Kontakt lässt sich nicht löschen: archivieren

Das ist kein Fehler: In bexio lässt sich ein Kontakt nicht löschen, sondern nur archivieren. Ein archivierter Kontakt verschwindet aus der aktiven Liste und kann in Dokumenten nicht mehr verwendet oder bearbeitet werden. Er lässt sich wiederherstellen. Sollen die Personendaten wirklich verschwinden, gibt es einen eigenen Weg, der von den Aufbewahrungspflichten abhängt.

Symptome erkennen

Die folgenden Beobachtungen führen alle auf dieselbe Eigenschaft von bexio zurück.

• Im Kontakt gibt es keine Schaltfläche zum Löschen. Das ist Absicht. Die Funktion existiert für Kontakte nicht.
• Beim Archivieren aus der Kontaktliste erscheint eine Fehlermeldung. Die bexio-Hilfe nennt als mögliche Ursache eine fehlende Berechtigung zum Bearbeiten von Kontakten.
• Ein Kontakt ist aus der Liste und der Auswahl in Dokumenten verschwunden. Er wurde archiviert, vielleicht von einer Kollegin oder einem Kollegen.
• Ein Kontakt lässt sich nicht mehr bearbeiten. Auch das gehört zum archivierten Zustand.
• Eine Kundin verlangt, dass ihre Daten gelöscht werden. Hier genügt Archivieren allein nicht, die Daten bleiben im Kontakt gespeichert.

Was archiviert in der Praxis bedeutet

Der Unterschied zwischen aktiv und archiviert zeigt sich an vier Stellen. Die Angaben stammen aus der bexio-Hilfe.

Archivieren ändert die gespeicherten Daten nicht. Wer sie vernichten will, überschreibt sie vor dem Archivieren. Löschen im Sinne einer endgültigen Entfernung kennt bexio für Kontakte nicht.

Ursachen und Lösungen in Prüfschritten

1. Kontakt archivieren. Öffnen Sie den Kontakt unter «Kontakte» und archivieren Sie ihn direkt im Datensatz. Mehrere Kontakte erfassen Sie gleichzeitig, indem Sie in der Liste das Kästchen neben den Kontakten markieren.
2. Berechtigung prüfen. Meldet bexio beim Archivieren einen Fehler, kontrollieren Sie die Benutzerrechte. Sie brauchen die Berechtigung, Kontakte zu bearbeiten. Wie Sie die Rechte prüfen, steht im Beitrag Menü oder Daten fehlen: Benutzerrechte prüfen.
3. Archivierte Kontakte wiederfinden. Die Kontaktliste hat die Standardfilter «Alle» und «Archiviert». Archivierte Kontakte sind laut Hilfe nur im zweiten sichtbar. Wählen Sie ihn, öffnen Sie den gewünschten Kontakt und verwenden Sie die Option «Wiederherstellen».
4. Vor dem Archivieren offene Vorgänge klären. Ein archivierter Kontakt lässt sich nicht mehr bearbeiten und nicht mehr in Dokumenten verwenden. Schliessen Sie deshalb offene Angebote und Rechnungen ab, bevor Sie archivieren. Was mit bereits bestehenden offenen Dokumenten genau geschieht, beschreibt die Hilfe nicht. Falls ein Kontakt versehentlich archiviert wurde, stellen Sie ihn wieder her.
5. Dubletten bereinigen. Ein doppelter Kontakt wird archiviert, nicht gelöscht. Das Vorgehen beschreibt Dubletten im Kontaktstamm finden und bereinigen.

Wenn die Daten wirklich verschwinden sollen

Archivieren entfernt den Kontakt aus der aktiven Arbeit, aber nicht seine Daten. Verlangt eine Person die Löschung oder wollen Sie Daten aus eigenem Anlass vernichten, unterscheidet die bexio-Hilfe zwei Fälle.

Es besteht eine Geschäftsbeziehung. Gibt es Dokumente oder Buchungen zum Kontakt, empfiehlt bexio, die Daten grundsätzlich nicht zu löschen. Sie haben nach der Hilfe ein berechtigtes Interesse, den Kontakt zu behalten. Für die Buchhaltung kommt eine gesetzliche Pflicht dazu: Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind nach Art. 958f OR während zehn Jahren aufzubewahren, die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Kontaktdaten auf bestehenden Rechnungen lassen sich in bexio ohnehin nicht ändern.

Es besteht keine Geschäftsbeziehung. Dann beschreibt bexio folgenden Weg:

1. Überschreiben Sie die relevanten Felder wie Name, Adresse und E-Mail mit Platzhalterdaten oder löschen Sie die Einträge.
2. Archivieren Sie den Kontakt anschliessend.
3. Beachten Sie, dass sich die ursprünglichen Daten in bexio nicht automatisch wiederherstellen lassen.

Nach der bexio-Hilfe ist dieses Vorgehen datenschutzkonform. Das Datenschutzgesetz verlangt in Art. 6 Abs. 4 DSG, dass Personendaten vernichtet oder anonymisiert werden, sobald sie für den Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind. Bestehen gleichzeitig gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Belege, hängt die Antwort vom Einzelfall ab. Klären Sie das im Zweifel mit einer Fachperson. Mehr zu Auskunft und Löschbegehren erklärt Datenschutz im Kundenstamm: was das nDSG von KMU verlangt. Zur Frist selbst siehe Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen in der Schweiz.

Beispiel mit Musterdaten: Am Messestand haben Sie «Max Beispiel» als Kontakt erfasst. Es kam nie zu einer Offerte, und Herr Beispiel verlangt die Löschung seiner Daten. Es existieren weder Dokumente noch Buchungen. Sie überschreiben Name, Adresse und E-Mail mit Platzhaltern und archivieren den Kontakt. Hätte er eine bezahlte Rechnung, würden Sie den Kontakt nach der Empfehlung von bexio nur archivieren und seine Daten behalten.

Praxistipp: Dokumentieren Sie intern, wann und warum Sie einen Kontakt anonymisiert haben, zum Beispiel mit einer kurzen Notiz in Ihrer Ablage. So können Sie später belegen, dass Sie ein Löschbegehren bearbeitet haben.

Wann der bexio-Support weiterhilft

Bleibt eine Fehlermeldung beim Archivieren bestehen, obwohl Ihre Benutzerrechte stimmen, wenden Sie sich an den bexio-Support über das Kontaktformular. Notieren Sie vorher die Kontaktnummer, den Zeitpunkt, die Meldung im Wortlaut und Ihre E-Mail-Adresse.

Häufige Fragen

Kann ich einen Kontakt ohne Dokumente löschen?

Auch dann nicht. Die bexio-Hilfe nennt keine Ausnahme: Kontakte können nur archiviert werden. Wollen Sie die Daten vernichten, überschreiben Sie die Felder vor dem Archivieren.

Löscht die Funktion «Daten löschen» auch meine Kontakte?

Nein. Mit dieser Funktion setzen Superadmins ihr Konto zurück, gedacht ist sie vor allem für den Start nach einer Testphase. Die Kontakte bleiben laut Hilfe erhalten. Die Löschung der Dokumente lässt sich nicht rückgängig machen.

Wie lösche ich einen Benutzer, der nicht mehr im Betrieb ist?

Das ist eine andere Funktion. Benutzer mit Login löschen Sie unter «Einstellungen» → «Benutzer» → «Benutzer verwalten» mit dem Papierkorb-Symbol. Sein Name bleibt in bestehenden Dokumenten erhalten.

Fazit

Dass sich ein Kontakt in bexio nicht löschen lässt, ist Teil der Funktionsweise. Archivieren räumt die Kontaktliste auf, und über den Filter «Archiviert» kommen Sie jederzeit zurück. Sollen Personendaten ganz verschwinden, prüfen Sie zuerst, ob eine Geschäftsbeziehung besteht und Aufbewahrungsfristen laufen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.