Transferkonto: Geld zwischen eigenen Konten buchen

Ein Transferkonto ist ein Durchlaufkonto für Beträge, die zwischen zwei Buchungen eine Zeit lang «unterwegs» sind. In bexio legen Sie es im Bereich «Banking» als Kassenkonto an und verknüpfen es mit einem Konto im Kontenplan. Danach buchen Sie Umbuchungen zwischen Bank, Kasse und Kreditkarte darüber, bis der Saldo wieder null ist. Die bexio-Hilfe beschreibt das Anlegen und den Einsatz bei Kreditkarten und bei bexio Pay. Für Umbuchungen zwischen eigenen Konten gibt es dagegen keine eigene Anleitung, deshalb ordnet dieser Beitrag solche Fälle ausdrücklich als übliche Buchhaltungspraxis ein.

Wofür man ein Transferkonto braucht

Laut bexio-Hilfe braucht man in manchen Fällen ein Transferkonto, um bestimmte Buchungen zu erfassen. Zusätzlich dient es als Sammelkonto, zum Beispiel für Kreditkartenzahlungen. Typische Einsätze sind:

• Kreditkarte: Die Kreditkartenabrechnung wird auf das Transferkonto gebucht, die einzelnen Belastungen werden anschliessend wieder davon abgezogen. Dazu mehr im Beitrag Kreditkarten in bexio richtig verbuchen.
• bexio Pay: Karteneinsätze werden zuerst auf ein Transferkonto gebucht und mit der Kategorisierung ausgeglichen. Standardmässig schlägt bexio dafür «1090 - Transferkonto» vor. Das Konto muss in der Kontengruppe 109 liegen. Mehr dazu im Beitrag bexio Pay: bezahlen und verbuchen.
• Abschreibungen: Für die Verbuchung einer Debitoren- oder Kreditorenabschreibung empfiehlt die Hilfe, das Buchhaltungskonto der Kontengruppe 109 zuzuweisen.
• Zahlungsdienstleister und Kassensysteme: Auch hier arbeiten die bexio-Anleitungen mit Transit- oder Transferkonten als Zwischenstation.

Transferkonto anlegen: Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie das Modul «Banking» und klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte. Wählen Sie «Neues Kassenkonto».
2. Geben Sie den Titel des Kontos ein.
3. Tragen Sie im Feld «Bemerkungen» die Bezeichnung und den Zweck des Kontos ein.
4. Verknüpfen Sie das gewünschte Buchhaltungskonto. Sie können ein bestehendes Konto auswählen oder ein neues erstellen und direkt mit dem Kassenkonto verknüpfen.
5. Speichern Sie die Einstellung.

Danach können Sie das Konto bei der Verbuchung einer Zahlung in einer Debitoren- oder Lieferantenrechnung verwenden.

Zwei Einschränkungen beim Buchhaltungskonto sind wichtig. Es können nur Aktiv-Bilanzkonten gewählt werden. Lässt sich ein Konto nicht auswählen, ist es entweder ein Passiv-Bilanzkonto, ein Ertragskonto oder ein Aufwandskonto, oder es ist bereits einem anderen Kassen- oder Bankkonto zugewiesen. Möchten Sie ein 2000er-Konto verwenden, muss dessen Art im Kontenplan zuerst von Passiv auf Aktiv geändert werden. Verlangt bexio eine IBAN, haben Sie «Bankkonto hinzufügen» statt «Neues Kassenkonto» gewählt. Das allgemeine Anlegen von Konten beschreibt der Beitrag Bank- und Kassenkonto in bexio anlegen.

Umbuchungen zwischen eigenen Konten

Eine Umbuchung ist nur ein Wechsel des Geldes zwischen Ihren eigenen Konten, zum Beispiel Bargeldbezug, Einzahlung der Kasse auf die Bank oder Überweisung von Bankkonto zu Bankkonto. Die bexio-Hilfe beschreibt dafür kein eigenes Vorgehen. Üblich sind in der Praxis zwei Varianten. Besprechen Sie die Wahl mit Ihrem Treuhänder.

Variante 1: direkt gegen das andere Konto

Kommt nur eine Seite der Umbuchung als Banktransaktion in bexio an, etwa ein Bargeldbezug, genügt eine einzige Buchung. Gleichen Sie die Banktransaktion im Banking ab. Gibt es keine passende Buchung, empfiehlt die Hilfe, sie über die «manuelle Buchung» zu erfassen. Sie geben Belegnummer, Buchhaltungskonto, Bezeichnung, Betrag und, falls nötig, einen MWST-Satz an und klicken auf «abgleichen». Als Buchhaltungskonto wählen Sie das Konto der Kasse. Eine Umbuchung enthält keine Mehrwertsteuer, das MWST-Feld bleibt leer.

Variante 2: über das Transferkonto

Werden beide Seiten als Banktransaktionen importiert, etwa bei zwei Bankkonten, und liegen die Buchungsdaten auseinander, buchen Sie beide Seiten gegen das Transferkonto:

1. Gleichen Sie die Belastung auf dem ersten Bankkonto mit «Manuelle Buchung» gegen das Transferkonto ab.
2. Gleichen Sie die Gutschrift auf dem zweiten Bankkonto mit «Manuelle Buchung» ebenfalls gegen das Transferkonto ab.
3. Kontrollieren Sie den Saldo des Transferkontos. Er sollte nach beiden Buchungen null sein.

Vorteil: Sie müssen die beiden Bewegungen nicht gegenseitig zuordnen, und sie dürfen an unterschiedlichen Tagen gebucht werden. Bleibt auf dem Transferkonto ein Rest, fehlt eine Seite oder ein Betrag stimmt nicht.

Sie können Umbuchungen ausserdem direkt als manuelle Buchung unter «Buchhaltung» → «Manuelle Buchung» erfassen. Dafür brauchen Sie mindestens Datum, je ein Soll- und ein Habenkonto sowie den Betrag. Wie das geht, zeigt der Beitrag Manuelle Buchungen erfassen.

Kontrolle: der Saldo muss aufgehen

Ein Transferkonto soll nie dauerhaft einen Saldo ausweisen. Prüfen Sie es regelmässig, am besten monatlich, im Kontenblatt unter «Buchhaltung» → «Berichte» → «Kontenblatt». Bei bexio Pay empfiehlt die Hilfe ausdrücklich, das Transferkonto für jede Periode abzustimmen. Es sollte ausgeglichen sein, also ein Schlussbestand von null aufweisen. Das ergibt jedoch nur dann Sinn, wenn sämtliche Transaktionen kategorisiert wurden. Bei der Kreditkarte sinkt der Saldo mit jeder verbuchten Position. Der Rest sind die Positionen, die noch offen sind.

Häufige Fragen

Muss ich für einen Bargeldbezug ein Transferkonto verwenden?

Nicht zwingend. Kommt nur die Bankseite als Transaktion in bexio an, genügt eine Buchung gegen das Konto der Kasse. Ein Transferkonto hilft vor allem, wenn zwei Buchungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen.

Warum kann ich mein Konto beim Anlegen nicht auswählen?

Das Konto ist wahrscheinlich kein Aktiv-Bilanzkonto, oder es ist bereits einem anderen Kassen- oder Bankkonto zugewiesen. Prüfen Sie im Kontenplan die Art des Kontos.

Unterscheidet sich ein Transferkonto von einem Kassenkonto?

In bexio legen Sie ein Transferkonto als Kassenkonto an. Der Unterschied liegt im Zweck: Ein Kassenkonto bildet echtes Bargeld ab, ein Transferkonto ist ein Durchlaufkonto.

Fazit

Ein Transferkonto ist schnell angelegt: Kassenkonto im Banking erstellen, Aktiv-Bilanzkonto verknüpfen, speichern. Entscheidend ist die Disziplin danach. Buchen Sie beide Seiten einer Umbuchung, und prüfen Sie den Saldo regelmässig. Bei Unsicherheit über Konten und Gruppen stimmen Sie sich mit Ihrem Treuhänder ab.