Set-Produkte in bexio verwenden

Ein Set-Produkt besteht in bexio aus mehreren anderen Produkten. Sie legen es wie ein normales Produkt an und hinterlegen die Bestandteile über die Aktion «Set-Produkt erfassen». Den Verkaufspreis tragen Sie selbst ein. Der Einkaufspreis lässt sich automatisch aus den Bestandteilen berechnen. Beim Lager zählt vor allem eine Frage: Soll das Set selbst Bestand führen, oder nur seine Bestandteile?

Zwei Verwendungen, ein Werkzeug

Die bexio-Hilfe unterscheidet zwei Anwendungen:

• Produktpaket: Mehrere Artikel werden zusammen verkauft. Ein Beispiel aus dem Alltag eines Servicebetriebs wäre das «Wartungsset Filter», bestehend aus zwei Filtermatten und einem Dichtungsring. Der Kunde bestellt das Set, im Lager liegen die Einzelteile.
• Produktionsprodukt: Ein Gerät wird aus Komponenten gebaut oder zusammengestellt. Die Komponenten sind Lagerprodukte, das fertige Gerät ist das Set.

Beides legen Sie auf dieselbe Weise an. Der Unterschied liegt im Lager, dazu unten mehr.

Set-Produkt anlegen

1. Bestandteile erfassen. Jeder Bestandteil ist ein eigenes Produkt. Soll sein Bestand geführt werden, setzen Sie im Produkt «Ist ein Produkt mit Lager». Das Grundlagenwissen dazu steht im Beitrag Lager in bexio: Grundlagen für KMU.
2. Set als neues Produkt anlegen. Unter «Produkte» klicken Sie auf «Neues Produkt». Produktcode, Name und Beschreibung des Sets erscheinen später auf Ihren Dokumenten.
3. Produkt öffnen. Klicken Sie rechts unter «Aktionen» auf «Set-Produkt erfassen».
4. Bestandteil wählen. Wählen Sie im Fenster das Produkt und die Anzahl und bestätigen Sie mit «Speichern».
5. Wiederholen. Fügen Sie so jeden weiteren Bestandteil hinzu.

Im Set-Produkt sehen Sie danach alle hinterlegten Bestandteile mit Produktnummer, Name und Anzahl. Kontrollieren Sie diese Liste. Eine falsche Anzahl wirkt sich später direkt auf Preis und Lagerbuchung aus.

Preise festlegen

Der Einkaufspreis des Sets kann automatisch aus seinen Bestandteilen berechnet werden:

1. Öffnen Sie das Set und klicken Sie oben rechts auf das Bleistift-Symbol.
2. Setzen Sie den Haken bei «Einkaufspreis automatisch berechnen».
3. Speichern Sie.

Voraussetzung ist laut bexio-Hilfe, dass alle Bestandteile dieselbe Währung haben. Den Verkaufspreis berechnet bexio nicht. Den legen Sie von Hand fest. Setzen Sie ihn so an, dass nach Abzug der berechneten Einkaufskosten die gewünschte Marge bleibt.

Ändert sich der Einkaufspreis eines Bestandteils, prüfen Sie danach den Einkaufspreis des Sets. Ob bexio ihn in diesem Fall von selbst nachführt, beschreibt die Hilfe nicht.

Wie das Lager reagiert

Entscheidend ist, welche Produkte «Ist ein Produkt mit Lager» tragen. Die bexio-Hilfe beschreibt die Folgen für zwei Konstellationen:

Für die meisten Betriebe ist die erste Zeile die richtige Wahl. Sie verkaufen ein Paket, im Lager bewegen sich die Einzelteile. Wie viele Pakete Sie zusammenstellen können, lesen Sie an den Beständen der Bestandteile ab. Einen eigenen Bestand für das Set führt bexio in dieser Variante nicht, dafür müssen Sie nichts doppelt pflegen.

Wichtig bleibt der Ablauf, der das Lager überhaupt bewegt. Produkte auf Rechnungen lösen laut bexio-Hilfe keine Lagerbewegung aus. Das Set muss also über einen Auftrag und einen Lieferschein laufen, damit die Bestandteile ausgebucht werden. Wie ein Lieferschein aus dem Auftrag entsteht, erklärt der Beitrag Lieferschein erstellen und Teillieferungen.

Produktionsprodukte mit eigenem Bestand

Sie möchten sehen, wie viele fertige Geräte an Lager sind? Dann wird es laut bexio-Hilfe komplizierter. Stellen Sie ein Set einfach auf «Ist ein Produkt mit Lager» um, gibt es Probleme bei Bestellung und Lieferung. Wird ein solches Produktionsprodukt ausgeliefert, bucht bexio beim Set und bei den hinterlegten Produkten je ein Stück ab. Die Produktion lässt sich so nicht abbilden.

Die Hilfe beschreibt einen Umweg:

1. Legen Sie ein weiteres Produkt an, das kein Set-Produkt ist, und markieren Sie es als «Ist ein Produkt mit Lager».
2. Führen Sie die Produktion über einen internen Auftrag mit Lieferschein aus. Dabei werden die benötigten Komponenten ausgebucht.
3. Den Bestand der fertigen Geräte aktualisieren Sie von Hand unter «Produkte» → «Eingänge / Ausgänge». Wie das geht, steht im Beitrag Lagerbestand in bexio manuell anpassen.

Der Aufwand lohnt sich nur, wenn Sie den Bestand fertiger Geräte wirklich brauchen. Sonst bleibt das Set ein normales Produkt, dessen Komponenten gebucht werden.

Typische Fehler vermeiden

• Set und Bestandteile doppelt als Lagerprodukt: Das Set bucht dann zusätzlich zu den Bestandteilen. Entscheiden Sie bewusst, was Bestand führt.
• Bestandteile ohne Lager: Wurde bei einem Bestandteil das Lager nicht aktiviert, bleibt sein Bestand unverändert. Entfernen Sie in einer Bestellung die Position, aktivieren Sie das Lager im Produkt und fügen Sie es erneut ein.
• Gemischte Währungen: Mit verschiedenen Währungen in den Bestandteilen kann bexio den Einkaufspreis nicht automatisch berechnen.
• Rechnung statt Auftrag: Ohne Auftrag und Lieferschein bewegt sich kein Bestand.

Häufige Fragen

Sieht der Kunde die Bestandteile des Sets?

Dazu sagt die bexio-Hilfe für Set-Produkte nichts. Auf den Dokumenten erscheinen die Angaben, die Sie im Set selbst erfasst haben. Kontrollieren Sie die Vorschau, bevor Sie das Dokument versenden.

Was ist der Unterschied zu Serien-Produkten?

Auch Serien-Produkte bündeln Komponenten unter einem Hauptprodukt. Laut bexio-Hilfe dienen sie vor allem der Übersicht. Mehr dazu im Beitrag Serien-Produkte und Seriennummern.

Kann ich ein Set in ein anderes Set legen?

Die Hilfe beschreibt das nicht. Gehen Sie vorsichtig vor und testen Sie zuerst mit Musterprodukten, bevor Sie echte Bestände damit verbuchen.

Fazit

Set-Produkte sparen Erfassungsarbeit, wenn Sie Pakete oder zusammengesetzte Geräte verkaufen. Legen Sie zuerst die Bestandteile an, fassen Sie sie im Set zusammen und lassen Sie bexio den Einkaufspreis berechnen. Führen Sie das Lager in der Regel bei den Bestandteilen und lassen Sie das Set ein normales Produkt bleiben. Nur wer den Bestand fertiger Geräte braucht, geht den Umweg über ein zusätzliches Lagerprodukt.