Menü oder Daten fehlen: Benutzerrechte prüfen

Fehlt einer Person in bexio ein Menüpunkt oder sieht sie nur einen Teil der Einträge, prüfen Sie als Erstes die Benutzerrechte. Ist ein Modul dort deaktiviert, erscheint es beim Benutzer nicht in der Navigation. Ein Superadmin oder der Kontoinhaber passt die Rechte unter «Einstellungen» → «Benutzer» → «Benutzer verwalten» pro Benutzer an. Erst wenn sie stimmen, lohnt sich der Blick auf Paket und Optionen.

Symptome erkennen

Das Muster des Problems zeigt, wo Sie zuerst suchen. Die Tabelle fasst zusammen, was die bexio-Hilfe zu den einzelnen Beschwerden beschreibt.

Ursachen und Lösungen in Prüfschritten

Gehen Sie die Schritte der Reihe nach durch. Die ersten vier betreffen die Rechte des Benutzers, die übrigen Rollen, Paket und Zugang.

1. Klären Sie, wer Rechte ändern darf. Laut bexio-Hilfe können der Kontoinhaber und Benutzer mit der Rolle Superadmin Rechte bearbeiten. Gehören Sie nicht dazu, bitten Sie eine dieser Personen um Hilfe.
2. Öffnen Sie die Benutzerrechte. Gehen Sie zu «Einstellungen» → «Benutzer» → «Benutzer verwalten» und bearbeiten Sie die Benutzerrechte der betroffenen Person. Achten Sie darauf, dass Sie den richtigen Benutzer öffnen, nicht Ihr eigenes Profil.
3. Prüfen Sie das Modul. Aktiviert bedeutet: Der Benutzer sieht das Modul in der Navigation. Deaktiviert bedeutet: Kein Zugriff, und das Modul erscheint auch nicht im Menü. Fehlt ein ganzer Menüpunkt, ist das die erste Stelle.
4. Prüfen Sie «Ansicht» und «Editieren». Bei «Ansicht» bedeutet «Alle», dass jeder Eintrag sichtbar ist, «Nur Eigene», dass der Benutzer nur seine selbst erstellten Einträge sieht. Bei «Editieren» gilt: «Alle» erlaubt das Erstellen, Bearbeiten und Löschen unabhängig vom Ersteller, «Nur eigene» nur bei eigenen Einträgen, «Keine» gar nicht. Wer Kolleginnen und Kollegen vertritt, braucht oft «Alle».
5. Suchen Sie abhängige Rechte. Einzelne Funktionen hängen an mehreren Rechten. Damit der Reiter «Finanzen» samt Kontoauszügen bei einem Kontakt funktioniert, müssen laut Hilfe neben den Kontoauszügen auch die Rechte für Kontakte, Rechnungen und Angebote aktiv sein. Ähnlich funktioniert der Import: Die Kontaktimport-Funktion erscheint mit dem Recht «Editieren = alle» für das Modul «Kontakte», der Produktimport braucht das Recht «Admin».
6. Unterscheiden Sie Admin und Superadmin. Der Superadmin schaltet nur den Zugriff auf «Alle Einstellungen» und auf die Benutzerrechte frei. Ein Admin hat Zugriff auf die Einstellungen. Fehlen Einstellungen, prüfen Sie also die Rollen und nicht die Module. Ein Superadmin kann sich fehlende Adminfunktionen selbst freischalten.
7. Prüfen Sie Paket und Optionen. Unter «Einstellungen» → «Paket und Optionen» sehen Sie, was Ihr Konto enthält. Die Lohnbuchhaltung ist zum Beispiel eine Option, die zuerst aktiviert werden muss. Danach erscheint sie in der Navigation unter «Löhne» und ist nur für Benutzer mit Superadmin-Berechtigung zugänglich. Auch ein Wechsel auf ein kleineres Paket kann Funktionen und Benutzer wegfallen lassen, wie die Hilfe zum Paketwechsel beschreibt. Einzelne Funktionen sind ausserdem nur mit bestimmten Paketen verfügbar. Einen Überblick gibt bexio-Pakete im Überblick.
8. Prüfen Sie Firma und Zugang. Wer mehrere Firmen hat, muss in der richtigen angemeldet sein. In der App bexio Go wechseln Sie die Firma in der Kopfzeile. Fehlen in der App Zeiterfassungs-Funktionen, ist laut Hilfe das Recht «Zeit-/Leistungserfassung» nötig.
9. Kontrollieren Sie das Ergebnis. bexio empfiehlt, vergebene Rechte nach der Änderung zu überprüfen. So stellen Sie sicher, dass der Benutzer genau die Berechtigungen hat, die vorgesehen waren.

Sonderfall Treuhänder

Treuhänder haben eigene Berechtigungen, die Sie getrennt verwalten. Laut bexio-Hilfe laden Sie sie über «Einstellungen» → «Benutzer» ein und bearbeiten ihre Rechte über «Berechtigungen bearbeiten». Dort legen Sie für jeden Bereich fest, was der Treuhänder sehen und tun darf. Sieht er einen Bereich nicht, prüfen Sie zuerst diese Liste. Wie die Zusammenarbeit insgesamt aufgebaut wird, zeigt der Beitrag Zusammenarbeit mit dem Treuhänder in bexio.

Wann der bexio-Support weiterhilft

Bleibt das Problem trotz stimmender Rechte, Rollen, Option und Firma bestehen, wenden Sie sich an den bexio-Support über das Kontaktformular. Das ist der Weg, den die bexio-Hilfe an mehreren Stellen nennt. Bereiten Sie vor:

• Ihre E-Mail-Adresse und den Firmennamen des bexio-Kontos,
• die Kundennummer. Sie finden sie laut Hilfe unter «Einstellungen» → «Pakete und Optionen»,
• den betroffenen Benutzer, den fehlenden Menüpunkt und die Schritte, die Sie bereits geprüft haben.

Für das Einrichten von Benutzern und Rollen im Normalfall gibt es zudem den Beitrag Benutzer und Rechte in bexio verwalten.

Häufige Fragen

Hat ein Superadmin automatisch alle Rechte?

Nein. Die Rolle schaltet nur den Zugriff auf «Alle Einstellungen» und auf die Benutzerrechte frei. Weitere Rechte, etwa für einzelne Module, müssen Sie separat vergeben. Der Superadmin kann sie sich allerdings selbst freischalten.

Kann ein Benutzer einen fehlenden Menüpunkt selbst beheben?

Nein, sofern er nicht Kontoinhaber oder Superadmin ist. Er kann dem Verantwortlichen aber genau mitteilen, welcher Menüpunkt oder welche Schaltfläche fehlt. Das spart die Suche.

Warum sieht ein Benutzer weniger Rechnungen als die Kollegin?

Meist steht «Ansicht» auf «Nur Eigene». Der Benutzer sieht dann nur die Einträge, die er selbst erstellt hat. Mit «Alle» sieht er alle Einträge des Moduls.

Fazit

Fehlt in bexio ein Menüpunkt oder fehlen Daten, prüfen Sie zuerst das Modul, dann «Ansicht» und «Editieren», dann die Rollen Admin und Superadmin. Danach folgen Paket, Optionen und die gewählte Firma. Wer so vorgeht, grenzt die Ursache systematisch ein, bevor er den Support einschaltet.