Wer ist noch offen? Die Antwort steht im Chat.
Sie fragen, efatto liest die offenen Rechnungen aus bexio und nennt Kunde, Betrag und Fälligkeit. Für eine überfällige Rechnung legt efatto auf Ihren Zuruf die Mahnung als Entwurf an. Verschickt wird sie von Ihnen.
Drei Schritte, vom Chat bis zum Entwurf.
Beispiele mit erfundenen Daten.
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1
Fragen
«Wer ist noch offen?» efatto antwortet mit den offenen Rechnungen, die überfälligen zuerst, je mit Kunde, Betrag und Fälligkeit. Darunter steht das Total.
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2
Eingrenzen
«Was steht bei der Muster Immobilien AG aus?» oder «Was ist seit Anfang September überfällig?» efatto zeigt nur, was Sie wissen wollen.
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3
Mahnen
«Mahnung für die Beispiel GmbH, Rechnung Lüftung Seeweg.» efatto zeigt die Vorschau mit Rechnung, Betrag, Stufe und Frist. Nach Ihrem «Anlegen» liegt die Mahnung als Entwurf in bexio.
Der Überblick, ohne bexio am Computer zu öffnen.
Wir richten den Baustein auf Ihre Mahnstufen, Texte und Abläufe ein. Gefragt und geantwortet wird im Chat, auch von unterwegs.
- Offene Posten auf ZurufAlle offenen Rechnungen mit Kunde, Betrag und Fälligkeit, dazu das Total. efatto liest den aktuellen Stand direkt aus bexio.
- Überfälliges zuerstDie Liste ist nach Fälligkeit geordnet. Was schon überfällig ist, steht oben.
- Nachfragen pro Kunde«Was ist bei der Muster AG offen?» efatto findet den Kunden auch bei ungenauer Aussprache und fragt nach, wenn es mehrere Treffer gibt.
- Mahnung als EntwurfFür eine überfällige Rechnung legt efatto die Mahnung in bexio an, mit Stufe, Frist und Texten aus Ihren Mahnstufen.
- Vorschau vor dem AnlegenSie sehen Rechnung, Betrag, Stufe und Frist, bevor in bexio etwas entsteht. Korrekturen sagen Sie einfach im Gespräch.
Bezahlt heisst: in bexio verbucht.
efatto liest den Stand aus bexio. Eine Rechnung gilt dort erst als bezahlt, wenn die Zahlung erfasst oder im Banking abgeglichen ist. Bis dahin steht sie in der Liste, auch wenn das Geld schon auf dem Konto liegt.
Nach dem Abgleich ist die Rechnung nicht mehr offen, und bexio stoppt auch die eigenen automatischen Mahnungen. Wie der Abgleich funktioniert, zeigt der Ratgeber Zahlungseingänge in bexio abgleichen.
Was bexio selbst kann.
bexio bringt ein vollständiges Mahnwesen mit: Mahnstufen mit Fristen und Texten und drei Wege zu mahnen, nämlich aus der Rechnung, gesammelt per Mahnlauf oder automatisch. Gemahnt wird eine Rechnung im Status «Überfällig». Die Einrichtung beschreibt der Ratgeber Mahnwesen in bexio einrichten.
efatto ersetzt das nicht. Es setzt davor an: bei der Frage, wer überhaupt offen ist, und bei der einzelnen Mahnung, die Sie gezielt auslösen wollen, etwa nach einem Telefonat mit dem Kunden. Per Sprachnachricht statt über mehrere Menüs.
Mahnen bleibt Ihre Entscheidung.
- Nur EntwürfeDie Mahnung entsteht als Entwurf in bexio. Texte und Frist prüfen Sie, den letzten Klick machen Sie.
- Kein Versand an Kundenefatto verschickt weder Mahnungen noch Zahlungserinnerungen. Wann und in welchem Ton Sie mahnen, bestimmen Sie.
- Bucht und löscht nichtsZahlungen verbucht efatto nicht. Bestehende Rechnungen ändert oder löscht es nicht.
Gut zu wissen.
Kann efatto eine Zahlung verbuchen, wenn der Kunde bezahlt hat?
Nein. Zahlungen erfassen oder gleichen Sie in bexio ab, im Banking oder direkt in der Rechnung. Danach gilt die Rechnung nicht mehr als offen, und efatto führt sie nicht mehr in der Liste.
Welche Mahnstufe verwendet efatto?
Die Stufen legen Sie in bexio fest, zum Beispiel Zahlungserinnerung, Mahnung 1 und Mahnung 2. efatto schlägt die nächste Stufe vor. In der Vorschau sehen Sie Stufe, Betrag und Frist, bevor die Mahnung entsteht.
Was gilt, wenn bexio schon automatisch mahnt?
Dann übernimmt bexio die Standardfälle. Für dieselbe Rechnung sollten Sie nicht beide Wege nutzen, sonst erhält der Kunde eine doppelte Mahnung. Wir stimmen das beim Einrichten mit Ihnen ab.
Offene Posten im Blick, wo Sie gerade sind.
In der Demo zeigen wir die Abfrage und die Mahnung mit Beispielen aus Ihrer Branche. Weitere Bausteine finden Sie unter Funktionen.