Adressblock und Schriften in Dokumenten anpassen

Den Adressblock in bexio steuern Sie an zwei Orten: Wie das Land in der Adresse erscheint, legen Sie in den Grundeinstellungen von «Meine Firma» fest, wo die Empfängeradresse auf der Seite sitzt, in der Dokumentvorlage. Dort stellen Sie auch die Schrift ein. Standardmässig verwendet bexio Arial. Alternativen sind Google Fonts oder Ihre eigene Hausschrift.

Länderdarstellung im Adressblock festlegen

bexio kennt drei Varianten, wie das Land in der Empfängeradresse erscheint. Die Einstellung gilt als Standard für alle Dokumente:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Meine Firma» → «Grundeinstellungen».
2. Wählen Sie im Feld «Standardformatierung für Adressen» eine der drei Optionen.
3. Speichern Sie die Einstellung.

Ein Beispiel für Variante 3: «Muster Haustechnik AG, Musterstrasse 123, CH-1234 Muster». Versenden Sie nur in der Schweiz, entfällt bei der ersten Variante die Länderzeile ganz.

Bestehende Dokumente nachziehen

Die neue Darstellung übernimmt bexio nicht in bereits erstellte Dokumente. Öffnen Sie dort den Tab «Anschrift», klicken Sie auf «Kontaktadresse importieren» und bestätigen Sie mit «Eingabe speichern». So lesen Sie die hinterlegte Kontaktadresse neu ein, und die Änderung wird wirksam. Neue Dokumente verwenden die Einstellung automatisch.

Welche Länder und Kürzel bexio kennt, pflegen Sie getrennt. Der Beitrag Länder, Währungen und Kurse verwalten beschreibt das.

Position des Adressblocks verschieben

Die Position der Empfängeradresse legen Sie in der Dokumentvorlage fest. Laut bexio-Hilfe lässt sich der Adressblock nach oben, unten, links oder rechts verschieben. Die Standardposition passt für den Druck mit C5-Fenstercouverts. Verwenden Sie andere Couverts oder ein vorgedrucktes Briefpapier, korrigieren Sie die Position dort.

Weitere Einstellungen rund um die Adressen in der Vorlage:

• Empfängeradresse: Position des Adressblocks (oben, unten, links, rechts).
• Absenderadresse: Sie können eine einzeilige Absenderadresse in reduzierter Schrift direkt über der Empfängeradresse anzeigen lassen.
• Ränder: Sie definieren die nicht bedruckbaren Bereiche, bei Bedarf mit einer eigenen Einstellung für die erste Seite.
• Abstand zur Kopfzeile: Er steuert den vertikalen Abstand zwischen oberem Seitenrand und Haupttitel.

Machen Sie nach jeder Änderung einen Probedruck auf Normalpapier. Legen Sie den Ausdruck vor das Couvert und prüfen Sie im Fenster, ob die Adresse vollständig sichtbar ist und genug Abstand zum Rand hat. Die Lohnbuchhaltung hat eigene Layouts, darunter «Anschrift rechts» für Couverts mit Fenster rechts. Sie lassen sich laut Hilfe nicht bearbeiten, sondern nur auswählen.

Zum Logo, zum Briefpapier und zum Gesamtlayout der Vorlage lesen Sie den Beitrag Offertvorlage in bexio gestalten und, für die Darstellung der Firmenangaben, Logo und Erscheinungsbild in bexio-Dokumenten.

Schriften in Dokumenten ändern

Standardmässig erstellt bexio Ihre Dokumente in Arial. In den Vorlagen sind drei Standardschriften enthalten: Arial, Courier New und Times New Roman. Möchten Sie eine andere Schrift, hinterlegen Sie diese in der Dokumentvorlage unter «Schriften verwalten». Den Weg nennt die Hilfe: «Einstellungen» → «Dokumenten-Vorlagen».

Google Font wählen

Am einfachsten ist eine Schrift von Google Fonts. Laut Hilfe sind sie kostenlos, für den Einsatz im Internet optimiert und frei von Lizenzproblemen, und bexio stellt sicher, dass sie auf Ihren Dokumenten funktionieren. So gehen Sie vor:

1. Klicken Sie in der Dokumentvorlage auf «Schriften verwalten».
2. Links sehen Sie eine nach Beliebtheit sortierte Auswahl von Google Fonts, rechts die Schriften, die für Ihre Vorlagen zur Verfügung stehen.
3. Wählen Sie links eine Schrift aus. Sie erscheint danach rechts.
4. Weisen Sie die Schrift in der Vorlage zu.

Entfernen Sie eine Schrift aus der Liste, die schon in einer Vorlage steht, verwendet bexio ab diesem Zeitpunkt Arial. Die drei Standardschriften lassen sich nicht entfernen.

Eigene Hausschrift hochladen

Finden Sie Ihre Hausschrift nicht bei Google Fonts, wählen Sie in der Dokumentvorlage «Eigene Schrift hochladen». Beachten Sie dabei:

• Lizenz: Schriften gelten als Software. Laden Sie nur Schriften hoch, für die Sie die Lizenz besitzen.
• Dateiformat: Möglich sind .ttf und .otf. Bei manchen OTF-Schriften kann die Darstellung fehlerhaft sein. Verwenden Sie dann die TTF-Variante.
• Schriftschnitte: Pro Schrift können Sie vier Schnitte hochladen: normal, kursiv, fett und fettkursiv. Fehlt ein Schnitt, nimmt bexio den normalen und simuliert Fett oder Kursiv nicht.
• Support: Für eigene Schriften bietet der bexio-Kundendienst laut Hilfe keine Unterstützung an.

Schrift testen

Die Hilfe empfiehlt, jede eigene Schrift mit einem echten Dokument zu prüfen: in der Vorschau, in der Network-Ansicht, die Ihre Kunden sehen, und als PDF-Ausdruck. Nur so sehen Sie sicher, ob die Schrift korrekt eingebettet ist. Sieht ein Dokument nach einer Änderung falsch aus, hilft der Beitrag Dokument sieht falsch aus: Vorlage prüfen.

Häufige Fragen

Warum ändert sich der Adressblock in einer alten Rechnung nicht?

Die Länderdarstellung gilt für neue Dokumente. Bei bestehenden Dokumenten importieren Sie die Kontaktadresse im Tab «Anschrift» erneut und bestätigen mit «Eingabe speichern».

Was passiert, wenn ich eine Schrift lösche, die noch in einer Vorlage steht?

Dann verwendet bexio auf dieser Vorlage ab diesem Zeitpunkt Arial. Löschen Sie eine Schrift deshalb erst, wenn keine Vorlage sie mehr braucht.

Funktionieren auch nichtlateinische Schriften?

Ja, laut Hilfe funktionieren die Dokumente auch mit Sprachen in nichtlateinischer Schrift, etwa Kyrillisch, Griechisch, Chinesisch, Japanisch oder Koreanisch. Für Chinesisch, Japanisch und Koreanisch empfiehlt bexio die Schrift «Noto Sans» von Google Fonts.

Fazit

Den Adressblock stellen Sie in zwei Schritten ein: Länderdarstellung in den Grundeinstellungen, Position in der Dokumentvorlage. Schriften verwalten Sie ebenfalls dort, am einfachsten mit Google Fonts. Eigene Schriften brauchen eine Lizenz und einen Test mit einem echten Dokument. Prüfen Sie jede Änderung in der Vorschau, bevor ein Dokument an einen Kunden geht.