Kontenplan verwalten, importieren, exportieren

Den Kontenplan verwalten Sie in bexio unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Kontenplan Finanzbuchhaltung». Gruppen und Konten bearbeiten Sie dort direkt, Export und Import laufen über zwei Symbole oben rechts. Der Import ist nur möglich, solange im Journal keine Buchung auf anderen Konten als Systemkonten oder verknüpften Konten liegt.

Das Wichtigste in Kürze

Kontengruppen haben eine Nummer, einen Namen und eine übergeordnete Gruppe. Systemgruppen mit Schloss-Symbol lassen sich nicht löschen.
Den aktuellen Kontenplan laden Sie als Excel herunter. Tun Sie das vor jedem Import und legen Sie die Datei ab.
Der Import braucht eine Excel-Vorlage und ist auf 500 Konten und Kontengruppen begrenzt.
Pflichtspalten der Vorlage sind Nummer, Name, Gruppe und Kontoart.
bexio prüft die Datei und zeigt Fehler in einer Maske an.

Kontengruppen verwalten

Die Kontengruppen orientieren sich an Bilanz und Erfolgsrechnung. Der Aufbau folgt dem Schweizer Kontenrahmen KMU, den das KMU-Portal des Bundes als Standard für kleine und mittlere Unternehmen bezeichnet:

Kontenklassen mit den Nummern 1 bis 9,
Kontenhauptgruppen mit 10 bis 99,
Kontengruppen mit 100 bis 999,
Konten mit den vierstelligen Nummern 1000 bis 9999.

So legen Sie eine Gruppe an oder ändern sie:

Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Kontenplan Finanzbuchhaltung».
Für eine neue Gruppe klicken Sie auf «Gruppe hinzufügen». Für eine bestehende wählen Sie rechts die drei Punkte und «Gruppe bearbeiten».
Vergeben Sie die Nummer, den Namen und die übergeordnete Gruppe.

Die Nummer sagt aus, wo die Gruppe im Plan steht. Die Gruppe «Flüssige Mittel» trägt die Nummer 100. Das heisst, sie gehört zu den Aktiven (1) und zum Umlaufvermögen (10). Sie enthält die Kasse (1000) und die Bankkonten ab 1020.

Beim Löschen gelten zwei Regeln: Systemgruppen mit Schloss-Symbol bleiben bestehen. Gruppen, die noch Konten oder andere Gruppen enthalten, löschen Sie erst, wenn Sie zuerst jedes Konto und dann die Untergruppen entfernt haben.

Einzelne Konten bearbeiten Sie über die drei Punkte beim Konto mit «Konto bearbeiten» oder legen sie mit «Konto hinzufügen» an. Dabei wählen Sie Nummer, Name, Kontoart, Kontengruppe und bei Bedarf einen MWST-Satz. Wie der Kontenrahmen aufgebaut ist und welche Konten ein Handwerks- oder Servicebetrieb braucht, erklärt Kontenplan KMU: Grundlagen für die Buchhaltung in bexio.

Eine saubere Struktur zahlt sich aus. Die ESTV verlangt für die Prüfspur einen übersichtlichen Aufbau der Geschäftsbücher. Und die Berichte «Plus» erscheinen nicht, wenn ein Konto direkt unter einer Kontenklasse liegt. Was das für die Auswertung heisst, zeigt Bilanz und Erfolgsrechnung in bexio auswerten.

Kontenplan exportieren

Öffnen Sie den Kontenplan unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Kontenplan Finanzbuchhaltung». Oben rechts sehen Sie zwei Symbole. Mit dem rechten laden Sie den aktuellen Kontenplan als Excel-Datei herunter.

Die Datei dient als Sicherung und als Ausgangspunkt für Änderungen. bexio empfiehlt ausdrücklich, den Plan vor einem Import herunterzuladen und abzulegen. Weitere Exporte beschreibt Daten aus bexio sichern und exportieren.

Kontenplan importieren

Voraussetzung

Der Import ist nur möglich, wenn im Journal keine Buchung vorhanden ist, die nicht auf ein Systemkonto oder ein verknüpftes Konto verweist. Das gilt für alle angelegten Geschäftsjahre. Liegen bereits andere manuelle Buchungen vor, müssen sie laut bexio-Hilfe vor dem Import gelöscht werden.

Vorsicht: Behandeln Sie das Löschen von Buchungen als unumkehrbar. Sichern Sie vorher Journal und Kontenblätter und stimmen Sie sich mit Ihrem Treuhänder ab. In einer laufenden Buchhaltung ist es meist sicherer, Gruppen und Konten einzeln anzulegen, statt den ganzen Plan zu ersetzen.

Weg 1: Der Buchhaltungsassistent ist noch offen

Neukunden starten den Assistenten über «Buchhaltung» → «Buchhaltung einrichten». Haben Sie ihn weggeklickt, finden Sie ihn unter «Buchhaltung» → «Jahresabschluss» → «Bilanz und Erfolgsrechnung übernehmen».
In Schritt 3 von 8 legen Sie den Kontenplan fest.
Ganz unten steht die Experten-Funktion. Rechts davon importieren Sie Ihre Excel-Vorlage. bexio rät, diese Funktion nur mit sehr gutem buchhalterischem Verständnis zu nutzen.

Weg 2: Der Assistent ist abgeschlossen

Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Kontenplan Finanzbuchhaltung». Mit dem linken der beiden Symbole oben rechts importieren Sie, mit dem rechten exportieren Sie. Nach dem Klick auf den Import erscheint eine Warnmeldung, die Sie lesen sollten. In der Regel ist der Plan nach wenigen Sekunden importiert.

Vorlagen

bexio stellt Excel-Vorlagen bereit für «Systemkonten», «Einzelunternehmen», «Personengesellschaft», «Verein», «AG/GmbH (kleine Firma)» und «AG/GmbH (grosse Firma, 20+ Mitarbeiter)».

Aufbau der Excel-Datei

Die Tabelle hat sechs Spalten. Pflichtfelder sind mit einem Stern markiert.

Spalte	Inhalt
Nummer*	Kontonummer, nur Ziffern ohne Punkt, Komma oder Trennzeichen, zum Beispiel 3401 statt 3401.1
Name*	Kontoname
Gruppe*	Verknüpfte Kontengruppe. Sie muss im Plan vorhanden sein, sonst fehlt die logische Struktur.
Kontoart*	Aktiv, Passiv, Ertrag oder Aufwand. Sie muss zur Gruppe passen: Das Konto 3204 mit der Kontoart Ertrag gehört zur Gruppe «Handelserlös».
Systemkonto	Systemkonten dürfen Sie nicht verändern, sonst funktioniert der Import nicht.
Steuertyp	sales_tax (Umsatzsteuer), pre_tax_material (Vorsteuer für Material und Dienstleistungen) oder pre_tax_investment (Vorsteuer für Investitionen und übrigen Betriebsaufwand)

Für die Datei gelten diese Anforderungen, die laut bexio nicht abschliessend sind:

Höchstens 500 Konten und Kontengruppen.
Die Reihenfolge der Spalten bleibt bestehen, die Titel bleiben unverändert.
Zusätzliche Spalten sind erlaubt, stehen aber am Ende und werden ignoriert.
Die Struktur der Kontenklassen 1 bis 9 sollte erhalten bleiben.

bexio validiert die Datei und zeigt Fehler in einer Maske. Bereinigen Sie diese in der Excel-Datei, speichern Sie die Datei und starten Sie den Import erneut.

Kontenplan und Kontera

Wer Belege mit Kontera verarbeitet, sollte den Plan nach jeder Änderung abgleichen. In Kontera öffnen Sie dazu «Einstellungen» → «Stammdaten» → «Konten» und klicken auf «Kontenplan aus bexio importieren». So übernimmt Kontera die aktuellen Konten aus bexio.

Häufige Fragen

Kann ich Systemkonten ändern oder löschen?

Löschen können Sie sie nicht. Kontonummer und Bezeichnung dürfen Sie im Kontenplan laut bexio-Hilfe anpassen. In der Importdatei dagegen dürfen Systemkonten nicht verändert werden.

Wie viele Konten darf der Import enthalten?

Höchstens 500 Konten und Kontengruppen zusammen.

Was tue ich, wenn der Import Fehler meldet?

Lesen Sie die Fehlerliste, beheben Sie die Punkte in der Excel-Datei, speichern Sie diese und wiederholen Sie den Import. Prüfen Sie vor allem, ob die Kontonummern nur Ziffern enthalten, die verknüpfte Gruppe im Plan existiert und die Kontoart zur Gruppe passt.

Fazit

Der Kontenplan ist das Fundament der Buchhaltung. Für kleine Anpassungen genügen «Gruppe hinzufügen» und «Konto hinzufügen». Der Excel-Import lohnt sich vor allem beim Start, solange keine Buchungen vorliegen. Laden Sie vor jeder Änderung den aktuellen Plan herunter und legen Sie ihn ab.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Quellen

Kontenplan Import / Export Funktion bexio Hilfe
Wie verwalte ich meinen Kontengruppen- und Kontenplan? bexio Hilfe
Bericht wird nicht angezeigt da Konten fehlen bexio Hilfe
Systemkonten bexio Hilfe
Steuerperioden, Steuersätze und Kontenplan bexio Hilfe
Wie man seine Buchhaltung organisiert KMU-Portal des Bundes
Mwst-Webpublikationen ESTV

Stand: Oktober 2026. bexio ist eine Marke der bexio AG, efatto ist unabhängig.