Jahresgewinn oder Jahresverlust in bexio verbuchen

Gewinn oder Verlust des Jahres verbuchen Sie in bexio per Stichtag mit einer manuellen Buchung über das Konto 9200, am besten gemeinsam mit Ihrem Treuhänder. Erst danach sind Bilanz und Erfolgsrechnung gegenseitig ausgeglichen, und Sie können das Geschäftsjahr abschliessen. Über die Verwendung des Gewinns entscheiden bei AG und GmbH anschliessend die Eigentümer.

Warum der Erfolg verbucht werden muss

Ein ordentlicher Abschluss verlangt, dass Bilanz und Erfolgsrechnung zum selben Ergebnis kommen. Solange Gewinn oder Verlust nicht verbucht ist, fehlt der Bilanz auf einer Seite genau dieser Betrag. Die Erfolgsrechnung zeigt ihn als Differenz zwischen Ertrag und Aufwand.

Ein Beispiel mit Musterdaten der Muster Haustechnik AG:

Im Kontenrahmen KMU steht der Jahresgewinn oder Jahresverlust als letzte Position im Eigenkapital der Bilanz. In der Kontenklasse 9 «Abschluss» führt der Kontenrahmen das Konto 9200 «Jahresgewinn oder Jahresverlust». bexio legt dieses Konto als Systemkonto an, zusammen mit den Abschlusskonten 9000 (Erfolgsrechnung), 9100 (Eröffnungsbilanz), 9101 (Schlussbilanz) und 9900 (Korrekturen).

So verbuchen Sie den Erfolg in bexio

1. Alles gebucht: Erfassen Sie zuerst sämtliche Buchungen des Jahres sowie Abgrenzungen, Abschreibungen und Rückstellungen. Jede spätere Buchung verändert den Erfolg. Die Reihenfolge der Vorbereitung zeigt Jahresabschluss vorbereiten: Checkliste für KMU.
2. Erfolg ablesen: Öffnen Sie «Buchhaltung» → «Berichte» → «Bilanz / Erfolgsrechnung» und lesen Sie das Jahresergebnis ab.
3. Buchungsmaske öffnen: Gehen Sie zu «Buchhaltung» → «Manuelle Buchung». Mindestens nötig sind Datum, ein Soll- und ein Habenkonto sowie der Betrag. Alle Felder erklärt Manuelle Buchungen in bexio erfassen.
4. Stichtag und Konto setzen: Als Datum wählen Sie den Bilanzstichtag, etwa 31.12.2026. Das Konto 9200 ist laut Hilfe das Konto für den Erfolg. Welches Gegenkonto Sie dazu wählen, hängt vom Aufbau Ihres Kontenplans ab. Stimmen Sie das mit Ihrem Treuhänder oder Buchhalter ab.
5. Beschreiben und belegen: Vergeben Sie eine Beschreibung wie «Erfolgsbuchung 2026» und fügen Sie nach Möglichkeit einen Beleg an, zum Beispiel die Erfolgsrechnung als PDF. Jede Buchung braucht einen Belegnachweis (Art. 957a Abs. 2 OR).
6. Prüfen: Öffnen Sie die Kontenblätter von 9000, 9100, 9101 und 9900 und kontrollieren Sie, dass der Schlusssaldo null ist. Wie Sie Kontenblätter filtern, zeigt Kontenblätter in bexio nutzen. Danach zeigt die Checkliste unter «Geschäftsjahr abschliessen» die Erfolgsbuchung als erledigt.

Provisorisch oder definitiv: Bevor Sie die Saldi provisorisch ins neue Jahr vortragen, empfiehlt bexio, den Gewinn oder Verlust provisorisch zu verbuchen. Sonst wird der Gewinn vorgetragen und zum Gewinn des Folgejahres addiert. Buchen Sie im alten Jahr danach noch nach, auch nach einem erneuten Öffnen, müssen Sie den Erfolg unter Umständen erneut verbuchen oder korrigieren. Den technischen Abschluss beschreibt Jahresabschluss in bexio durchführen.

Gewinnverwendung bei AG und GmbH

Die Erfolgsbuchung stellt nur fest, wie hoch der Erfolg ist. Was damit geschieht, entscheiden die Eigentümer:

• AG: Die Generalversammlung genehmigt die Jahresrechnung und beschliesst über die Verwendung des Bilanzgewinns, insbesondere über die Dividende (Art. 698 Abs. 2 Ziff. 4 OR).
• GmbH: Dasselbe gilt für die Gesellschafterversammlung (Art. 804 Abs. 2 Ziff. 5 OR). Für die Reserven verweist das Gesetz auf das Aktienrecht (Art. 801 OR).

Bei der Verteilung gelten feste Regeln:

1. Ein Verlustvortrag wird zuerst beseitigt. Danach sind 5 Prozent des Jahresgewinns der gesetzlichen Gewinnreserve zuzuweisen, bis diese zusammen mit der gesetzlichen Kapitalreserve die Hälfte des im Handelsregister eingetragenen Aktienkapitals erreicht (Art. 672 Abs. 1 und 2 OR).
2. Freiwillige Gewinnreserven bildet die Generalversammlung nur, wenn sie das dauernde Gedeihen des Unternehmens rechtfertigt (Art. 673 OR).
3. Dividenden dürfen nur aus dem Bilanzgewinn und aus dafür gebildeten Reserven bezahlt werden, und erst nach den Zuweisungen an die Reserven (Art. 675 Abs. 2 und 3 OR).

Die Buchungen zur Gewinnverwendung erfassen Sie nach dem Beschluss als manuelle Buchungen. Das Datum richtet sich nach dem Beschluss, das Buchungsschema nach Ihrem Kontenplan. Lassen Sie es vom Treuhänder festlegen. Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften gibt es keine solche Versammlung.

Bei einem Verlust verrechnen Sie ihn in dieser Reihenfolge: Gewinnvortrag, freiwillige Gewinnreserven, gesetzliche Gewinnreserve, gesetzliche Kapitalreserve. Alternativ darf der Verlust ganz oder teilweise auf die neue Jahresrechnung vorgetragen werden (Art. 674 OR). Zeigt die Jahresrechnung einen Kapitalverlust oder besteht Besorgnis einer Überschuldung, sieht das Gesetz Pflichten für den Verwaltungsrat vor (Art. 725a und 725b OR, für die GmbH sinngemäss Art. 820 OR). Holen Sie dann umgehend fachliche Beratung.

Häufige Fragen

Muss ich den Erfolg vor dem Abschluss verbuchen?

Ja. Laut bexio-Hilfe muss der Erfolg mit einer manuellen Buchung verbucht sein, damit ein Geschäftsjahr abgeschlossen werden kann. Die Funktion «Erfolgsbuchung gemacht» prüft den doppelten Erfolgsnachweis.

Was tun, wenn ich nach der Erfolgsbuchung noch buche?

Jede weitere Buchung verändert Gewinn oder Verlust. Prüfen Sie danach die Abschlusskonten erneut und korrigieren Sie die Erfolgsbuchung, wenn sie nicht mehr stimmt.

Wann kann der Gewinn ausgeschüttet werden?

Erst nach dem Beschluss der Eigentümer und nur aus Bilanzgewinn und dafür gebildeten Reserven (Art. 675 OR). Der Geschäftsbericht ist innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres zur Genehmigung vorzulegen (Art. 958 Abs. 3 OR).

Fazit

Die Erfolgsbuchung bringt Bilanz und Erfolgsrechnung zum Ausgleich und ist Bedingung für den Abschluss in bexio. Sie buchen sie per Stichtag manuell über das Konto 9200 und kontrollieren danach die Abschlusskonten. Wie der Gewinn verteilt wird, beschliessen Generalversammlung oder Gesellschafterversammlung nach den Regeln des Obligationenrechts.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.