Lieferantenrechnung löschen oder korrigieren

Eine Lieferantenrechnung löschen oder inhaltlich ändern können Sie in bexio nur im Status «Entwurf». Welchen Weg dorthin Sie gehen, hängt vom aktuellen Status ab. Nur das Buchungskonto lässt sich auch nach der Buchung direkt korrigieren, ohne die Rechnung zurückzusetzen. bexio empfiehlt, Lieferantenrechnungen grundsätzlich nicht zu löschen.

Löschen oder korrigieren: Was passt?

Auf den Entwurf zurücksetzen

Solange die Rechnung gebucht ist, sind die Felder gesperrt. Das Zurücksetzen hängt vom Status ab.

Status «Offen»: Hier genügt der Pfeil im Statusbereich. Mit ihm setzen Sie die Rechnung auf den Entwurf zurück.

Status «Bezahlt»: Die verbuchten Zahlungsausgänge müssen zuerst weg. Bei einer abgeglichenen Banktransaktion heisst das: Der Abgleich wird zurückgesetzt. Öffnen Sie dazu in der Lieferantenrechnung den Bereich «Zahlungen» und löschen Sie die Buchung. Der Status wechselt auf «Offen», und Sie setzen die Rechnung mit dem Pfeil auf den Entwurf zurück.

Status «Bankzahlung erstellt»: Löschen Sie zuerst den erstellten Zahlungsausgang in der Rechnung. Danach ist die Rechnung wieder «Offen» und lässt sich zurücksetzen.

Status «Bankzahlung übermittelt»: Die Zahlung ist bereits bei der Bank. Lassen Sie den Status stehen und führen Sie nach der Ausführung nur den Abgleich der Transaktion durch. Eine neue Zahlung brauchen Sie nicht zu erfassen.

Status «Bankzahlung heruntergeladen»: Dafür beschreibt die Hilfe kein eigenes Vorgehen. Wenden Sie sich in diesem Fall an den bexio-Support, bevor Sie etwas löschen.

Nach der Korrektur stellen Sie den vorherigen Zustand wieder her:

• War die Transaktion abgeglichen: Gleichen Sie die Transaktion im Banking erneut ab. bexio schlägt dabei automatisch die stornierte Zahlung vor. Wechseln Sie auf «Manuelle Buchung» und wieder zurück zu «Übereinstimmend». Dann geben Sie Rechnungsnummer oder Lieferantenname ein.
• War die Zahlung manuell gebucht: Erfassen Sie die manuelle Zahlung einfach noch einmal.
• War ein Zahlungsauftrag erstellt: Erfassen Sie den Zahlungsausgang erneut, damit er aus der Zahlungsliste im Banking bezahlt werden kann.

Wie Zahlung und Abgleich im Normalfall laufen, beschreibt der Beitrag Lieferantenrechnungen bezahlen und abgleichen.

Buchungskonto nachträglich ändern

Ist nur das Konto falsch, müssen Sie die Rechnung nicht zurücksetzen. Für gebuchte Rechnungen, die nicht im Status «Entwurf» oder «Offen» sind, gibt es die Aktion «Buchungskonto ändern». Im Fenster zur Kontenauswahl wählen Sie für jede Einzelposition ein neues Konto und speichern. Danach erscheint das neue Konto in der Rechnung und in der Buchhaltung. Sie können den Vorgang bei Bedarf wiederholen. Zur Wahl stehen alle Konten, die auch in einer Lieferantenrechnung auswählbar sind.

Steht die Rechnung auf «Offen», setzen Sie sie dafür einfach auf den Entwurf zurück.

Die Funktion hat Grenzen:

• Bei einer Rechnung mit mehreren Positionen, die dasselbe Buchhaltungskonto und denselben Steuersatz enthalten, lässt sich das Konto nicht ändern.
• Soll der Steuersatz angepasst werden, muss die Rechnung in den Entwurf.
• Wurde die Rechnung in einer abgeschlossenen Mehrwertsteuerperiode oder in einem abgeschlossenen Geschäftsjahr gebucht, ist die Änderung nicht möglich. Die Hilfe nennt beide Bedingungen. Klären Sie solche Fälle mit Ihrem Treuhänder.

Welche Konten in einer Lieferantenrechnung zur Wahl stehen, steht im Beitrag Lieferantenrechnung in bexio erfassen.

Lieferantenrechnung löschen

Löschen können Sie selbst, sofern die Rechnung im Status «Entwurf» ist. Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü rechts vom Status und wählen Sie «Löschen». In der Rechnungsliste steht die Aktion «Löschen» ebenfalls nur bei Entwürfen zur Verfügung. Das Löschen ist endgültig.

Bedenken Sie vorher diese Folgen:

• Nummernkreis: Der Nummernkreis wird beim Löschen nicht zurückgesetzt. Es bleibt eine Lücke in der Nummerierung.
• Nachvollziehbarkeit: bexio empfiehlt grundsätzlich, Lieferantenrechnungen nie zu löschen, weil die Nachvollziehbarkeit verloren geht.
• Bestellung: Haben Sie die Rechnung aus einer Bestellung erstellt, lässt sich aus dieser Bestellung danach keine neue Lieferantenrechnung mehr erzeugen.
• Stornierte Bestellung: Wenn Sie eine Bestellung stornieren, wird eine bereits erstellte Lieferantenrechnung nicht automatisch storniert. Das müssen Sie in der Rechnung selbst erledigen.

Der Allgemeinbeitrag Belege, Transaktionen und Buchungen richtig löschen zeigt, in welcher Reihenfolge Sie vorgehen sollten, wenn mehrere Dokumente zusammenhängen.

Vor jeder Korrektur prüfen

• Status und Zahlung: Ist die Rechnung bezahlt oder an die Bank übermittelt? Dann zuerst die Zahlung klären.
• Periode: Liegt die Buchung in einer abgeschlossenen Mehrwertsteuerperiode oder einem abgeschlossenen Geschäftsjahr? Dann sind Änderungen eingeschränkt.
• Herkunft: Wurde die Rechnung aus einer Bestellung erstellt? Dann hat das Löschen Folgen für die Bestellung.
• Beleg: Hängt der Originalbeleg an der Rechnung, damit nach der Korrektur kein Beleg fehlt?
• Rücksprache: Haben Sie Ihren Treuhänder informiert, wenn die Änderung ein früheres Quartal oder Jahr betrifft?

Häufige Fragen

Warum kann ich meine Lieferantenrechnung nicht mehr bearbeiten?

Weil sie nicht mehr im Status «Entwurf» ist. Sobald eine Rechnung einen fortgeschrittenen Status hat, sind die Daten gesperrt. Setzen Sie sie zuerst auf den Entwurf zurück.

Kann ich mehrere Rechnungen gleichzeitig ändern?

Nein. Änderungen sind laut bexio nur einzeln und von Hand möglich. Eine Massenänderung gibt es nicht.

Was ist besser: löschen oder zurücksetzen und ändern?

In der Regel das Ändern. bexio rät vom Löschen grundsätzlich ab. Eine gelöschte Rechnung hinterlässt eine Lücke in der Nummerierung und lässt sich nicht wiederherstellen. Sinnvoll kann das Löschen bei einem Entwurf sein, den Sie nie gebucht haben, etwa bei einer doppelt hochgeladenen Rechnung.

Fazit

Zum Korrigieren setzen Sie die Lieferantenrechnung auf den Entwurf zurück, ändern sie und buchen sie neu. Bei bezahlten Rechnungen entfernen Sie vorher die Zahlung. Ist nur das Konto falsch, genügt «Buchungskonto ändern». Gelöscht wird nur im äussersten Fall, denn das Löschen ist endgültig und reisst eine Lücke in die Nummerierung. Wie Sie Gutschriften des Lieferanten sauber verrechnen, zeigt der Beitrag Lieferantengutschriften erfassen.