bexio einrichten: die ersten Schritte

Richten Sie bexio in einer festen Reihenfolge ein: zuerst Firmenprofil und Grundeinstellungen, dann Buchhaltung und MWST, danach Bankkonto, Dokumente und zuletzt Daten und Benutzer. Einige Einstellungen lassen sich nach der ersten Buchung nur noch mit Aufwand ändern. Wer die Reihenfolge einhält, arbeitet vom ersten Dokument an mit sauberen Grundlagen.

Schritt 1: Firmenprofil und Grundeinstellungen

Das Firmenprofil finden Sie unter «Einstellungen» > «Alle Einstellungen» > «Meine Firma» > «Firmenprofil». Dort erfassen Sie Firmenname, Adresse, Postleitzahl, Ort, Land und Rechtsform. Diese Adresse erscheint auf den Dokumenten oben rechts. Telefon, E-Mail und Website zeigt bexio nur in der Fusszeile der Online-Dokumente. Die UST-ID-Nr. erscheint auf dem Standard-Logopapier.

Wichtig: Das Firmenprofil ist nicht die Rechnungsadresse für Ihr bexio-Abo. Diese ändern Sie in der Paketverwaltung.

Prüfen Sie zudem, dass Strasse und Hausnummer getrennt erfasst sind. bexio speichert die Adresse im Firmenprofil laut Hilfe seit Oktober 2025 strukturiert, weil der Zahlungsverkehr strukturierte Adressen verlangt.

Die übrigen Grundeinstellungen sind unter «Alle Einstellungen» gebündelt:

• Meine Firma: Firmenprofil, Grundeinstellungen und Erscheinungsbild mit Logo und Schriften.
• Stammdaten: Geschäftstätigkeiten, Masseinheiten für Produkte, Kategorien, Branchen, Anreden und Titel.
• Funktionen & Module: Sprachen, Zahlungsvorlagen, Mahnstufen, Standards pro Dokumenttyp, Länder und Währungen.
• Buchhaltung: Kontenplan und Mehrwertsteuer.

In den Grundeinstellungen unter «Meine Firma» legen Sie auch fest, wie bexio das Land im Adressblock zeigt: nur bei Briefen ins Ausland, immer auf einer eigenen Zeile oder als Ländercode vor der Postleitzahl.

Schritt 2: Buchhaltung und MWST einrichten

Den Buchhaltungsassistenten starten Sie unter «Buchhaltung» > «Buchhaltung einrichten». Halten Sie dafür Bilanz und Erfolgsrechnung des Vorjahres sowie die offenen Debitoren und Kreditoren bereit. Der Assistent umfasst acht Schritte:

1. Zahlkonten wie Kasse, Post und Bank erfassen.
2. MWST-Sätze prüfen und nicht benötigte deaktivieren.
3. Kontenplan aus einer Vorlage wählen. Die Vorlagen basieren auf dem Kontenrahmen KMU.
4. Startdatum der Buchhaltung festlegen.
5. Offene Posten erfassen.
6. Bilanz des Vorjahres übernehmen.
7. Erfolgsrechnung des Vorjahres übernehmen.
8. Einrichtung abschliessen.

Für die offenen Posten bietet bexio zwei Wege. Sie erfassen die offenen Rechnungen einzeln und können Zahlungen später direkt darauf verbuchen. Oder Sie übernehmen nur die Schlussbestände, dann fehlen die einzelnen Belege in bexio.

Zwei Entscheide sollten Sie vorher bewusst treffen. Erstens die Sprache des Kontenplans: Laut bexio-Hilfe lässt sie sich nur ändern, solange keine Buchungen auf den Konten bestehen. Zweitens die MWST-Grundeinstellungen: Sobald im Journal Buchungen stehen, sperrt bexio die direkte Änderung des MWST-Status. Klären Sie MWST-Pflicht und Abrechnungsmethode deshalb vor der ersten Rechnung mit Ihrer Treuhänderin oder Ihrem Treuhänder.

Weicht Ihr Geschäftsjahr vom Kalenderjahr ab, lässt sich das laut bexio-Hilfe unter «Einstellungen» > «Alle Einstellungen» > «Buchhaltung» > «Geschäftsjahr ändern» festlegen.

Schritt 3: Bankkonto und QR-Rechnung

Unter «Banking» legen Sie mit «Bankkonto hinzufügen» Ihr Konto an. Die Angaben erscheinen auf dem QR-Zahlteil, den Ihre Kunden erhalten. Aktivieren Sie anschliessend die Funktion «Rechnung mit QR-Code». bexio bietet drei Varianten:

Die QR-IBAN und die QR-Referenz erhalten Sie von Ihrer Bank. Beim Bankkonto legen Sie ausserdem fest, wie Transaktionen ankommen: als Sammel- oder Einzelbuchungen, jeweils mit oder ohne Details. Für Einzelbuchungen können laut bexio-Hilfe Gebühren der Bank anfallen. Ab dem Paket Advanced können Sie zudem Ihr E-Banking direkt verbinden. Die bexio-Hilfe führt die Banken mit direkter Schnittstelle in einer Liste auf. Für andere Banken empfiehlt bexio den Import elektronischer Kontoauszüge im Format camt.053.

Schritt 4: Dokumente vorbereiten

Bevor Sie die erste Offerte verschicken, legen Sie die Standards für Ihre Verkaufsdokumente fest: Vorlage mit Logo, Zahlungsbedingungen, Nummernkreise sowie Kopf- und Fusstexte. Diese Einstellungen gelten für neue Dokumente und lassen sich pro Dokument übersteuern. Eine Übersicht aller Punkte finden Sie im Beitrag Einstellungen für Verkaufsdokumente in bexio.

Zwei Details übersehen viele beim Start. In der Deutschschweiz ist «Offerte» geläufiger als «Angebot». Den Begriff auf dem PDF ändern Sie unter «Funktionen & Module» > «Übersetzungen». Und E-Mails aus bexio gehen standardmässig über die Adresse noreply@bexio.com hinaus. Antworten landen bei der Person, die das Dokument verschickt hat.

Schritt 5: Daten übernehmen und Team einladen

Erst wenn Kategorien, Branchen, Produkteinheiten, Produktgruppen und Konten angelegt sind, lohnt sich der Import. Die Importfunktionen greifen auf diese Werte zurück. Fehlen sie, scheitern Zeilen oder müssen nachbearbeitet werden. Die Reihenfolge und die Regeln für den Import beschreibt der Beitrag Daten nach bexio übernehmen.

Zum Schluss laden Sie Ihre Mitarbeitenden unter «Einstellungen» > «Benutzer» > «Benutzer verwalten» ein und vergeben Rechte. Wie viele Benutzer Ihr Paket enthält, lesen Sie unter bexio-Pakete im Überblick. Wie Sie Zugänge sicher organisieren, zeigt Benutzer einladen und Zugänge organisieren.

Wer unterwegs arbeitet, installiert die App bexio Go aus dem App Store oder von Google Play. Die Anmeldung erfolgt mit dem bexio-Konto. Laut Hilfe lassen sich bis zu acht Firmenkonten mit der App verknüpfen. Erteilen Sie der App die Kamera-Berechtigung, wenn Sie Belege scannen wollen.

Häufige Fragen

Kann ich Testdaten vor dem Start löschen?

Ja. Mit Superadmin-Rechten finden Sie unter «Einstellungen» > «Benutzer» > «Daten löschen» eine Funktion, die Dokumente aus der Testphase entfernt. Firmenprofil, Dokumentvorlagen, Bankkonten, Kontakte, MWST-Codes und Kontenplan bleiben erhalten. Die Löschung lässt sich nicht rückgängig machen.

Was tun, wenn der Buchhaltungsassistent schon abgeschlossen ist?

Der Support von bexio kann den Assistenten laut Hilfe kostenlos wieder öffnen. Voraussetzung ist, dass noch keine Geschäftsjahre abgeschlossen und alle MWST-Perioden offen sind.

Hilft bexio bei der Einrichtung?

Ja. bexio bietet kostenlose Webinare und Schulungsvideos an. Dazu kommen kostenpflichtige Einrichtungsservices, etwa ein Basis-Setup zum Pauschalpreis von CHF 220.00 oder die Einrichtung der Finanzbuchhaltung durch Treuhand-Partner für CHF 490.00.

Fazit

Die Einrichtung von bexio gelingt mit einer klaren Reihenfolge: Firmenprofil, Buchhaltung und MWST, Bank, Dokumente, dann Daten und Benutzer. Besonders MWST-Status und Kontenplan-Sprache sollten vor der ersten Buchung stimmen. Nutzen Sie die Testphase, um diese Schritte einmal vollständig durchzuspielen.