Dokument sieht falsch aus: Vorlage in bexio prüfen

Sieht ein bexio-Dokument im PDF falsch aus, prüfen Sie zuerst, welche Dokumentvorlage es verwendet, und öffnen Sie dann die Vorschau. Position des Adressblocks, Schrift und Ränder legen Sie in der Vorlage fest, das Länderformat der Adresse in den Grundeinstellungen Ihrer Firma. Bei bereits erstellten Dokumenten kommt ein weiterer Schritt dazu: Die Adresse müssen Sie dort neu importieren.

Symptome erkennen

Ordnen Sie zuerst ein, was am Dokument nicht stimmt.

Prüfschritte

1. Die richtige Vorlage prüfen

Für jeden Dokumenttyp hinterlegen Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» eine Standardvorlage, zum Beispiel eine für Angebote und eine andere für Rechnungen. Diese Werte lädt bexio bei jedem neuen Dokument. In einer einzelnen Rechnung kann jemand eine andere Vorlage gewählt haben. Prüfen Sie deshalb in den Einstellungen des Dokuments, welche Vorlage aktiv ist.

Die Vorlagen selbst bearbeiten Sie unter «Einstellungen» → «Dokumenten-Vorlagen». Dafür brauchen Sie im Benutzerprofil die Berechtigung «Document Designer». Fehlt sie, bleiben die Vorlagen für Sie gesperrt. Kontrollieren Sie jede Änderung in der Vorschau. Sie zeigt das PDF so, wie es gedruckt oder per E-Mail verschickt wird. Wie Sie eine Vorlage von Grund auf gestalten, beschreibt Offertvorlage in bexio gestalten.

2. Position des Adressblocks prüfen

In der Vorlage verschieben Sie die Empfängeradresse nach oben, unten, links oder rechts. Die Standardposition ist laut bexio auf den Druck mit einem C5-Fensterkuvert ausgelegt. Wurde sie verändert, sitzt die Anschrift womöglich nicht mehr im Fenster. Zusätzlich lässt sich oberhalb der Empfängeradresse eine einzeilige Absenderadresse in reduzierter Schrift einblenden. Auch die Ränder und der Abstand zur Kopfzeile verschieben den Inhalt. Die Ränder können Sie für die erste Seite separat festlegen.

Arbeiten Sie mit Briefpapier als PDF-Hintergrund, vergleichen Sie die Ränder mit dem Layout dieser Datei. Mehr zu Adressblock und Schrift im Alltag finden Sie in Adressblock und Schriften anpassen.

3. Länderformat und Adresse im Dokument prüfen

Die Darstellung des Landes steuern Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Meine Firma» → «Grundeinstellungen» beim Feld «Standardformatierung für Adressen». Drei Varianten stehen zur Wahl:

• Land nur bei Briefen ins Ausland anzeigen
• Land immer in einer separaten Zeile anzeigen
• Ländercode vor der Postleitzahl anzeigen, etwa CH-8000 Zürich

Eine Änderung gilt nicht automatisch für bestehende Dokumente. Öffnen Sie dort den Tab «Anschrift», klicken Sie auf «Kontaktadresse importieren» und bestätigen Sie mit «Eingabe speichern». Fehlen im Zahlteil der QR-Rechnung Angaben bei «Zahlbar durch», liegt das laut bexio in der Regel an unvollständigen oder nicht strukturierten Kontaktadressen. Wie Sie das beheben, zeigt Strukturierte Adressen umstellen.

4. Schrift prüfen

Standardmässig verwendet bexio Arial. Die Vorlagen enthalten drei Standardschriften: Arial, Courier New und Times New Roman. Weitere Schriften hinterlegen Sie in der Dokumentvorlage über «Schriften verwalten». Das sind die typischen Stolpersteine:

1. Schrift entfernt: Wurde eine Schrift aus der Liste gelöscht, die in einer Vorlage hinterlegt war, erscheint dort ab sofort Arial.
2. Schnitt fehlt: Laden Sie für «kursiv», «fett» oder «fettkursiv» keine eigene Datei hoch, verwendet bexio «regular». Es simuliert die fehlenden Schnitte nicht. Pro Schrift sind vier Schnitte möglich.
3. OTF-Datei: Bei manchen OTF-Schriften kann die Darstellung fehlerhaft sein. Verwenden Sie dann die TTF-Variante.
4. Lizenz: Schriften gelten als Software. Laden Sie nur Dateien hoch, für die Sie eine Lizenz besitzen.

Am einfachsten laufen Schriften aus Google Fonts. bexio stellt für sie sicher, dass sie in Dokumenten funktionieren. Für eigene Schriftdateien bietet der Kundendienst keine Unterstützung an. Testen Sie jede neue Schrift mit einem echten Dokument: in der Vorschau, in der Ansicht bexio Network und als ausgedrucktes PDF.

5. Abgeschnittene oder verschobene Inhalte prüfen

• Ränder: Die nicht bedruckbaren Bereiche stellen Sie in der Vorlage ein, die erste Seite darf eigene Werte haben. Vergleichen Sie sie mit dem betroffenen Dokument. Die kompakte Ansicht reduziert den Zeilenabstand in Kopfzeile und Gesamttotal.
• Struktur: Kopfzeile, Spalten und Fusszeile blenden Sie pro Dokumenttyp ein oder aus. Erscheint dabei ein Warnsymbol, fehlen rechtliche Angaben oder Kontaktdaten Ihres Unternehmens. Ergänzen Sie diese im Firmenprofil.
• QR-Rechnung: Ihre Position lässt sich in bexio nicht manuell ändern. Das Layout wird automatisch erstellt, damit es den SIX-Vorgaben entspricht. Erscheint der Ausdruck abgeschnitten oder falsch ausgerichtet, stellen Sie im Druckdialog die Skalierung auf 100 % oder «Tatsächliche Grösse».
• Eigene Seite für den Zahlteil: Reicht Ihr Hintergrund-PDF in die untere Seitenhälfte, überdeckt bexio diesen Teil, weil er für den Einzahlungsschein reserviert ist.

6. Logo, Firmenprofil und Online-Ansicht prüfen

Das Logo für Dokumente laden Sie in der Vorlage hoch, höchstens 3000 x 3000 Pixel. Das «Logo zur Identifikation in bexio» erscheint dagegen nur oben links in der Anwendung. Die Anschrift oben rechts auf dem Dokument stammt aus dem Firmenprofil. Kontaktangaben wie E-Mail, Telefon und Webseite erscheinen dort nur in der Fusszeile der Online-Dokumente, nicht auf dem Standard-Logopapier. Dass PDF und Online-Ansicht etwas anders aussehen, ist deshalb kein Fehler. Mehr dazu in Logo und Erscheinungsbild in bexio-Dokumenten.

Wann der bexio-Support weiterhilft

Bei Schriften aus Google Fonts unterstützt Sie der Kundendienst laut Hilfe. Für eigene Schriftdateien bietet bexio keine Unterstützung an. Erreichen Sie den Support über das Feld «Support» unten links in bexio. Im Kontaktformular können Sie Bereiche des Bildschirms markieren und kommentieren oder ein Bildschirmvideo aufnehmen. Legen Sie ein betroffenes Dokument bereit und nennen Sie Dokumenttyp, Vorlage und was Sie bereits geprüft haben.

Häufige Fragen

Warum übernimmt ein bestehendes Dokument meine Änderung nicht?

Beim Länderformat der Adresse müssen Sie im geöffneten Dokument die Kontaktadresse neu importieren und speichern. Ob andere Vorlagenänderungen in alten Dokumenten sichtbar werden, prüfen Sie am besten in der Vorschau des betroffenen Dokuments.

Kann ich die Position der QR-Rechnung selbst verschieben?

Nein. bexio positioniert die QR-Rechnung automatisch, damit sie den offiziellen Vorgaben entspricht. Steht der Zahlteil auf einer separaten Seite, gestalten Sie deren oberen Bereich mit einem eigenen Hintergrund, etwa mit Logo, AGB oder Firmenangaben.

Welche Schrift ist am sichersten?

Laut bexio sind Schriften aus Google Fonts die einfachste Lösung. Sie sind kostenlos, offline verfügbar und lizenzrechtlich unproblematisch. Eigene Schriften sind möglich, brauchen aber Lizenz, Test und gegebenenfalls TTF statt OTF.

Fazit

Zuerst klären Sie, welche Vorlage gilt, dann prüfen Sie Adressblock, Länderformat, Schrift und Ränder der Reihe nach. Die Vorschau und ein Probedruck zeigen, ob die Änderung wirkt. Bei bestehenden Dokumenten gehört der Adressimport dazu. Bleibt das Problem trotz sauberer Vorlage bestehen, hilft der bexio-Support mit Ihrem Beispieldokument weiter.