Bank- und Kassenkonto in bexio anlegen

Bank- und Kassenkonten legen Sie in bexio im Bereich «Banking» an. Ein Bankkonto erstellen Sie über den grünen Button «Bankkonto hinzufügen», ein Kassenkonto über das Drei-Punkte-Symbol daneben mit «Neues Kassenkonto». Beide werden mit einem Konto im Kontenplan verknüpft und stehen danach als Zahlkonto bei Rechnungen und Buchungen zur Verfügung. Wählen Sie das Buchhaltungskonto gleich beim Anlegen sorgfältig, denn die Verknüpfung lässt sich später nicht beliebig ändern.

Wozu Bank- und Kassenkonten dienen

Mit den Geldkonten (Kasse, Post, Bank) bildet bexio Ihre flüssigen Mittel ab. Sie werden im Kontenplan in der Gruppe «Flüssige Mittel» geführt. Damit Sie ein Konto beim Verbuchen von Zahlungen in Rechnungen oder Lieferantenrechnungen auswählen können, muss es zuvor im Banking erfasst sein. Das gilt für echte Bankkonten ebenso wie für Kassen, Kreditkarten oder Durchlaufkonten.

Wer neu mit der Buchhaltung startet, findet im Einrichtungsassistenten bereits ein «Musterbankkonto». Die bexio-Hilfe empfiehlt, daraus das erste richtige Bankkonto zu machen, indem Sie die Angaben ergänzen.

Bankkonto anlegen

1. Öffnen Sie den Bereich «Banking».
2. Klicken Sie oben rechts auf den grünen Button «Bankkonto hinzufügen».
3. Füllen Sie im zweiten Schritt alle mit einem Sternchen (*) gekennzeichneten Felder aus. Diese Angaben erscheinen auf dem QR-Einzahlungsschein, den Ihre Kunden erhalten.
4. Entscheiden Sie, ob das Bankkonto mit einem bestehenden Konto aus dem Kontenplan verknüpft oder ob dafür ein neues Konto erstellt wird.
5. Speichern Sie das Konto.

Beim Anlegen legen Sie auch fest, wie Debitoren- und Kreditorentransaktionen in bexio ankommen. Die bexio-Hilfe nennt vier Varianten: Sammelbuchungen oder Einzelbuchungen, jeweils mit oder ohne Details. Bei Sammelbuchungen werden die Zahlungsausgänge desselben Datums in einem Betrag übermittelt, bei Einzelbuchungen erscheint jede Zahlung einzeln. Bei den Einzelbuchungen können Kosten der Bank anfallen. Informieren Sie sich vorab bei Ihrer Bank.

QR-Rechnung auf dem Bankkonto aktivieren

Wollen Sie QR-Rechnungen mit diesem Konto stellen, öffnen Sie im Banking das Konto mit «Bankkonto bearbeiten» und aktivieren unterhalb der Bankdaten die Funktion «Rechnung mit QR-Code». Anschliessend wählen Sie eine von drei Einrichtungsmöglichkeiten: IBAN mit Creditor Reference, QR-IBAN mit QR-Referenz-ID oder nur IBAN. Welche passt und wie der automatische Abgleich davon abhängt, erklärt der Beitrag QR-Rechnung: was KMU wissen müssen. Pro Bankkonto lässt sich laut bexio nur entweder der orange Einzahlungsschein oder die Rechnung mit QR-Code aktivieren. Mit der Aktivierung überschreibt bexio den orangen Einzahlungsschein automatisch.

Kassenkonto anlegen

Ein Kassenkonto brauchen Sie für Barzahlungen und als Durchlaufkonto, etwa für Kreditkarten oder Zahlungsdienstleister. Es muss ebenfalls zuerst im Banking angelegt werden, bevor Sie es in Dokumenten wie Kunden- oder Lieferantenrechnungen nutzen können.

1. Öffnen Sie «Banking».
2. Klicken Sie neben dem grünen Button «Bankkonto hinzufügen» auf das Drei-Punkte-Symbol.
3. Wählen Sie «Neues Kassenkonto».
4. Geben Sie eine Bezeichnung und die Währung ein und füllen Sie die weiteren Pflichtfelder aus.
5. Ordnen Sie das Kassenkonto einem bestehenden Konto im Kontenplan zu oder erstellen Sie direkt ein neues Konto für die Finanzbuchhaltung.

Zwei Stolperfallen nennt die bexio-Hilfe:

• Verlangt bexio eine IBAN, haben Sie versehentlich «Bankkonto hinzufügen» statt «Neues Kassenkonto» gewählt. Das Drei-Punkte-Symbol gehört daneben.
• Als Kassenkonto lassen sich nur Aktivkonten (1xxx) wählen. Möchten Sie ein Konto aus der 2000er-Reihe verwenden, muss dessen Art im Kontenplan zuerst von Passiv auf Aktiv geändert werden.

In anderen Anleitungen beschreibt die bexio-Hilfe einen zweiten Weg: «Bankkonto hinzufügen» und dort die Option «Ist ein Kassenkonto» aktivieren. Beide Wege führen zu einem Kassenkonto. Bei einer Kasse für Barverkäufe verhindert das zudem, dass auf der Rechnung unnötig ein QR-Einzahlungsschein gedruckt wird. Für Durchlaufkonten wie Transferkonten lesen Sie weiter im Beitrag Transferkonto: Geld zwischen eigenen Konten buchen.

Verknüpfung mit dem Kontenplan: einmal sauber entscheiden

Legen Sie im Banking ein Bank- oder Kassenkonto an, erzeugt bexio im Hintergrund in der Finanzbuchhaltung ein verknüpftes Konto im Kontenplan. Diese Verbindung ist laut bexio-Hilfe unter Umständen unwiderruflich und nicht konfigurierbar. Je nach Version des Kontenplans lässt sich ein bereits bestehendes Konto nachträglich nicht mit einem Konto aus dem Banking verknüpfen. Wählen Sie deshalb schon beim Anlegen das richtige Konto, und besprechen Sie Nummer und Gruppe mit Ihrem Treuhänder.

Konto verbuchen: Zahlungen und Transaktionen

Ist das Konto angelegt, verwenden Sie es auf drei Arten:

• Zahlungen von Hand erfassen: Bei einem Zahlungseingang wählen Sie das empfangende Bankkonto. Wie das geht, zeigt der Beitrag Zahlungseingang in bexio manuell verbuchen. Pro Dokumenttyp können Sie ausserdem ein Standard-Bankkonto festlegen, und zwar unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module».
• Banktransaktionen abgleichen: Transaktionen holen Sie über die Bankschnittstelle oder importieren sie als Datei und gleichen sie anschliessend ab.
• Mit Kontera verbuchen: Wer Kontera nutzt, braucht dafür das Add-on «CAMT.053 / Bank» oder «CSV» und pro Bankkonto ein Konto im Kontenplan. bexio empfiehlt den CAMT.053-Import. CSV-Dateien der Banken enthalten laut Hilfe oft zu wenig Angaben, etwa zu Fremdwährungen, QR-Referenzen oder Gebühren. Nach dem Import fragt Kontera nach dem passenden Buchhaltungskonto und nach einem Aufwandskonto für Gebühren.

Konto löschen oder ersetzen

Ein Bankkonto lässt sich im Banking nur löschen, wenn der rote «Löschen»-Button erscheint. Das ist nur der Fall, solange keine Transaktionen importiert wurden und das Konto nirgends als Standard-Bankkonto hinterlegt ist. Klicken Sie dazu auf «Bankkonto bearbeiten» und danach auf das Abfalleimer-Symbol. Aus dem Kontenplan löschen Sie das Konto erst, wenn keine Buchungen darauf bestehen. Sonst lässt es sich nur deaktivieren. Das Konto bleibt dann im Kontenplan, ist aber nicht mehr als Buchungskonto wählbar.

Häufige Fragen

Brauche ich für ein Kassenkonto eine IBAN?

Nein. Wenn bexio eine IBAN verlangt, haben Sie «Bankkonto hinzufügen» gewählt. Das Kassenkonto legen Sie über das Drei-Punkte-Symbol daneben mit «Neues Kassenkonto» an.

Warum erscheint der Bereich «Banking» bei mir nicht?

Meist fehlen Benutzerrechte. Die bexio-Hilfe empfiehlt, die Rechte zu prüfen und bei Bedarf zu setzen. Wie Rechte vergeben werden, zeigt der Beitrag Benutzer und Rechte in bexio verwalten.

Kann ich ein Bankkonto später ändern?

Die Bankangaben bearbeiten Sie im Banking mit «Bankkonto bearbeiten». Die Verknüpfung mit dem Konto im Kontenplan ist dagegen oft endgültig. Prüfen Sie diese deshalb schon beim Anlegen.

Fazit

Ein sauber angelegtes Bank- oder Kassenkonto ist die Grundlage für Zahlungen, Bankabgleich und QR-Rechnung. Gehen Sie über «Banking», wählen Sie bewusst das passende Konto im Kontenplan und aktivieren Sie die QR-Rechnung nur dort, wo sie gebraucht wird. Bevor Sie Transaktionen importieren, lohnt sich eine kurze Absprache mit dem Treuhänder.