzen Ablauf der Erfassung beschreibt der Beitrag Lieferantenrechnung in bexio erfassen.

Weg 3: Mit bexio Go scannen

Mit der App scannen Sie die Rechnung direkt vom Papier.

1. Tippen Sie auf «Home» und dann auf «Scannen», oder wählen Sie «Ausgaben» und tippen auf das «+».
2. Der Scanner arbeitet standardmässig im Auto-Modus. Er erkennt die Ränder des Dokuments und löst selbst aus. Legen Sie den Beleg auf einen dunklen Hintergrund, damit die Ecken gut erkannt werden.
3. Tippen Sie auf «Speichern». Das Dokument landet im Posteingang.
4. Wählen Sie bei der Verarbeitung «Rechnung», nicht «Auslage». Danach wählen Sie den Kontakt.
5. Warten Sie, bis die Extraktion fertig ist. Das dauert einige Sekunden bis zu einer Minute. Das Dokument hat dann den Status «Entwurf».

Bei mehrseitigen Rechnungen scannen Sie Seite für Seite und warten jeweils, bis die Seite in der Bibliothek erscheint. Für jede weitere Rechnung tippen Sie auf «Nächster Scan». Haben Sie ein PDF auf dem Telefon, starten Sie das Teilen direkt im Dokument und wählen dort «bexio Go». Tipps für saubere Scans finden Sie im Beitrag Belege scannen mit bexio Go.

Weg 4: Nachträglich «Daten extrahieren»

Haben Sie den Beleg erst später angehängt, lösen Sie das Einlesen in der Detailansicht aus. Öffnen Sie das Menü der Dateivorschau und wählen Sie die Option «Daten extrahieren». Das funktioniert nur, wenn der Anhang eine QR-Rechnung enthält.

Achtung: Bei erfolgreicher Extraktion überschreibt bexio alle Informationen auf der Lieferantenrechnung. Haben Sie bereits Konto, Mehrwertsteuer oder Positionen von Hand erfasst, gehen diese Angaben verloren. Lösen Sie die Extraktion deshalb möglichst vor der weiteren Erfassung aus.

Nach dem Einlesen: Das sollten Sie prüfen

Der Entwurf ist ein Vorschlag, keine fertige Buchung. Gehen Sie diese Liste durch:

• Lieferant: Stimmt der Kontakt, und ist die Bankverbindung korrekt?
• Betrag und Währung: Stimmen Brutto-Total und Währung mit der Rechnung überein?
• Referenz: Ist die Referenz vollständig übernommen? Sie ist für die Zuordnung der Zahlung wichtig.
• Buchungskonto und Mehrwertsteuer: bexio kennt diese Angaben nicht aus dem QR-Code. Sie stammen aus der letzten Rechnung des Lieferanten oder aus den Standardeinstellungen.
• Adresse des Lieferanten: Beim Erfassen und Übermitteln von Zahlungen akzeptiert bexio die Adresse des Kreditors nur noch in vollständig strukturierter Form. Fehlt die Hausnummer oder die Postleitzahl getrennt vom Ort, ergänzen Sie den Kontakt.
• Beleg: Hängt die Originaldatei an der Rechnung? Ohne Beleg keine Buchung.

Erst danach buchen Sie die Rechnung und erfassen die Zahlung. Wie das geht, steht im Beitrag Lieferantenrechnungen bezahlen und abgleichen.

Wenn das Einlesen nicht klappt

• Kein QR-Code auf dem Beleg: Rechnungen ohne Swiss QR Code, etwa viele ausländische Rechnungen, haben nichts zum Auslesen. Erfassen Sie sie von Hand.
• Schlechter Scan: Stark verknitterte Belege bereiten laut bexio-Hilfe Schwierigkeiten. Scannen Sie neu, mit gutem Licht und auf dunklem Untergrund.
• Datei zu gross oder falsches Format: Über 12 MB lehnt bexio die Datei ab. Teilen Sie das Dokument in zwei Scans.
• Fehlendes Recht: Fehlt das Benutzerrecht «Belegupload», kann der Posteingang in bexio ausgeblendet sein. In bexio Go erscheint eine Meldung zu fehlenden Rechten. Ihr Administrator kann das Recht in der Benutzerverwaltung erteilen.
• Kein Treffer in der Web-Anwendung: Dort liest bexio nur QR-Rechnungen. Quittungen und andere Belege lesen Sie mit bexio Go ein oder erfassen sie manuell.

Häufige Fragen

Zählt das Einlesen einer QR-Rechnung zum monatlichen Kontingent?

Nein. Das Kontingent an Extraktionen gilt laut bexio-Hilfe nicht für Dokumente mit QR-Code. Die Zahl der QR-Extraktionen ist nicht begrenzt.

Kann ich eine eingelesene Rechnung noch ändern?

Ja, solange sie im Status «Entwurf» ist. Dann passen Sie alle Felder an. Nach dem Buchen müssen Sie sie erst auf den Entwurf zurücksetzen.

Liest bexio auch Quittungen und Kreditkartenbelege aus?

In der App bexio Go ja, bei Quittungen und anderen Belegen. Kreditkartenabrechnungen kann bexio laut Hilfe derzeit nicht automatisch auslesen.

Fazit

Die QR-Rechnung des Lieferanten lesen Sie am schnellsten über den Posteingang, die Rechnungserfassung oder die App bexio Go ein. bexio übernimmt die Zahlungsdetails aus dem Swiss QR Code, Sie kontrollieren sie und ergänzen Konto und Mehrwertsteuer. Setzen Sie «Daten extrahieren» früh ein, damit keine Handeingaben überschrieben werden.