Überzahlung, Teilzahlung und Rückerstattung in bexio

Zahlt ein Kunde mehr oder weniger als den Rechnungsbetrag, hängt die richtige Buchung davon ab, was mit der Differenz geschehen soll. Eine Überzahlung verrechnen Sie mit der nächsten Rechnung, erstatten sie zurück oder behalten sie als Ertrag. Fehlt Geld, buchen Sie den Rest als Skonto oder Gutschrift aus. Wird Geld aus Kulanz zurückgegeben, gehören Zahlungsausgang und Gutschrift zusammen.

Grundlage: das Kundenkonto

Jeder Kontakt hat in bexio ein Kundenkonto. Es zeigt Rechnungen, Gutschriften, Ein- und Auszahlungen sowie manuelle Kundenbuchungen. Rechnungen belasten das Konto, Zahlungen gleichen es aus. Zahlt der Kunde mehr, entsteht ein Plus. Dieses Guthaben führt bexio standardmässig auf dem Konto 2030. Haben Sie Ihren Kontenplan angepasst, kann die Nummer abweichen.

Öffnen Sie das Kundenkonto über den Kontakt: Register «Finanzen», dann «Konto anzeigen». Wie Sie Zahlungen sonst von Hand erfassen, steht im Beitrag Zahlungseingang in bexio manuell verbuchen.

Überzahlung: drei Wege

Der Kunde hat zu viel überwiesen, versehentlich oder absichtlich, oder die Rechnung sogar doppelt bezahlt. Entscheiden Sie zuerst, was mit dem Mehrbetrag passieren soll.

Weg 1: mit der nächsten Rechnung verrechnen

1. Gleichen Sie die Zahlung inklusive Überzahlung mit der Rechnung ab. Den Mehrbetrag verbucht bexio automatisch als Guthaben auf dem Kundenkonto.
2. Erstellen Sie die nächste Rechnung für denselben Kunden. Steht sie im Status «Offen», können Sie das Guthaben direkt darin abbuchen.

Hilfreich ist die Übersicht unter «Verkauf» → «Weitere» → «Rechnungen mit verfügbarem Kundenguthaben». Sie listet alle Rechnungen auf, bei denen ein Guthaben oder eine Gutschrift zur Verrechnung bereitsteht. Öffnen Sie eine Rechnung daraus, klicken Sie auf «+ Guthaben als Zahlungseingang verbuchen». Danach aktualisieren sich die Felder «Zahlungseingänge» und «Offener Betrag».

Weg 2: den Mehrbetrag zurückzahlen

1. Gleichen Sie die Zahlung inklusive Überzahlung mit der Rechnung ab. Der Mehrbetrag landet auf dem Kundenkonto.
2. Erfassen Sie eine Zahlung über den zu viel erhaltenen Betrag, entweder im bexio-Banking oder direkt im E-Banking.
3. Sobald die Transaktion im Banking erscheint, buchen Sie sie mit der Option «Kundenbuchung» gegen das Kundenkonto des Rechnungsempfängers. Damit ist die Überzahlung ausgeglichen.

Eine Alternative nennt die bexio-Hilfe selbst: Teilen Sie den Betrag schon beim ersten Abgleich auf. Der Rechnungsbetrag geht auf die Rechnung, der Mehrbetrag auf ein Durchlaufkonto. Als Beispiel nennt bexio «1099 - Unklare Beträge». Die spätere Auszahlung buchen Sie dann gegen dasselbe Durchlaufkonto statt gegen das Kundenkonto. Ob Ihr Kontenplan ein solches Konto hat, sehen Sie in der Buchhaltung.

Ohne Bankabgleich geht es ebenfalls: Im Kundenkonto erfassen Sie mit «+ Kundenbuchung» eine manuelle Buchung. Laut bexio-Hilfe dient sie unter anderem der Rückerstattung einer Überzahlung.

Weg 3: den Mehrbetrag behalten

Zahlt der Kunde mit Absicht mehr, etwa als Dank für eine ausserordentliche Leistung, verbuchen Sie den Mehrbetrag als Ertrag:

1. Öffnen Sie beim Abgleich die Zahlung und suchen Sie die Rechnungsnummer oder den Rechnungsempfänger.
2. Tragen Sie unter «Neuer Zahlungseingang» nur den Rechnungsbetrag ein, bestätigen Sie mit Enter oder Tabulator und wählen Sie «Betrag aufteilen».
3. Klicken Sie für die zweite Buchung auf «Manuelle Buchung» und wählen Sie ein Ertragskonto. bexio berechnet den Mehrbetrag automatisch.
4. Bestätigen Sie mit «Jetzt abgleichen».

Welches Ertragskonto passt, ist eine Frage für Ihren Treuhänder. Die bexio-Hilfe weist ausdrücklich darauf hin, dass das Konto in ihrem Beispiel nur eine Illustration ist.

Unterzahlung und Teilzahlung

Der Kunde zahlt weniger als verlangt. Gleichen Sie in jedem Fall zuerst den tatsächlich eingegangenen Betrag mit der Rechnung ab. Was mit dem Rest geschieht, hängt vom Grund ab.

Gerechtfertigter Abzug

Den fehlenden Restbetrag verbuchen Sie im Register «Zahlungseingänge & Gutschriften» als «Skonto» oder «Gutschrift». Der Unterschied ist für die Steuer wichtig: Skonto hat laut bexio Einfluss auf die MWST. Darf die Buchung keinen Einfluss auf die MWST haben, verwenden Sie die Gutschrift. Soll der Rest als Debitorenverlust gebucht werden, braucht es zusätzlich eine Korrekturbuchung unter «Manuelle Buchungen». Buchungssätze nennt Ihnen die bexio-Hilfe nicht. Sie verweist dafür auf Treuhänder oder Buchhalter.

Zahlung in Teilen

Wer in Raten oder Teilbeträgen zahlt, erfasst jede eingehende Zahlung einzeln. Die Rechnung bleibt bis zur letzten Zahlung teilweise bezahlt. Für den Abgleich zählen laut bexio-Hilfe nur Rechnungen im Status «Offen» oder «Teilweise». Ein vereinbarter Zahlungsplan ist ein eigenes Thema, siehe Ratenzahlung vereinbaren und abrechnen.

Der Rest wird nie bezahlt

Für eine Rechnung, die nur teilweise oder gar nicht mehr bezahlt wird, gibt es zwei Wege:

• Ganze Rechnung: Öffnen Sie die Rechnung, wechseln Sie ins Register «Mahnungen» und klicken Sie auf die Schaltfläche «Rechnung auf nicht bezahlt setzen». bexio bucht den ursprünglichen Ertrag mit einer Umkehrbuchung zurück und ändert den Status auf «Nicht bezahlt».
• Teilzahlung oder abgerechnete MWST-Periode: Dann funktioniert diese Schaltfläche nicht. Erstellen Sie stattdessen im Register «Zahlungseingänge & Gutschriften» eine Gutschrift über den offenen Restbetrag und verrechnen Sie sie mit der Rechnung. bexio führt dabei eine Umkehrbuchung gegen das Ertragskonto der Gutschrift und das Debitorenkonto aus.

Wollen Sie den Ausfall als Debitorenverlust buchen, geschieht das mit einer manuellen Umbuchung. Den Weg zeigt der Beitrag Debitorenverlust in bexio verbuchen.

Rückerstattung aus Kulanz

Der Kunde hat korrekt bezahlt, Sie erstatten aber aus Kulanz einen Teil oder alles zurück. Dann gehören ein Zahlungsausgang und eine Gutschrift zusammen:

1. Der Kunde bezahlt die Rechnung vollständig, Sie gleichen die Transaktion mit der Rechnung ab.
2. Erfassen Sie die Rückzahlung im bexio-Banking oder direkt im E-Banking.
3. Die Transaktion dieser Auszahlung setzen Sie auf «ignoriert», denn Transaktionen lassen sich nicht mit Gutschriften abgleichen.
4. Erstellen Sie eine Gutschrift. Tragen Sie optional unter «Texte» → «Referenz» die Rechnungsnummer ein, damit der Bezug erhalten bleibt. Klicken Sie auf «Gutschrift ist gestellt».
5. Öffnen Sie in der Gutschrift das Register «Zahlungsausgänge & Rechnungen» und erfassen Sie einen neuen Zahlungsausgang mit dem Valuta-Datum der Rückzahlung über das passende Bankkonto.

Wie eine Gutschrift entsteht, beschreibt der Beitrag Gutschriften in bexio erstellen.

Häufige Fragen

Wo sehe ich ein Guthaben des Kunden?

Im Kundenkonto: Kontakt öffnen, Register «Finanzen», «Konto anzeigen». Dort stehen auch Überzahlungen und erhaltene Akontozahlungen. Eine Übersicht über Rechnungen mit verfügbarem Guthaben finden Sie unter «Verkauf» → «Weitere».

Kann ich eine Kundenbuchung aus dem Bankabgleich wieder löschen?

Nicht direkt im Kundenkonto. Heben Sie im Banking die Verknüpfung auf: Unter «Transaktionen anzeigen» wählen Sie bei der Transaktion «Aktionen», dann «Abgleich rückgängig». Die Buchung verschwindet dabei aus dem Kundenkonto.

Wer sagt mir, auf welches Konto ich buchen muss?

Ihr Treuhänder oder Buchhalter. Die bexio-Hilfe nennt Beispielkonten, bietet aber keinen buchhalterischen Support. Das gilt vor allem für Ertragskonten, Skonto und Debitorenverluste.

Fazit

Bei Abweichungen zwischen Rechnung und Zahlung lohnt sich zuerst die Frage, was mit der Differenz passieren soll. Überzahlungen verrechnen, erstatten oder behalten Sie über das Kundenkonto. Fehlende Beträge buchen Sie als Skonto oder Gutschrift aus. Jede Rückerstattung braucht Auszahlung und Gutschrift. Klären Sie bei Konten und MWST-Folgen immer vorab mit Ihrem Treuhänder.