Lieferantenrechnung und Projekt: Kosten richtig zuordnen

Eine Lieferantenrechnung lässt sich in bexio keinem Projekt zuweisen. Das kann laut bexio-Hilfe nur die Aufwendung. Wer Projektkosten sauber zuordnen will, erfasst sie deshalb als Aufwendung im Status «Erledigt», verknüpft sie mit dem Projekt und rechnet sie bei Bedarf dem Kunden weiter.

Was bexio kann und was nicht

Der Unterschied liegt in der Belegart, nicht in einer versteckten Einstellung. Die bexio-Hilfe stellt beide Belegarten so gegenüber:

Praktisch heisst das: Eine Tankquittung, ein Materialkauf im Baumarkt oder eine Parkgebühr, die Sie sofort bezahlt haben, ordnen Sie einem Projekt zu. Eine Rechnung des Grosshändlers mit 30 Tagen Zahlungsziel bleibt eine Lieferantenrechnung ohne Projektfeld. Wie Sie beide Belegarten anlegen, zeigen die Beiträge Aufwendungen in bexio erfassen und Lieferantenrechnung in bexio erfassen.

Schritt für Schritt: Aufwendung mit einem Projekt verknüpfen

1. Aufwendung erfassen

Den Beleg erfassen Sie auf einem von zwei Wegen:

• Über den Posteingang: Beleg hochladen, Drei-Punkte-Menü öffnen und «Neue Aufwendung» wählen.
• Über «Ausgaben» → «Aufwendungen» und «Neuer Aufwand».

Dann tragen Sie Titel, Zahlungsdatum, Bankkonto, Währung und Lieferant ein, wählen das Buchungskonto samt Mehrwertsteuersatz und buchen die Aufwendung. Das Bankkonto muss im Banking angelegt sein, denn Aufwendungen sind für Ausgaben gedacht, die direkt über ein solches Konto bezahlt wurden.

2. Status «Erledigt» herstellen

Die Aufwendung muss gebucht, also im Status «Erledigt» sein. Solange sie ein Entwurf ist, lässt sich kein Projekt verknüpfen.

3. Projekt verknüpfen

1. Öffnen Sie die Aufwendung.
2. Klicken Sie unten auf «Projekt».
3. Wählen Sie das gewünschte Projekt aus und verknüpfen Sie es.

Die Verknüpfung heben Sie wieder auf, indem Sie auf das Symbol rechts neben dem Projekt klicken. Das ist sinnvoll, wenn Sie das falsche Projekt gewählt haben.

Kosten an den Kunden weiterverrechnen

Aufwendungen, die einem Projekt zugewiesen sind, kommen mit wenigen Klicks in die Kundenrechnung. Dafür gibt es zwei Wege.

Aus dem Projekt heraus:

1. Öffnen Sie «Projekte» → «Projekte» und das gewünschte Projekt.
2. Wechseln Sie in den Reiter «Belegfluss» und klicken Sie auf «Neue Rechnung».
3. Aktivieren Sie im Fenster «Aufwendungen importieren». Mit «Leistungen importieren» nehmen Sie gleichzeitig die erfassten Zeiten mit.
4. Klicken Sie auf «Speichern». bexio legt die Rechnung als Entwurf an.

Aus der Rechnung heraus:

1. Öffnen Sie die Kundenrechnung und klicken Sie unter den Positionen auf «Weitere Positionen» → «Aufwand».
2. Markieren Sie die gewünschten Aufwendungen mit der Checkbox.
3. Klicken Sie auf «Selektierte hinzufügen».

Damit der Import klappt, müssen drei Bedingungen erfüllt sein: Die Aufwendung ist als verrechenbar gekennzeichnet, sie hat den Status «Erledigt», und sie wurde noch nicht abgerechnet. Mehr zur Abrechnung nach Aufwand finden Sie im Beitrag Projekte nach Aufwand abrechnen.

Wichtig: Ist die Aufwendung einmal verrechnet, bekommt sie den Status «Verrechnet». Sie lässt sich dann weder auf «Entwurf» setzen noch löschen. Erst wenn Sie den verrechneten Aufwand aus der Rechnung löschen und das Projekt entfernen, wechselt sie zurück auf «Erledigt».

Wenn Sie die Rechnung später bezahlen

Hier liegt die eigentliche Zwickmühle. Für die Projektzuordnung brauchen Sie eine Aufwendung. Für Zahlungsziel, Kreditorenbuchung und Zahlung direkt aus bexio brauchen Sie eine Lieferantenrechnung. Beides in einem Beleg gibt es nicht. Sie haben drei Möglichkeiten:

1. Rechnung sofort bezahlen und als Aufwendung erfassen. Das passt, wenn Sie per Karte, Lastschrift oder bar zahlen. Beachten Sie, dass eine Aufwendung keine Kreditorenbuchung auslöst. Sie erscheint daher nicht unter den offenen Lieferantenrechnungen.
2. Als Lieferantenrechnung erfassen und die Projektzuordnung organisatorisch lösen. Schreiben Sie die Projektnummer oder den Projektnamen in den Titel der Lieferantenrechnung. Der Titel lässt sich frei anpassen, und die Rechnungsliste filtern Sie nach Titel. Die gefilterte Liste exportieren Sie als Excel-Datei und haben so die Kosten pro Projekt beisammen. Das ist eine Notlösung ohne Verbindung zum Projekt in bexio.
3. Beides getrennt halten. Verwenden Sie die Lieferantenrechnung für die Zahlung und führen Sie die Projektkosten in einer eigenen Auswertung. Das lohnt sich nur, wenn die Kosten nicht an den Kunden weiterverrechnet werden.

Besprechen Sie Ihre Wahl mit Ihrem Treuhänder, denn sie bestimmt, wie die Ausgaben in der Buchhaltung erscheinen.

Checkliste für sauber zugeordnete Projektkosten

• Ist die Ausgabe bereits bezahlt? Dann Aufwendung, sonst Lieferantenrechnung.
• Hängt der Beleg an der Buchung?
• Hat die Aufwendung den Status «Erledigt»?
• Ist das richtige Projekt verknüpft?
• Ist die Aufwendung als verrechenbar gekennzeichnet, falls Sie sie weiterverrechnen?
• Steht bei Lieferantenrechnungen die Projektnummer im Titel?

Häufige Fragen

Warum finde ich bei meiner Lieferantenrechnung kein Projektfeld?

Weil bexio keine Zuordnung von Lieferantenrechnungen zu Projekten vorsieht. Die Hilfe führt den Punkt «Einem Projekt zuweisbar» nur bei der Aufwendung auf.

Kann ich die Projektverknüpfung nachträglich ändern?

Ja. Klicken Sie auf das Symbol rechts neben dem Projekt, um die Verknüpfung aufzuheben, und wählen Sie danach ein anderes Projekt. Ist die Aufwendung schon verrechnet, entfernen Sie sie zuerst aus der Kundenrechnung.

Was tue ich, wenn ich eine Aufwendung falsch angelegt habe?

Im Status «Erledigt» setzen Sie sie über das Drei-Punkte-Menü mit «Auf Entwurf zurücksetzen» zurück. Dabei entfernt bexio auch die Buchung aus dem Journal. Danach lässt sie sich im Entwurf löschen oder bearbeiten.

Fazit

Eine Projektzuordnung für Lieferantenrechnungen kennt bexio nicht. Wer Projektkosten zuordnen und weiterverrechnen will, nutzt die Aufwendung im Status «Erledigt» und verknüpft sie mit dem Projekt. Rechnungen mit Zahlungsziel bleiben Lieferantenrechnungen. Dort hilft eine feste Namenskonvention im Titel, damit Sie die Kosten eines Projekts trotzdem schnell finden.