Jahresabschluss rückgängig machen: Jahr oder MWST öffnen

Ein abgeschlossenes Geschäftsjahr öffnen Sie in bexio selbst (Ausnahme: das erste, mit dem Assistenten erstellte Jahr), wenn Sie das Recht «Buchhaltung - Geschäftsjahre» haben: unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Geschäftsjahr ändern» im Drei-Punkte-Menü des Jahres. Abgerechnete MWST-Perioden und den Einrichtungsassistenten öffnet nur der bexio-Support. Wichtig ist die Reihenfolge, und bei der Mehrwertsteuer können sich Zahlen verändern.

Was Sie öffnen können und wer es tut

Ein Geschäftsjahr selbst öffnen

1. Recht prüfen: Dafür benötigen Sie das Benutzerrecht «Buchhaltung - Geschäftsjahre». Berechtigte aktivieren es unter «Einstellungen» → «Benutzer» → «Benutzer verwalten».
2. Übersicht öffnen: Gehen Sie zu «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Geschäftsjahr ändern». Dort sehen Sie den Status aller Jahre und die Historie der Statusänderungen.
3. Aktion wählen: Im Drei-Punkte-Menü des Jahres wählen Sie «Öffnen» für ein geschlossenes Jahr oder «Entsperren» für ein gesperrtes Jahr. Das Jahr steht danach wieder auf «Offen».
4. Voraussetzungen kontrollieren: Es muss mindestens ein nachfolgendes Jahr geben, und alle nachfolgenden Jahre müssen offen sein. Wollen Sie ein älteres Jahr öffnen, müssen alle Jahre dazwischen geöffnet und später wieder geschlossen werden.
5. Korrigieren und neu abschliessen: Erfassen Sie die Nachtragsbuchungen und führen Sie den Abschluss erneut durch. Die Schritte beschreibt Jahresabschluss in bexio durchführen.

Das Öffnen löst laut Hilfe keine Neuberechnung aus. Nehmen Sie aber Anpassungen vor, kann es sein, dass Sie den Erfolg (Gewinn oder Verlust) erneut verbuchen oder korrigieren müssen. Erscheint die Meldung zu älteren Jahren mit Buchungen, schliessen Sie die Jahre in aufsteigender Reihenfolge. Mehr dazu in Meldung zu älteren Geschäftsjahren mit Buchungen.

MWST-Perioden öffnen

Gemeint sind definitiv abgerechnete Quartale oder Semester. Die Kontaktaufnahme läuft über den Support. Schreiben Sie in die E-Mail den Firmennamen, was geöffnet werden soll und die Periode, zum Beispiel:

Firma: Muster Haustechnik AG, MWST-Perioden: Q1/2026 und Q2/2026

Beachten Sie diese Punkte:

• Reihenfolge: Der Support muss zuerst das neueste als abgerechnet markierte Quartal oder Semester öffnen. Wollen Sie das dritte Quartal eines Jahres öffnen und sind das vierte Quartal sowie das erste Quartal des Folgejahres schon abgerechnet, öffnet der Support zuerst das neueste, dann das vierte und zuletzt das dritte Quartal.
• Neuberechnung: bexio berechnet geöffnete Quartale neu. Zahlen in MWST-Formularen und -Journalen können sich dadurch verändern. Speichern Sie beides vorher ab.
• Nachträgliche Buchungen: MWST-relevante Buchungen, die Sie nachträglich in die geschlossene Periode gebucht haben, landen beim Wiederöffnen im neu geöffneten Formular. Jede Änderung an MWST-relevanten Buchungen verändert die Abrechnung.
• Verantwortung: Für alle Änderungen, die durch das Wiederöffnen entstehen, sind Sie selbst verantwortlich.

Folgen für die Abrechnung bei der ESTV

Haben sich die Zahlen gegenüber der bereits eingereichten Abrechnung verändert, müssen Sie eine Korrektur bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung einreichen. Das Gesetz regelt das so: Fallen Ihnen beim Jahresabschluss Mängel in den Abrechnungen auf, korrigieren Sie diese spätestens in der Abrechnung der Periode, in die der 180. Tag nach Ende des Geschäftsjahres fällt (Art. 72 Abs. 1 MWSTG). Erkannte Mängel in Abrechnungen zurückliegender Steuerperioden müssen Sie nachträglich korrigieren, soweit die Forderungen nicht rechtskräftig oder verjährt sind (Art. 72 Abs. 2 MWSTG). Die Korrektur erfolgt in der von der ESTV vorgeschriebenen Form (Art. 72 Abs. 3 MWSTG). Besprechen Sie das Vorgehen mit Ihrem Treuhänder.

Den Einrichtungsassistenten wieder öffnen

Der Assistent führt in acht Schritten durch die Einrichtung von Stammdaten, Kontenplan, offenen Posten und Vorjahreszahlen. Sie finden ihn unter «Buchhaltung» → «Jahresabschluss» → «Bilanz und Erfolgsrechnung übernehmen». Ist er abgeschlossen und wollen Sie ihn nochmals nutzen, bittet bexio um eine Nachricht an den Support. Laut Hilfe öffnet er den Assistenten kostenlos, aber nur, wenn noch kein Geschäftsjahr abgeschlossen ist und alle MWST-Perioden offen sind. Sind Jahre oder Perioden geschlossen, öffnet der Support diese auf Anfrage. Wie Sie den Support erreichen, steht in bexio-Support erreichen.

Nach dem Öffnen: sauber wieder schliessen

Die Hilfe bittet ausdrücklich darum, nach den Korrekturen die MWST, das Geschäftsjahr und gegebenenfalls den Assistenten wieder zu schliessen. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Korrekturbuchungen erfassen und kontrollieren.
2. Erfolg prüfen und bei Bedarf neu verbuchen.
3. MWST-Perioden wieder als abgerechnet markieren.
4. Geschäftsjahr abschliessen, ältestes Jahr zuerst.

Hatten Sie die Jahresrechnung bereits unterzeichnet oder genehmigen lassen, klären Sie vor dem Öffnen mit Ihrem Treuhänder, wie mit einer Änderung umzugehen ist. Das Gesetz verlangt, dass die Buchführung nachprüfbar bleibt (Art. 957a Abs. 2 OR). Notieren Sie deshalb, was Sie warum geändert haben. Ob eine Korrektur im laufenden Jahr genügt, beschreibt Fehler in der Buchhaltung korrigieren.

Häufige Fragen

Kann ich ein Jahr öffnen, wenn das Folgejahr bereits geschlossen ist?

Nicht direkt. Alle nachfolgenden Jahre müssen den Status «Offen» haben. Öffnen Sie zuerst das neueste geschlossene Jahr und arbeiten Sie sich rückwärts vor.

Ändert das Öffnen meine Zahlen?

Das Öffnen eines Geschäftsjahres löst keine Neuberechnung aus. Bei MWST-Perioden ist das anders: bexio berechnet sie nach dem Öffnen neu.

Was kostet das Öffnen?

Die Hilfe nennt für den Einrichtungsassistenten ausdrücklich kostenloses Öffnen. Zu Kosten für MWST-Perioden macht sie keine Angabe. Fragen Sie das beim Support nach.

Fazit

Ein Geschäftsjahr öffnen Sie mit dem passenden Recht selbst, wenn alle späteren Jahre offen sind. MWST-Perioden und den Einrichtungsassistenten öffnet der Support. Sichern Sie vorher Formulare und Journale, halten Sie die Reihenfolge ein und schliessen Sie nach der Korrektur wieder ab.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.