Zahlungen aus bexio an die Bank übermitteln

Sie erfassen die Zahlung in bexio, wählen sie im Banking aus und übermitteln sie per Schnittstelle an Ihr E-Banking. Alternativ laden Sie eine pain.001-Datei herunter und laden sie bei der Bank hoch. In beiden Fällen müssen Sie die Zahlung je nach Bank und Vertrag im E-Banking zusätzlich freigeben, bevor die Bank sie ausführt.

Unterstützte Zahlungsarten

Die bexio-Hilfe nennt drei Arten:

• QR-Zahlungen
• Bank- oder Postzahlungen in CHF und Fremdwährungen
• Auslandzahlungen im SEPA-Raum und per Swift

Bankzahlungen und Auslandzahlungen sind nur mit IBAN möglich. Zahlungen in Nicht-SEPA-Länder sind über bexio nicht möglich, Sie geben sie direkt im E-Banking ein.

Schritt 1: Zahlung erfassen

Aus der Lieferantenrechnung: Klicken Sie in der Lieferantenrechnung auf «Zahlung erfassen» und wählen Sie IBAN oder QR-Rechnung. Mit «Zahlungsauftrag erstellen» entsteht eine Zahlung im Banking. Sie ist damit noch nicht an Ihr E-Banking übermittelt. Bei QR-Rechnungen lassen sich die Zahlungsinformationen per Scan oder über «Daten extrahieren» automatisch ausfüllen. Mehr dazu im Beitrag Lieferantenrechnungen bezahlen und abgleichen.

Direkt im Banking: Gehen Sie zum Bankkonto und klicken Sie auf «Neue Zahlung». In anderen Beiträgen der Hilfe heisst der Weg «Neuer Zahlungsausgang». Im Namen können Sie nach dem Kontakt und dessen Adresse suchen. Hinterlegen Sie die Bankverbindung im Kontakt, dann wählen Sie die IBAN bei künftigen Zahlungen aus der Liste aus, siehe Bankverbindung eines Kontakts erfassen.

Beachten Sie bei den Angaben:

• Ausführungsdatum: mindestens heute, höchstens 60 Kalendertage ab dem Einlieferungsdatum.
• Hausnummer: Sie ist wichtig. Ist sie unbekannt, tragen Sie vorerst eine 1 ein und pflegen die richtige Nummer später im Kontakt. Hintergrund sind laut Hilfe die neuen Regeln des Swiss Payment Standard und die strukturierten Adressen.
• Fremdwährung und Ausland: Bei Auslandzahlungen wählen Sie in der Lieferantenrechnung, zu wessen Lasten die Gebühren gehen. Das Feld verschwindet bei einer Schweizer IBAN.

Schritt 2: Zahlungen übermitteln

1. Gehen Sie im Banking zum entsprechenden Bankkonto.
2. Klicken Sie auf «Zahlungsausgänge anzeigen».
3. Aktivieren Sie die Kästchen der auszuführenden Zahlungen.
4. Klicken Sie auf «Zahlungsaufträge übermitteln». Ein Dialog zeigt die Anzahl der Zahlungen, das Belastungskonto und den Totalbetrag.
5. Klicken Sie auf «Zahlungen übermitteln».
6. Geben Sie die Login-Daten für Ihr E-Banking ein. Bei der UBS ist das laut Hilfe nicht nötig.
7. Bestätigen Sie den Login mit dem Code Ihrer Methode. Manche Banken verlangen zusätzlich einen Bestätigungscode.

Danach haben die Zahlungen den Status «Übermittelt». Die Hilfe empfiehlt, im E-Banking zu prüfen, ob sie dort vorhanden sind und von der Bank akzeptiert werden. Lehnt die Bank eine Zahlung ab, hilft der Beitrag Zahlungsauftrag wird von der Bank abgelehnt.

Übermitteln Sie bereits übermittelte Zahlungen nicht ein weiteres Mal. bexio prüft das nicht und kann es im E-Banking auch nicht kontrollieren. Laut Hilfe sehen Sie die aus bexio übertragenen Dateien im E-Banking unter dem Datentransfer.

Alternative: pain.001-Datei herunterladen

Ist keine Schnittstelle verbunden, laden Sie die Zahlungsdatei herunter:

1. Gehen Sie im Banking zum Bankkonto und klicken Sie auf «Zahlungsausgänge anzeigen».
2. Wählen Sie die Zahlungen aus und klicken Sie auf «pain.001-Datei herunterladen».
3. Bestätigen Sie den Dialog erneut mit «pain.001-Datei herunterladen».

Die Zahlungen erhalten den Status «Heruntergeladen». Ausgeführt werden sie erst, wenn Sie die Datei im E-Banking hochladen. Wo das bei Ihrer Bank geht, kann bexio nicht sagen, es unterscheidet sich je Bank. Ist der Button «Zahlungen übermitteln» ausgegraut, ist die Schnittstelle nicht verbunden, und es bleibt nur dieser Weg.

Schritt 3: Im E-Banking freigeben

Die Bank führt eine übermittelte Zahlung je nach Konstellation erst nach Ihrer Freigabe aus. Die bexio-Hilfe beschreibt es bank- und vertragsabhängig:

Bei anderen Banken sieht die Hilfe in der Regel dasselbe vor: Zahlung im E-Banking freigeben, damit sie zum gewünschten Datum ausgeführt wird. Klären Sie Ihren Ablauf im Zweifel mit dem Support Ihrer Bank.

Status, Bearbeiten und Löschen

• Status der Lieferantenrechnung: Nach dem Erfassen steht sie auf «Offen» und als «Bankzahlung erstellt». Auf «Bezahlt» wechselt sie erst, wenn Sie die Banktransaktion abgleichen oder einen manuellen Zahlungsausgang buchen.
• Bearbeiten: Nur IBAN- und QR-Zahlungen mit dem Status «Ausstehend» oder «Gescheitert» lassen sich ändern. Bankkonto und Zahlungsart ändern Sie nicht. Dafür löschen Sie die Zahlung und erfassen sie neu.
• Löschen: Öffnen Sie unter «Zahlungsausgänge anzeigen» das Drei-Punkte-Menü, wählen Sie «Löschen» und bestätigen Sie mit «Bankzahlung löschen». Löschen Sie die Zahlung zusätzlich im E-Banking, denn bexio löscht dort nichts automatisch.

Häufige Fragen

Warum ist die Lieferantenrechnung nach der Übermittlung nicht bezahlt?

Weil «Übermittelt» noch nicht «Bezahlt» heisst. Die Rechnung gilt erst als bezahlt, wenn die Banktransaktion abgeglichen ist. Haben Sie die Zahlung im Einkaufsmodul erfasst und an die Bank übertragen, gleicht bexio sie laut Hilfe nach dem Import automatisch ab.

Was heisst die Hausnummer für die Zahlung?

Die Hilfe nennt die Hausnummer wichtig, weil sie aufgrund der Regeln des Swiss Payment Standard künftig zwingend wird. Strukturierte Adressen sind im Zahlungsverkehr verpflichtend. Tragen Sie die Hausnummer im Kontakt ein.

Kann ich Auslandzahlungen übermitteln?

Ja, im SEPA-Raum und per Swift, sofern eine IBAN vorliegt. Zahlungen in Nicht-SEPA-Länder erfassen Sie direkt im E-Banking.

Fazit

Zahlungen aus bexio laufen in vier Stufen: erfassen, übermitteln oder als pain.001 laden, im E-Banking freigeben, später abgleichen. Prüfen Sie Ausführungsdatum, Hausnummer und IBAN vor dem Übermitteln und senden Sie nichts doppelt. Der Abgleich der Banktransaktion schliesst den Vorgang ab.