Import-Fehler bei CSV und Excel in bexio beheben

Scheitert ein Import in bexio, prüfen Sie zuerst, was bexio meldet: Beim Produktimport steht der Grund pro Zeile in einer Korrekturdatei, beim Kontenplan zeigt bexio die Fehler in einer Maske an. Korrigieren Sie die Datei, speichern Sie sie und starten Sie den Import erneut. Fehlt eine klare Meldung, führen die Regeln zu Spalten, Pflichtwerten und Stammdaten zur Ursache.

Bei jedem Importfehler zuerst

1. Lesen Sie die Meldung, öffnen Sie bei Produkten die Korrekturdatei und beim Kontenplan die Fehleransicht.
2. Arbeiten Sie nur in einer Kopie der Datei. Beim Produktimport bleibt die Originaldatei unverändert, Sie korrigieren also die Quelle gleich mit.
3. Speichern Sie die Änderungen in Excel, bevor Sie den Import erneut starten.
4. Testen Sie bei grossen Dateien erst mit wenigen Zeilen.

Wie die Importe grundsätzlich ablaufen, erklären Kontakte nach bexio importieren und Artikel importieren und Preise aktualisieren. Dieser Beitrag behandelt nur die Fehlersuche.

Kontakte: Fehler und Lösungen

1. Menüpunkt fehlt: Die Import-Funktion sehen Sie nur mit dem Benutzerrecht «Editieren = alle» für das Modul «Kontakte». Kontoinhaber und «Superadmin»-Benutzer können das Recht vergeben.
2. Datei wird nicht akzeptiert: Erlaubt sind CSV, XLS und XLSX bis 10 MB. bexio empfiehlt höchstens 5'000 Kontakte pro Import und die eigene Excel-Vorlage. Zusätzliche Spalten werden ignoriert, auch wenn Sie sie bewusst ergänzt haben.
3. Pflichtwerte fehlen: Die Kontaktart muss «1» (Firma) oder «2» (Privat) lauten. Firmen brauchen einen Firmennamen, Privatkontakte einen Nachnamen. Die Kontakt Nr. darf nur Ziffern enthalten, ohne Buchstaben oder Sonderzeichen.
4. Verweise passen nicht: Ansprechpartner müssen in bexio bestehen und im Format «Nachname Vorname» stehen. Kategorien und Branchen müssen in den Einstellungen angelegt sein, mehrere trennen Sie mit Semikolon. Hausnummer und Adresszusatz gelten nur zusammen mit einer Strasse (höchstens 10 bzw. 70 Zeichen, Strasse höchstens 70).
5. Adressen kommen falsch an: Exportieren Sie Kontakte aus einem bexio-Konto und importieren Sie sie in ein anderes, kann die Spalte «Adresse» Probleme machen, weil bexio das kombinierte Format nicht automatisch einliest. Teilen Sie Strasse und Hausnummer auf die Spalten «Strasse» und «Hausnummer» auf. Alternativ benennen Sie die Überschrift «Adresse» in «Strasse» um und löschen die leere Spalte «Strasse».
6. Kontakte überschrieben oder doppelt: bexio gleicht über die Kontaktnummer ab und prüft die Datei nicht auf Duplikate. Entfernen Sie beim Import in ein zweites Konto die Kontaktnummern, sonst werden Kontakte überschrieben.

Produkte: Fehler und Lösungen

1. Menüpunkt fehlt: Die Import-Funktion erscheint nur mit dem Benutzerrecht «Admin». Sie finden sie unter «Produkte» → «Produkte», im Drei-Punkte-Menü oben rechts.
2. Meldung vor der Zuordnung: Diese Fehler nennt die Hilfe ausdrücklich.

3. Erste Zeile ohne Titel: Die Datei braucht in der ersten Zeile Spaltentitel, sonst klappt die Zuordnung nicht.
4. CSV liest falsch ein: Unterstützt wird nur das Semikolon. Speichern Sie die Datei sonst als XLS oder XLSX.
5. Stammdaten fehlen: Legen Sie vorab Lieferanten, Gruppen, Währungen, Einheiten, Lagerorte und Lagerplätze an. Ertrags- und Aufwandskonten tragen Sie nur als Kontonummer ein, MWST-Sätze nur als Code, jeweils ohne Bezeichnung. Konto und MWST-Code müssen in bexio angelegt und aktiviert sein.
6. Duplikate entstehen: Produkte werden über den Produktnamen oder den Produktcode zugeordnet. Sind Ihre Produkte mit Code gespeichert, importieren Sie immer auch den Code, sonst entstehen Duplikate.
7. Einzelne Zeilen scheitern: Laden Sie die Korrekturdatei bei der Fehlermeldung herunter. Die erste Spalte nennt den Grund. Korrigieren Sie die Zeilen und laden Sie die Korrekturdatei direkt hoch.
8. Daten fehlen nach dem Import: Produktart und Staffelpreise lassen sich nicht importieren. Staffelpreise erfassen Sie in der Oberfläche. Beim Lagerbestand gilt: Ein Wert aktiviert das Lager und macht das Produkt zur «Ware». Exportiert bexio bei Produkten ohne Lager den Wert «0», entfernen Sie ihn vor dem Import, damit das Lager deaktiviert bleibt.

Kontenplan: Fehler und Lösungen

1. Import nicht möglich: bexio erlaubt den Import nur, wenn in allen Geschäftsjahren keine Buchung vorliegt, die nicht auf ein Systemkonto oder ein verknüpftes Konto verweist. Andere manuelle Buchungen müssten vorher gelöscht werden. Löschen Sie nichts, ohne den Bestand zu sichern und mit Ihrer Treuhandstelle zu klären.
2. Datei wird abgelehnt: Verwenden Sie die Vorlage von bexio. Die Spaltenreihenfolge und die Titel dürfen nicht verändert werden. Zusätzliche Spalten sind nur am Ende erlaubt und werden ignoriert. Zulässig sind höchstens 500 Konten und Kontengruppen.
3. Inhalt ist ungültig: Kontonummern bestehen nur aus Ziffern (3401 statt 3401.1). Nummer, Name, Gruppe und Kontoart sind Pflicht, die Gruppe muss existieren. Als Kontoart sind Aktiv, Passiv, Ertrag und Aufwand möglich. Gültige Steuertypen sind sales_tax, pre_tax_material und pre_tax_investment. Systemkonten dürfen Sie nicht verändern.
4. Fehleransicht: bexio validiert die Datei und zeigt Fehler in einer Maske an. Bereinigen Sie sie in Excel und speichern Sie, bevor Sie neu starten.

Laden Sie vor jedem Import den aktuellen Kontenplan herunter. Die Funktion finden Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Kontenplan Finanzbuchhaltung». Mehr zum Thema bietet Kontenplan verwalten, importieren, exportieren.

Banktransaktionen: Fehler und Lösungen

1. Falsches Dateiformat: Importieren Sie im Banking über «Banktransaktionen importieren» eine camt.053- oder camt.054-Datei oder ein ZIP. PDF-Dateien lassen sich nicht verwenden. camt.052 eignet sich laut Hilfe nicht für den automatischen Abgleich. MT940 wurde eingestellt, bei der Bank bestellen Sie stattdessen camt.053.
2. Zu viele Dateien: Pro Import sind bis zu 30 camt-Dateien oder ein ZIP mit bis zu 30 Dateien möglich. Andere Dateitypen im ZIP ignoriert bexio.
3. Transaktionen fehlen: Prüfen Sie, ob der Datentransfer bei Ihrer Bank aktiv ist. Nach der Aktivierung kann es bis zu zwei Tage dauern. Ältere Buchungen holen Sie mit dem Datumsbereich oder einer Datei Ihrer Bank. Weitere Gründe behandelt Banktransaktionen kommen nicht an.
4. CSV-Datei: Für den CSV-Import von Banktransaktionen nennt die bexio-Hilfe Bedingungen im Zusammenhang mit Kontera. Die Datei braucht eine Kopfzeile, keine anderen Zeilen vor den Daten und nur Transaktionen eines Kontos mit einer Währung.

Wann der bexio-Support weiterhilft

Melden Sie sich beim Support, wenn eine Fehlermeldung nach der Korrektur bleibt oder sich ein Import nicht starten lässt. Klicken Sie unten links in bexio auf das Feld «Support». Bei Bankdateien, die sich nicht herunterladen lassen, verweist bexio auf den Support Ihrer Bank. Halten Sie Datei, Fehlermeldung und Bildschirmfoto bereit.

Häufige Fragen

Kann ich einen Import rückgängig machen?

Die bexio-Hilfe beschreibt dafür keine eigene Funktion. Sichern Sie deshalb vorher die bestehenden Daten und testen Sie mit wenigen Zeilen.

Warum sind meine Produkte doppelt vorhanden?

Wahrscheinlich wurden sie nur über den Produktnamen zugeordnet, obwohl bestehende Produkte einen Produktcode haben. Importieren Sie den Code immer mit.

Warum bleibt die Spalte beim Produktimport leer?

Sonderzeichen im Spaltentitel verhindern die Zuordnung. Entfernen Sie sie und laden Sie die Datei erneut hoch.

Fazit

Importfehler beheben Sie in der Datei und in den Stammdaten. Beachten Sie Format, Spaltentitel und Pflichtwerte, legen Sie Stammdaten vorher an und nutzen Sie die Korrekturdatei oder die Fehleransicht von bexio. Bei Kontakten und Kontenplan gilt: sichern, bevor Sie überschreiben.