Kontenplan KMU: Grundlagen für die Buchhaltung in bexio

Der Kontenplan legt fest, auf welchem nummerierten Konto Sie jeden Geschäftsfall buchen. In der Schweiz gilt der Kontenrahmen KMU als Standard für kleine und mittlere Unternehmen. bexio importiert beim Einrichten mit dem Buchhaltungsassistenten einen Kontenplan passend zur Rechtsform, den Sie danach an Ihren Betrieb anpassen.

Was das Gesetz verlangt

Zur vollen Buchführung verpflichtet sind juristische Personen sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit mindestens CHF 500'000.00 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr (Art. 957 Abs. 1 OR). Kleinere Einzelunternehmen führen nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch.

Die Buchführung muss vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch sein. Jede Buchung braucht einen Beleg, und das Ganze muss klar und nachprüfbar bleiben (Art. 957a Abs. 2 OR). Die Geschäftsbücherverordnung verlangt ein Hauptbuch aus Konten und Journal. Je nach Betrieb kommen Hilfsbücher dazu, etwa für Debitoren, Kreditoren, Löhne oder Warenbestände (Art. 1 GeBüV).

Für Bilanz und Erfolgsrechnung gibt das Gesetz Mindestpositionen vor, zum Beispiel flüssige Mittel, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Vorräte, Materialaufwand, Personalaufwand und Abschreibungen. Ihr Kontenplan muss diese Positionen sauber abbilden können. Welche Nummern Sie dafür verwenden, ist Ihnen überlassen.

Der Kontenrahmen KMU im Überblick

Die Beispiele stammen aus der offiziellen Schulversion des Kontenrahmens, die das KMU-Portal des Bundes bereitstellt. Das Eigenkapital gliedert sich je nach Rechtsform unterschiedlich. Eine Einzelfirma führt etwa ein Privatkonto, eine AG das Aktienkapital und die Reserven.

Wichtige Konten für Technik, Handwerk und Service

• Erträge trennen: Buchen Sie Montage und Service auf Dienstleistungserlöse (3400) und den Verkauf von Material auf Handelserlöse (3200). So sehen Sie, womit Sie Geld verdienen.
• Fremdleistungen: Arbeiten von Subunternehmern gehören auf Aufwand für bezogene Dienstleistungen (4400), Material auf die Konten 4000 oder 4200.
• Angefangene Arbeiten: Für Leistungen, die am Stichtag erbracht, aber noch nicht verrechnet sind, kennt der Kontenrahmen das Konto nicht fakturierte Dienstleistungen (1280).
• Fahrzeuge: Das Servicefahrzeug steht als Anlage auf dem Konto Fahrzeuge (1530). Die Abschreibung buchen Sie über Abschreibungen (6800) gegen das Wertberichtigungskonto 1539. Laufende Kosten gehören auf Fahrzeug- und Transportaufwand (6200), Leasingraten auf Fahrzeugleasing und Mieten (6260).
• Garantiearbeiten: Für regelmässig anfallende Garantieverpflichtungen dürfen Sie Rückstellungen bilden (Art. 960e Abs. 3 OR). Der Kontenrahmen führt dafür kurzfristige Rückstellungen (2330) und die Veränderung der Garantierückstellungen (3860).
• Vorsteuer: Der Kontenrahmen unterscheidet Vorsteuer auf Material, Waren, Dienstleistungen und Energie (1170) und Vorsteuer auf Investitionen und übrigem Betriebsaufwand (1171).
• Saldosteuersätze: Der Kontenrahmen sieht das Konto MWST Saldosteuersatz (3809) vor. Sind mehrere Sätze bewilligt, müssen die Erträge je Satz separat verbucht werden (Art. 84 Abs. 3 MWSTV).

Den Kontenplan in bexio anpassen

Kontengruppen und Konten finden Sie unter «Einstellungen > Alle Einstellungen > Buchhaltung > Kontenplan Finanzbuchhaltung». Die Kontengruppen orientieren sich an Bilanz und Erfolgsrechnung. Gruppen, die noch Konten enthalten, lassen sich nicht löschen.

Ein neues Konto legen Sie über «Konto hinzufügen» an:

1. Vierstellige Kontonummer passend zur Gruppe wählen.
2. Einen sprechenden Namen vergeben, etwa «Dienstleistungserlöse Service».
3. Den Typ festlegen: Aktiv-, Passiv-, Aufwand- oder Ertragskonto.
4. Die Kontengruppe zuordnen.
5. Bei Bedarf einen Standard-MWST-Satz hinterlegen, der beim Buchen vorgeschlagen wird.

Systemkonten sind mit einem Schloss markiert. Über sie bucht bexio automatisch. Erstellen Sie eine Rechnung, entsteht eine Buchung auf dem Debitorenkonto 1100. Eine Lieferantenrechnung bucht auf das Kreditorenkonto 2000. Wählen Sie in einer Rechnung kein Ertragskonto, verwendet bexio sein Standard-Ertragskonto, im Kontenplan einer AG die Nummer 3200. Kursdifferenzen bei Fremdwährungen landen auf eigenen Systemkonten, ebenso die Abschlusskonten der Klasse 9. Die genauen Nummern unterscheiden sich je nach Rechtsform.

Regeln für einen übersichtlichen Kontenplan

• Legen Sie nur Konten an, die Sie tatsächlich auswerten.
• Behalten Sie die Struktur des Kontenrahmens bei. Laut den Autoren der Schulversion dürfen einzelne Konten wegfallen oder dazukommen, die Struktur muss aber erhalten bleiben.
• Ändern Sie den Kontenplan möglichst auf den Beginn eines Geschäftsjahres und in Absprache mit Ihrem Treuhänder.
• Hinterlegen Sie einen Standard-MWST-Satz nur bei Konten, auf denen immer derselbe Satz gilt.
• Wählen Sie das Ertragskonto in Rechnungen bewusst, statt alles auf das Standardkonto laufen zu lassen.

Häufige Fragen

Muss ich den Kontenrahmen KMU verwenden?

Nein. Das Gesetz verlangt eine Mindestgliederung, aber keinen bestimmten Kontenrahmen. Der Kontenrahmen KMU ist jedoch der Schweizer Standard und erleichtert die Arbeit mit Treuhänder und Revisionsstelle. Wie die Zusammenarbeit gelingt, zeigt Zusammenarbeit mit dem Treuhänder in bexio.

Kann ich ein Systemkonto löschen?

Nein. Sie können Nummer und Bezeichnung anpassen, das Konto bleibt aber bestehen, weil bexio darüber automatische Buchungen führt.

Wann lohnt sich ein eigener Kontenplan statt der Vorlage?

Meist genügt die Vorlage aus dem Buchhaltungsassistenten mit wenigen Ergänzungen. Wie Sie bexio von Beginn an sauber aufsetzen, beschreibt bexio einrichten: die ersten Schritte. Welche Konten beim Abschluss besonders wichtig sind, zeigt Jahresabschluss vorbereiten. Zu den Saldosteuersätzen lesen Sie Effektive Methode oder Saldosteuersatz.

Fazit

Ein guter Kontenplan folgt dem Kontenrahmen KMU und bildet die Positionen ab, die das Gesetz verlangt. Für Handwerk und Service lohnt sich die Trennung von Dienstleistungs- und Materialerträgen. In bexio passen Sie den Kontenplan in den Einstellungen an, lassen die Systemkonten aber bestehen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.