Firmenprofil und Stammdaten aktualisieren

Ihre Firmenadresse, UID und Kontaktangaben pflegen Sie in bexio im Firmenprofil. Die Rechnungsadresse für Ihr eigenes bexio-Abo ist ein anderer Ort, und auch die Stammdaten in der Lohnbuchhaltung und in Kontera werden getrennt nachgeführt. Wer nach einem Umzug oder einer Namensänderung alle Stellen kennt, vermeidet falsche Adressen auf Offerten und Rechnungen.

Das Firmenprofil öffnen

Es gibt zwei Wege:

1. Übersichtsseite: «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Meine Firma» → «Firmenprofil».
2. Schnellzugriff: «Einstellungen» → «Firmenprofil».

Wo die übrigen Bereiche der Einstellungen liegen, zeigt der Beitrag Einstellungen in bexio: wo ist was.

Was das Firmenprofil enthält

Das Profil gliedert sich in drei Teile:

Auf den Dokumenten erscheinen von den Basisinformationen Firmenname, Adresse, Adresszusatz, Postleitzahl, Ort und Land. Führende Nullen in der Postleitzahl sind möglich. Kontaktinformationen und Beschreibung gibt das bexio-Standard-Logopapier nicht aus.

So ändern Sie die Adresse

1. Öffnen Sie das Firmenprofil.
2. Passen Sie die Felder der Basisinformationen an, zum Beispiel Adresse, Postleitzahl und Ort.
3. Speichern Sie die Änderung.
4. Öffnen Sie ein Dokument in der Vorschau und prüfen Sie, ob die neue Adresse erscheint.

Der vierte Schritt ist wichtig. Er zeigt Ihnen, ob Ihre Dokumente tatsächlich auf das Firmenprofil zugreifen.

Wenn die Adresse im PDF unverändert bleibt

Die bexio-Hilfe unterscheidet zwei Arten von Dokumenten: die Online-Dokumente und das PDF mit dem bexio-Standard-Logopapier beziehen ihre Daten aus dem Firmenprofil. Laden Sie dagegen ein eigenes Logopapier hoch und hinterlegen es als Standard, greifen die PDF-Dokumente nicht mehr auf das Firmenprofil zurück. Dann erscheinen auch UST-ID-Nr. und Bankangaben nicht automatisch.

Die Folge: Nach einem Umzug ändern Sie die Adresse zusätzlich im Logopapier selbst, also in Ihrer Briefpapier-Datei. Wo Sie die Vorlage pro Dokumenttyp festlegen, beschreibt die Hilfe unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Dokumententypen - Standardeinstellungen». Mehr zu Logo, Briefpapier und Schrift finden Sie im Beitrag Offertvorlage in bexio gestalten.

UID und MWST-Nummer eintragen

Zwei Nummern verwechseln Betriebe häufig, weil sie an zwei Orten liegen:

• UST-ID-Nr.: Sie steht im Firmenprofil unter den Zusatzinformationen. Die Hilfe zur Lohnbuchhaltung verweist für die UID ebenfalls auf das Firmenprofil. Das bexio-Standard-Logopapier gibt die Nummer auf dem PDF aus.
• MWST-Nummer: Sie richten Sie laut Hilfe unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Grundeinstellungen MWST» ein. Sie erscheint dann in der Kopfzeile der Dokumentvorlage.

Die Hilfe ist hier nicht ganz einheitlich: Ein Artikel nennt die MWST-Nummer zusammen mit der UST-ID-Nr. im Firmenprofil, ein anderer ordnet sie den Grundeinstellungen MWST zu. Fehlt ein Feld in Ihrem Konto oder heisst es anders, prüfen Sie beide Orte. Welche Angaben auf einer Schweizer Rechnung stehen müssen, erklärt der Beitrag Pflichtangaben auf Rechnungen in der Schweiz.

Die Rechnungsadresse für Ihr bexio-Abo ändern

Das Firmenprofil ist nicht die Adresse, an die bexio Ihre eigene Rechnung schickt. Die Hilfe beschreibt für die Rechnungsadresse einen anderen Weg:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» und wählen Sie «Paket und Optionen».
2. Wechseln Sie in den Reiter «Übersicht».
3. Klicken Sie auf «Rechnungsadresse ändern».
4. Passen Sie Firmenanschrift und E-Mail-Adresse an und bestätigen Sie.

Voraussetzung sind Administratorrechte, denn nur damit erreichen Sie die Paketverwaltung. Die Änderung gilt für künftige Rechnungen. Bereits ausgestellte bexio-Rechnungen passen sich nicht automatisch an. Wollen Sie sie rückwirkend ändern lassen, wenden Sie sich laut Hilfe an den Support unter billing@bexio.com. In der Übersicht der Einstellungen heisst der Bereich für Pakete und Rechnungen «Pakete, Lizenzen & Benutzer», in diesem Hilfeartikel «Paket und Optionen». Gemeint ist dieselbe Stelle. Wie Sie Ihre bexio-Rechnungen finden, zeigt der Beitrag bexio-Abo, Rechnung und Kreditkarte.

Stammdaten in Lohnbuchhaltung und Kontera nachführen

Der Begriff «Stammdaten» taucht in bexio an mehreren Orten auf. Zwei davon betreffen eine Adressänderung.

Lohnbuchhaltung. Die Grunddaten Ihres Unternehmens werden laut Hilfe von der bexio Finanzbuchhaltung übernommen. Änderungen machen Sie deshalb dort, im Firmenprofil, und nicht in der Lohnbuchhaltung. Die Daten werden anschliessend automatisch zur Lohnbuchhaltung synchronisiert. Weitere Angaben wie Betriebsstätten, Bankverbindung und Quellensteuer pflegen Sie in den Stammdaten der Lohnbuchhaltung selbst. Vergessen Sie nicht, dort oben rechts zu speichern.

Kontera. Beim erstmaligen Verbinden synchronisiert Kontera Lieferanten, Kontenplan, Steuersätze und Währungen einmalig. Spätere Änderungen in bexio müssen Sie laut Hilfe von Hand nachziehen. Das geht unter «Einstellungen» → «Stammdaten»: Wählen Sie die Daten aus und klicken Sie oben rechts zum Beispiel auf «Kontenplan aus bexio importieren». Eine Ausnahme sind Steuersätze und Steuerperioden: Sind sie länger als einen Monat nicht synchronisiert worden, holt Kontera sie im Hintergrund nach.

Häufige Fragen

Warum erscheinen UST-ID-Nr. und Bankangaben nicht im PDF?

Vermutlich nutzen Sie ein eigenes Logopapier. Laut Hilfe können dann die Informationen aus dem Firmenprofil und das Bankkonto nicht übergeben werden. Beim bexio-Standard-Logopapier erscheinen sie automatisch.

Ändert sich die Adresse auf bereits versendeten Dokumenten?

Die Hilfe beschreibt dazu nichts. Versendete PDF-Dateien bleiben naturgemäss, wie sie verschickt wurden. Prüfen Sie offene Dokumente nach der Änderung in der Vorschau.

Wo trage ich die UID ein?

Im Firmenprofil im Feld «UST-ID-Nr.». Die MWST-Nummer gehört in die Grundeinstellungen MWST unter «Buchhaltung».

Fazit

Das Firmenprofil steuert die Anschrift auf Ihren Dokumenten, die Rechnungsadresse im Bereich für Pakete steuert nur die Rechnungen von bexio an Sie. Nach jeder Änderung lohnt sich ein Blick in die Dokumentvorschau, besonders wenn Sie ein eigenes Logopapier verwenden. Stammdaten in Lohnbuchhaltung und Kontera ziehen Sie anschliessend nach.