Belege in bexio erfassen und digital ablegen

Jede Buchung braucht einen Beleg, den Sie in bexio per Dateiupload, E-Mail oder App in den Posteingang laden und an die Buchung hängen. Digital aufbewahren dürfen Sie Belege, wenn die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erfüllt sind. bexio empfiehlt zusätzlich, Belege ausserhalb von bexio aufzubewahren.

Was als Beleg gilt

Das Gesetz fasst den Begriff weit. Buchungsbeleg ist jede schriftliche Aufzeichnung auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die nötig ist, um den Geschäftsvorfall hinter einer Buchung nachzuvollziehen (Art. 957a Abs. 3 OR). Die ESTV zählt in der MWST-Info 16 unter anderem auf: Bestellungen, Lieferantenrechnungen, Kopien der Ausgangsrechnungen, Verträge, Zahlungsbelege sowie interne Belege wie Arbeitsrapporte, Materialbezugsscheine und Baukostenabrechnungen. Auch Geschäftskorrespondenz kann ein Beleg sein.

Für Betriebe aus Technik und Handwerk heisst das: Arbeitsrapporte und Materialbezugsscheine gehören in die Ablage wie die Lieferantenrechnung.

Belege in bexio erfassen

Den Posteingang finden Sie unter «Apps» → «Posteingang». Fehlt er, fehlt dem Benutzer das Recht «Belegupload». Drei Wege führen hinein:

Laut Hilfe ist die häufigste Fehlerursache beim E-Mail-Upload eine mitgesendete Signatur. Outlook hängt teils eine Datei «winmail.dat» an.

Vom Beleg zur Buchung

Ein hochgeladener Beleg ist noch keine Buchung. Im Posteingang öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü und wählen:

• «Neue Lieferantenrechnung» für Rechnungen, die Sie später bezahlen. Dafür brauchen Sie einen Kontakt. Enthält der Anhang eine QR-Rechnung, liest bexio die Zahlungsdetails aus.
• «Neue Aufwendung» für Ausgaben, die bereits bezahlt sind, etwa die Quittung der Firmenkreditkarte.
• Manuelle Buchung für alles andere, unter «Buchhaltung» → «Manuelle Buchung». Dort hängen Sie einen oder mehrere Belege an oder wählen sie aus dem Posteingang.

Beachten Sie die Grenzen der automatischen Auslesung. In der Web-Anwendung liest bexio laut Hilfe nur QR-Rechnungen aus. Andere Belege liest die App bexio Go aus, begrenzt durch ein monatliches Kontingent, das vom Paket abhängt. Prüfen Sie ausgelesene Daten immer. Mehrere MWST-Sätze erfassen Sie nur in der Web-Anwendung und nur bei Lieferantenrechnungen.

Die ESTV verlangt eine Prüfspur: Jeder Geschäftsvorfall muss sich ohne Zeitverlust vom Beleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung und zurück verfolgen lassen. Dazu gehören verständliche Buchungstexte, Belege mit Kontierungs- und Zahlungsvermerken und eine geordnete Ablage. Welches Konto Sie wählen, erklärt der Beitrag Kontenplan KMU.

Digital ablegen: was das Gesetz verlangt

Belege dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, solange die Übereinstimmung mit dem Geschäftsvorfall gewährleistet ist und sie jederzeit lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Die GeBüV konkretisiert das. Sie gilt seit dem 1. Januar 2013 in dieser Fassung:

• Integrität: Belege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass Änderungen nicht unbemerkt bleiben (Art. 3).
• Dokumentation: Organisation, Abläufe und Programme beschreiben Sie in Arbeitsanweisungen. Diese bewahren Sie so lange auf wie die Bücher (Art. 4).
• Verfügbarkeit: Berechtigte Personen müssen Belege innert angemessener Frist einsehen und prüfen können (Art. 6).
• Archiv: Archivierte Daten sind von aktuellen getrennt oder gekennzeichnet. Zugriffe werden aufgezeichnet (Art. 7 und 8).
• Datenträger: Unveränderbare Träger sind ohne weitere Bedingungen zulässig. Veränderbare Träger wie Fest- oder Wechselplatten und Solid-State-Speicher brauchen ein Verfahren zur Sicherung der Integrität, einen nachweisbaren Speicherzeitpunkt, dokumentierte Abläufe und aufbewahrte Protokolle (Art. 9).
• Kontrolle: Prüfen Sie Datenträger regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit und protokollieren Sie jede Datenübertragung (Art. 10).

Eine digitale Signatur nennt die Verordnung nur als Beispiel für ein Integritätsverfahren. Der Bundesrat bezeichnet die GeBüV als technologieneutral, und die ESTV verlangt im MWST-Bereich keine qualifizierte elektronische Signatur. Gescannte Papierbelege stellt die ESTV den Papier- und elektronischen Belegen gleich, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung und sämtliche GeBüV-Anforderungen erfüllt sind. Das Risiko der Vernichtung des Originals trägt das Unternehmen. Geschäftsbericht und Revisionsbericht müssen Sie schriftlich und unterzeichnet aufbewahren (Art. 958f Abs. 2 OR).

Was bexio abdeckt und was nicht

Posteingang und Anhänge machen Belege auffindbar. Laut Hilfe ist der Belegupload dafür ausgelegt, Buchungen schneller nachzuvollziehen und die Arbeit des Treuhänders zu vereinfachen. bexio empfiehlt, Belege zusätzlich ausserhalb von bexio aufzubewahren. Dateien aus dem Posteingang laden Sie einzeln herunter. Für eine Gesamtsicherung bietet der Support einen Service an.

In der FAQ zum Datenschutz (Stand 8. September 2026) hält bexio fest: Die Dokumentenablage sei nicht GeBüV-zertifiziert. Ob ein Ablagesystem die GeBüV erfüllt, müssen die Nutzer selbst abklären. Eine GeBüV-konforme Archivierung beschreibt die Hilfe für das Dokumenten-Archiv. Laut bexio.com ist es in den Paketen Optima und Ultimate enthalten, ein Super-Admin aktiviert es in den Einstellungen. Die Hilfe nennt dazu:

• Laut Hilfe (Stand 24. September 2026) werden automatisch nur Dokumente der Lohnbuchhaltung übertragen. Dokumente aus Verkauf, Einkauf und Buchhaltung sollen im Lauf des Jahres 2026 folgen. Alles andere laden Sie von Hand hoch.
• Eine rückwirkende Synchronisation gibt es nicht. Dokumente gelten erst ab dem Zeitpunkt der Archivierung als GeBüV-konform.
• Welche Dokumente Sie archivieren müssen, klären Sie mit Ihrem Treuhänder.

Ihr Ablauf in fünf Schritten

1. Erfassen Sie Belege beim Eingang und nicht gesammelt am Monatsende. Legen Sie fest, wer wann hochlädt.
2. Verknüpfen Sie jeden Beleg mit seiner Buchung und prüfen Sie Konto, MWST-Satz und Zahlungsvermerk.
3. Halten Sie in einer kurzen Arbeitsanweisung fest, wie Sie erfassen, archivieren und prüfen (Art. 4 GeBüV).
4. Vernichten Sie Papieroriginale erst, wenn die digitale Ablage die GeBüV-Anforderungen erfüllt. Klären Sie das vorher mit Ihrem Treuhänder, siehe Zusammenarbeit mit dem Treuhänder in bexio.
5. Sichern Sie Belege zusätzlich ausserhalb von bexio. Wie lange Sie sie aufbewahren, beschreibt Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen in der Schweiz.

Häufige Fragen

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

Die ESTV akzeptiert gescannte Belege als Nachweis, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung und alle GeBüV-Anforderungen erfüllt sind. Das Risiko der Vernichtung tragen Sie. Geschäftsbericht und Revisionsbericht bewahren Sie in jedem Fall schriftlich und unterzeichnet auf.

Brauche ich eine digitale Signatur?

Nicht zwingend. Die GeBüV nennt Signaturverfahren nur als Beispiel. Bei veränderbaren Datenträgern müssen Sie aber die Integrität sichern und den Speicherzeitpunkt nachweisen können.

Genügt ein Foto vom Beleg?

Entscheidend ist, dass der Beleg vollständig und lesbar bleibt. bexio Go erkennt die Belegränder im Auto-Modus selbst. Ein dunkler Hintergrund hilft laut Hilfe bei der Erkennung. Bei mehrseitigen Rechnungen scannen Sie jede Seite.

Fazit

Erfassen Sie Belege früh, verknüpfen Sie sie mit der Buchung und legen Sie fest, wie Sie digital ablegen. Der Posteingang macht Belege auffindbar, ein GeBüV-konformes Archiv ist ein eigener Baustein. Klären Sie mit Ihrem Treuhänder, welche Dokumente Sie wie archivieren.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.