Eröffnungsbilanz in bexio anpassen

Wie Sie Eröffnungssalden in bexio korrigieren, hängt davon ab, wie sie entstanden sind: im Buchhaltungsassistenten, durch einen provisorischen Saldovortrag, durch den definitiven Jahresabschluss oder durch eine manuelle Buchung. Eröffnungsbuchungen lassen sich im Journal nicht direkt bearbeiten. Sie gleichen sie mit einer Gegenbuchung aus und eröffnen neu.

Zuerst klären: Woher stammen die Eröffnungssalden?

Alle Eröffnungsbuchungen finden Sie unter «Buchhaltung» → «Berichte» → «Journal» in der Registerkarte «Nur Eröffnungsbuchungen».

Variante A: Der Assistent ist noch offen

Die Vorjahreswerte erfassen Sie in den Schritten 6 und 7 des Assistenten. Beide Schritte vergleichen, was im System bereits gebucht ist, mit Ihren Soll-Werten:

1. Öffnen Sie den Assistenten unter «Buchhaltung» → «Buchhaltung einrichten». Ist der Punkt verschwunden, nutzen Sie «Buchhaltung» → «Jahresabschluss» → «Bilanz und Erfolgsrechnung übernehmen».
2. In der Spalte «IST Saldo» sehen Sie die Salden aus den vorhandenen Buchungen.
3. Überschreiben Sie in der Spalte «Saldo SOLL» die Werte, die nicht stimmen. bexio legt die nötigen Korrekturbuchungen automatisch an.
4. Achten Sie darauf, dass die Summe der Aktiven der Summe der Passiven entspricht. Sonst geht es nicht weiter. Bei der Erfolgsrechnung müssen Aufwand und Ertrag ausgeglichen sein.
5. Fehlen Zahlen, nutzen Sie «Speichern und später weiterfahren».

Wie der Assistent als Ganzes funktioniert, zeigt Buchhaltung in bexio eröffnen.

Variante B: Der Assistent ist abgeschlossen

Hier gibt es zwei Wege:

• Assistent öffnen lassen: Der bexio-Support öffnet ihn auf Anfrage kostenlos, aber nur, wenn noch kein Geschäftsjahr abgeschlossen ist und alle MWST-Perioden offen sind. Sind Jahre oder Perioden geschlossen, öffnet der Support auch diese auf Anfrage. Der Ablauf steht in Jahresabschluss rückgängig machen oder öffnen.
• Im Journal korrigieren: Bei Eröffnungsbuchungen empfiehlt bexio, direkt im Journal eine Gegenbuchung vorzunehmen. Damit gleichen Sie die Buchung aus (Saldo gleich null). Danach eröffnen Sie über eine manuelle Buchung erneut.

So gehen Sie bei der zweiten Variante vor:

1. Filtern Sie das Journal auf die Registerkarte «Nur Eröffnungsbuchungen» und finden Sie die falsche Buchung.
2. Erfassen Sie die Gegenbuchung, sodass das Konto wieder ausgeglichen ist.
3. Öffnen Sie «Buchhaltung» → «Manuelle Buchung» und eröffnen Sie das Konto mit dem richtigen Betrag. Als Gegenkonto nutzen Sie das Konto, über das auch die automatischen Saldovorträge laufen. Welches das in Ihrem Kontenplan ist, klären Sie mit Ihrem Treuhänder.
4. Kontrollieren Sie das Ergebnis, wie unten beschrieben.

Die Felder der Buchungsmaske erklärt Manuelle Buchungen in bexio erfassen.

Variante C: Provisorischer Saldovortrag

Der provisorische Saldovortrag ist als Zwischenstand gedacht. Der eigentliche Abschluss des Vorjahres verlangt oft Korrekturbuchungen durch Sie oder Ihren Treuhänder. Danach tragen Sie die Saldi erneut vor.

• Unter «Buchhaltung» → «Jahresabschluss» wählen Sie «Alle Konten auf dd.mm.yyyy vortragen». bexio aktualisiert damit alle Bilanzkonten auf einmal.
• Wollen Sie den Vortrag zurücknehmen, können Sie ihn unter «Buchhaltung» → «Jahresabschluss» wieder löschen.
• Eine Funktion für einzelne Konten gibt es nicht. Die Hilfe empfiehlt für einzelne Salden manuelle Buchungen im neuen Jahr auf demselben Konto, das die automatischen Saldovorträge nutzen. Laut Hilfe werden diese bei einem erneuten Vortrag aller Konten und beim Jahresabschluss ebenfalls mit den aktualisierten Werten überschrieben. Kontrollieren Sie die Salden deshalb nach jedem Vortrag.

Variante D: Definitive Saldovorträge nach dem Abschluss

Beim Abschluss trägt bexio alle Bilanzkonten erneut vor und bucht sie als «Saldovortrag per dd.mm.yyyy». Soll sich etwas ändern, öffnen Sie das Vorjahr, korrigieren die Buchungen und schliessen es wieder ab. Dabei gilt die Reihenfolge: Das neueste geschlossene Jahr zuerst. Verändert sich der Erfolg, müssen Sie ihn unter Umständen neu verbuchen.

Sonderfall: Fremdwährungskonten

Der Saldovortrag erfolgt in bexio nur in der Standardwährung. Soll ein Fremdwährungskonto auch mit dem Fremdwährungssaldo eröffnet werden, braucht es nach der Hilfe zwei manuelle Buchungen über ein Transferkonto, zum Beispiel das Konto 9901 («Saldoübernahme»):

1. Den gesamten Saldovortrag in der Basiswährung ausbuchen.
2. Den Saldovortrag gemäss Schlussbilanz in Franken und dem Fremdwährungsbetrag einbuchen.

Das Transferkonto geht in der Basiswährung auf null. Die Bilanz zeigt die Saldi in der Basiswährung. Mehr zu Fremdwährungskonten steht in Fremdwährungskonto führen.

Kontrolle nach der Anpassung

• Bilanz: Wählen Sie im Bericht die Filteroption für Eröffnungsbuchungen. Die Summe der Aktiven muss der Summe der Passiven entsprechen.
• Abschlusskonten: Die Konten 9100 (Eröffnungsbilanz) und 9101 (Schlussbilanz) müssen ausgeglichen sein (Saldo gleich null). Prüfen Sie den Schlusssaldo im Kontenblatt.
• Kontenblatt: Mit der Listenoption können Sie Saldovortrag und Übertrag ein- und ausblenden.
• Vorjahr: Vergleichen Sie jeden Saldo mit der Schlussbilanz des Vorjahres. Die Jahresrechnung muss neben den Zahlen des Berichtsjahres die Werte des Vorjahres ausweisen (Art. 958d Abs. 2 OR).
• OP-Listen: Eröffnungsbuchungen und provisorische Saldovorträge erscheinen nicht in der OP-Liste. Zwischen OP-Liste und Debitoren- oder Kreditorenkonto sind deshalb Differenzen möglich.

Häufige Fragen

Kann ich eine Eröffnungsbuchung direkt bearbeiten?

Nein. Eröffnungsbuchungen können Sie im Journal nicht bearbeiten. Nutzen Sie eine Gegenbuchung und eröffnen Sie neu.

Wann sind die Eröffnungssalden endgültig?

Mit dem Abschluss des Vorjahres. Davor sind sie provisorisch und können sich ändern, solange im alten Jahr noch gebucht wird.

Wer sollte die Eröffnungszahlen prüfen?

Am besten Ihr Treuhänder, der den definitiven Vorjahresabschluss kennt. Er kann auch sagen, welche Korrekturen im Vorjahr und welche im neuen Jahr zu buchen sind.

Fazit

Eröffnungssalden korrigieren Sie je nach Herkunft: im offenen Assistenten über die Soll-Werte, bei provisorischen Vorträgen durch erneutes Vortragen, nach dem Abschluss durch Öffnen des Vorjahres, bei Eröffnungsbuchungen durch Gegenbuchung und neue Eröffnung. Prüfen Sie danach Bilanz, Abschlusskonten und Vorjahreswerte.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.