Aufwendungen in bexio erfassen

Eine Aufwendung ist in bexio eine Ausgabe, die Sie bereits direkt bezahlt haben, zum Beispiel eine Tankquittung. Sie erfassen sie über einen hochgeladenen Beleg im Posteingang oder unter «Ausgaben» → «Aufwendungen», füllen die Angaben aus und buchen sie. Danach hat sie den Status «Erledigt». Löschen lässt sie sich nur als Entwurf.

Aufwendung oder Lieferantenrechnung?

Die Wahl der Belegart entscheidet, ob Sie später noch eine Zahlung auslösen können und ob sich der Beleg einem Projekt zuweisen lässt. Die bexio-Hilfe fasst den Unterschied so zusammen:

Faustregel: Haben Sie schon bezahlt, etwa mit der Firmenkreditkarte oder bar, wählen Sie die Aufwendung. Bezahlen Sie erst später und möchten die Zahlung aus bexio auslösen, erfassen Sie eine Lieferantenrechnung. Deren Erfassung beschreibt der Beitrag Lieferantenrechnung in bexio erfassen.

Aufwendung erstellen

Weg 1: Aus dem Beleg im Posteingang

1. Öffnen Sie den Posteingang.
2. Klicken Sie auf «Hochladen» und laden Sie den Beleg hoch.
3. Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü des Belegs und wählen Sie «Neue Aufwendung».
4. Tragen Sie die Details der Ausgabe ein und speichern Sie.

bexio verknüpft den gewählten Beleg mit der neuen Aufwendung. Der Posteingang nimmt bis zu 25 Dateien pro Upload an, jede höchstens 12 MB gross.

Weg 2: Direkt unter «Ausgaben»

1. Öffnen Sie «Ausgaben» → «Aufwendungen».
2. Legen Sie über die Schaltfläche oben eine neue Aufwendung an. Die Hilfe nennt sie «Neue Aufwendung» und an anderer Stelle «Neuer Aufwand».
3. Laden Sie den Beleg auf der rechten Seite hoch.
4. Ergänzen Sie die Angaben und speichern Sie.

Weg 3: Mit der App bexio Go

Beim Verarbeiten eines Scans entscheiden Sie in bexio Go zwischen «Rechnung» und «Auslage». Auslagen sind laut bexio Ausgaben, die direkt bezahlt wurden, etwa ein Kassenbeleg. Tipps zum Scannen finden Sie im Beitrag Belege scannen mit bexio Go.

Die Angaben in der Aufwendung

Titel und Nummerierung passen Sie direkt in der Aufwendung an. Weitere Felder sind:

• das Datum der Bezahlung,
• das Bankkonto, über das bezahlt wurde,
• die Währung,
• der Lieferant, wobei ein Kontakt nicht zwingend ist,
• das Buchungskonto im Feld «Buchungskonto» mit dem passenden Mehrwertsteuersatz.

Anschliessend buchen Sie die Aufwendung. Sie erhält den Status «Erledigt». Zu den Fremdwährungen gilt eine Ausnahme: Der Rundungsfaktor, den Sie für die Währung hinterlegt haben, wird bei Aufwendungen nicht angewendet. Erfassen Sie bei einem 5-Rappen-Rundungsfaktor eine Aufwendung über CHF 9.96, verbucht bexio exakt diesen Betrag und rundet nicht auf CHF 9.95.

Wenn Sie die Aufwendung später mit einer Banktransaktion abgleichen, bleibt in der Buchhaltung das ursprünglich erfasste Datum und Bankkonto bestehen. Nur die Anzeige in der Aufwendung ändert sich. Den Hintergrund erklärt der Beitrag Aufwendungen: abweichendes Datum und Bankkonto.

Die drei Status einer Aufwendung

Aufwendung löschen

Wie Sie löschen, hängt vom Status ab.

• Entwurf: Öffnen Sie die Aufwendung. Im Status «Entwurf» können Sie sie löschen.
• Erledigt: Setzen Sie die Aufwendung zuerst zurück. Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü und klicken Sie auf «Auf Entwurf zurücksetzen». bexio entfernt dabei die Buchung aus dem Journal. Danach löschen Sie die Aufwendung wie einen Entwurf.
• Verrechnet: Eine verrechnete Aufwendung lässt sich weder auf den Entwurf setzen noch löschen. Löschen Sie zuerst den verrechneten Aufwand aus der Kundenrechnung und entfernen Sie das Projekt. Dann wechselt die Aufwendung zurück auf «Erledigt» und Sie fahren wie oben beschrieben fort.

Beachten Sie: Dateien, die an Dokumente angehängt sind, lassen sich im Posteingang nicht löschen.

Aufwendung weiterverrechnen

Erfasste Aufwendungen können Sie in Kundenrechnungen weiterverrechnen. Dafür muss die Aufwendung im Status «Erledigt» sein. Ein Kontakt ist nicht zwingend. In der Rechnung klicken Sie unter den Positionen auf «Weitere Positionen» → «Aufwand», markieren die gewünschten Aufwendungen und klicken auf «Selektierte hinzufügen». Wie die Verknüpfung mit einem Projekt funktioniert, steht im Beitrag Lieferantenrechnung und Projekt: Kosten richtig zuordnen.

Typische Fehler

• Rechnung als Aufwendung erfasst: Wer eine Rechnung mit Zahlungsziel als Aufwendung bucht, hat keine Kreditorenbuchung und kann nicht aus bexio bezahlen.
• Falsches Bankkonto: Die Aufwendung bucht über das erfasste Konto. Ein späterer Abgleich mit einer Transaktion eines anderen Kontos ändert die Buchhaltung nicht.
• Beleg vergessen: Hängen Sie die Quittung an. Ohne Beleg gibt es keine Buchung.
• Zu früh verknüpft: Das Projekt lässt sich erst im Status «Erledigt» verknüpfen.

Häufige Fragen

Brauche ich für eine Aufwendung einen Kontakt?

Nein. Ein Lieferant lässt sich eintragen, ist aber nicht zwingend. Bei der Lieferantenrechnung ist der Kontakt Pflicht.

Kann ich eine Aufwendung über bexio bezahlen?

Nein. Aufwendungen sind bereits bezahlt. Zahlungen aus bexio lösen Sie nur bei Lieferantenrechnungen aus.

Kann ich mehrere Mehrwertsteuersätze auf einem Beleg erfassen?

In der mobilen App nicht. Laut bexio steht die Erfassung mit mehreren Sätzen nur in der Web-Anwendung und nur für Lieferantenrechnungen zur Verfügung, nicht für Auslagen.

Fazit

Die Aufwendung ist die richtige Belegart für alles, was Sie bereits bezahlt haben. Beleg hochladen, Konto und Mehrwertsteuer prüfen, buchen: Dann ist sie «Erledigt» und lässt sich bei Bedarf dem Kunden weiterverrechnen. Löschen geht nur als Entwurf, deshalb setzen Sie gebuchte Aufwendungen vorher zurück. Bezahlen Sie erst später, ist die Lieferantenrechnung die bessere Wahl.