Fibu-Journal in bexio: Buchungsarten und Funktionen

Das Fibu-Journal in bexio listet alle Buchungen Ihrer Finanzbuchhaltung, egal ob das System sie erzeugt hat oder Sie selbst. Sie finden es unter «Buchhaltung» → «Berichte» → «Journal». bexio unterscheidet fünf Buchungsarten: automatische, manuelle, Bankbuchungen, Kundenkonto-Buchungen und Eröffnungsbuchungen. Davon lassen sich drei bearbeiten, zwei nicht.

Die Buchungsarten im Überblick

Bei den Eröffnungsbuchungen unterscheidet bexio zwischen dem provisorischen Saldovortrag, den Sie vor dem Abschluss setzen, und den definitiven Eröffnungsbuchungen nach dem Jahresabschluss.

So bearbeiten Sie die einzelnen Buchungsarten

• Automatische Buchungen: Klicken Sie in der Spalte «Referenz» auf den Link des Dokuments und bearbeiten Sie das Dokument. Die Konten werden über die Positionen gesteuert.
• Manuelle Buchungen: Klicken Sie die Buchung an, um sie im Detail zu sehen, und danach oben rechts auf das Bleistift-Symbol. Die Maske erklärt Manuelle Buchungen in bexio erfassen.
• Bankbuchungen: Wurde die Buchung durch den Abgleich im Banking oder durch einen Zahlungsein- oder -ausgang erzeugt, öffnen Sie sie im Detail und klicken auf die Schaltfläche «Abgleich rückgängig machen». Danach passen Sie Dokumente an und gleichen die Transaktion im Banking erneut ab.
• Kundenkonto-Buchungen: Hier kann nur eine Gegenbuchung im Kundenkonto die Buchung wieder ausgleichen.
• Eröffnungsbuchungen: bexio empfiehlt eine Gegenbuchung direkt im Journal, damit der Saldo null ergibt, und anschliessend eine neue Eröffnung über eine manuelle Buchung.

Wie Sie sonstige Fehler korrigieren, zeigt Fehler in der Buchhaltung korrigieren.

Filtern, suchen, exportieren

Standardfilter: Sie erscheinen als Registerkarten. Es gibt sie für alle Buchungen, nur manuelle Buchungen, nur Debitorenbuchungen (Rechnungen), nur Kreditorenbuchungen (Lieferantenrechnungen), nur Aufwendungen, nur Eröffnungsbuchungen und nur Lohnbuchungen.

Detailliert filtern: Das Filter-Symbol oben rechts öffnet ein Feld, in dem Sie Buchungsperiode, Kontengruppe, Konto und weitere Kriterien kombinieren. Sie wenden den Filter an oder speichern ihn. Speichern Sie nur Filter, die Sie regelmässig nutzen. Sie finden sie danach unter «Eigene Filter».

Suche: Über das Lupen-Symbol auf der rechten Seite suchen Sie nach Beschreibung, Referenz und Beträgen. Die Suche findet Buchungen auch jahresübergreifend. Das hilft, wenn Sie alle Buchungen zu einer bestimmten Lieferantenrechnung oder Verkaufsrechnung prüfen wollen.

Export: Über das Export-Symbol oben rechts laden Sie das Journal als Excel-Datei herunter. Die Hilfe empfiehlt, jedes Geschäftsjahr einzeln zu exportieren.

Welche Buchungen das System selbst erzeugt

Viele Zeilen im Journal entstehen durch Systemkonten. Die folgende Übersicht orientiert sich am Standardkontenplan einer AG. Die Nummern in Ihrem Kontenplan können abweichen.

Das Journal in der Praxis nutzen

1. Monatlich Kontrolle: Öffnen Sie die Registerkarte für manuelle Buchungen und prüfen Sie, ob Beschreibung und Belege passen. Jede Buchung braucht einen Belegnachweis, und die Buchführung muss nachprüfbar sein (Art. 957a Abs. 2 OR).
2. Beleg finden: Suchen Sie nach der Referenz oder der Belegnummer, um alle Buchungen zu einem Dokument auf einen Blick zu sehen.
3. Eröffnung kontrollieren: Die Registerkarte für Eröffnungsbuchungen zeigt, ob Saldovorträge vollständig gebucht sind. Mehr dazu in Eröffnungsbilanz in bexio anpassen.
4. Vor dem Abschluss: bexio prüft die Soll/Haben-Differenz über alle Buchungen. Sie sehen das Total beim Abschluss unter «Geschäftsjahr abschliessen».

Häufige Fragen

Warum kann ich eine Buchung nicht bearbeiten?

Vermutlich ist es eine Kundenkonto- oder Eröffnungsbuchung oder eine automatische Buchung, die aus einem Dokument stammt. Kundenkonto- und Eröffnungsbuchungen lassen sich nicht bearbeiten. Automatische Buchungen ändern Sie über das Dokument.

Reicht der Excel-Export als Aufbewahrung?

Die Geschäftsbücher dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Ob ein Excel-Export genügt, klären Sie mit Ihrem Treuhänder. Die Fristen beschreibt Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen in der Schweiz.

Wie finde ich schnell alle Buchungen zu einer Lieferantenrechnung?

Nutzen Sie die Suche mit der Referenz oder einem Betrag. Die Suche zeigt alle passenden Buchungen, auch aus anderen Jahren.

Fazit

Das Fibu-Journal ist die zentrale Liste Ihrer Buchungen. Wer die fünf Buchungsarten kennt, weiss, wo eine Korrektur ansetzt: im Dokument, in der Buchung, im Banking oder mit einer Gegenbuchung. Mit Standardfiltern, Suche und Export kontrollieren Sie Ihre Buchhaltung laufend und nicht erst zum Jahresende.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.