Strukturierte Adressen in bexio: Fehler vermeiden

Stellen Sie Bankkonto, Kontakte, Mitarbeiter und Firmenprofil auf strukturierte Adressen um. Für bestehende Kontakte bietet bexio die Massenmutation «Adressen aufteilen». Bei Mitarbeitern genügt ein Klick auf «Adresse aufteilen», beim Bankkonto speichern Sie die vorausgefüllte Adresse. Wer das nicht tut, riskiert eine leere Angabe unter «Zahlbar durch» auf der QR-Rechnung und zurückgewiesene Zahlungen.

Symptome erkennen

Was sich geändert hat

Bei unstrukturierten Adressen sind Teile wie Strasse und Hausnummer oder PLZ und Ort in Adresszeilen zusammengefasst. Strukturierte Adressen trennen sie in standardisierte Felder. Hintergrund sind regulatorische Vorgaben zur Transparenz im Zahlungsverkehr, die der Schweizer Finanzplatz übernimmt.

• QR-Rechnung: Laut SIX gilt seit dem 22. November 2025, dass der Swiss QR Code nur noch die strukturierte Adresse enthält, sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Zahlungspflichtigen. Ältere Belege mit unstrukturierten Adressen lassen sich nur noch kurze Zeit verwenden.
• Zahlungsaufträge: Das SIX-Factsheet für KMU (Stand August 2025) nennt den 14. November 2026. Ab dann müssen die Adressen aller Beteiligten mindestens Ort und Land als getrennte Elemente enthalten. bexio nennt in seiner Hilfe den 20. November 2026 und eine Zurückweisung von Zahlungen mit unstrukturierten Adressen danach. Die SIX schreibt auf ihrer Seite zum Schweizer Zahlungsverkehr, dass die Schweiz an der Umstellung festhält, die Adressprüfung im SIC-Release vom 13. November 2026 aber entfällt und Aufträge mit unstrukturierten Adressen weiter entgegengenommen werden können. Fragen Sie bei Ihrer Bank nach, was für Sie gilt. Planen Sie die Umstellung unabhängig davon jetzt ein.

Ursachen und Lösungen als Prüfschritte

1. Bankkonto-Adresse umstellen

Seit Juli 2025 muss die Adresse des Bankkontos strukturiert gespeichert werden, beim Anlegen wie beim Bearbeiten. Haben Sie sie noch nicht umgestellt, zeigt bexio einen Warnhinweis. Öffnen Sie im Banking das Konto und klicken Sie auf «Bankkonto bearbeiten». In der Regel ist alles schon korrekt vorausgefüllt, und Sie müssen nur speichern. Ist die Adresse nicht strukturiert, können laut bexio Zahlungen Ihrer Kunden an Sie wegen strengerer Prüfungen der Bank zurückgewiesen werden. Wie Sie die Zahlteil-Angaben prüfen, steht in Falsche Bankverbindung auf der QR-Rechnung.

2. Kontakte strukturieren

Einzelne Kontakte: Öffnen Sie einen bestehenden Kontakt zum Bearbeiten. bexio versucht, die Adresse selbst aufzuteilen. Stimmt der Vorschlag, speichern Sie. Sonst überschreiben Sie ihn und speichern dann. Zusätzlich gibt es das Feld Adresszusatz.

Alle Kontakte auf einmal (Massenmutation):

1. Öffnen Sie «Kontakte». Klicken Sie auf die drei Punkte neben «Neuer Kontakt» und wählen Sie «Adressen aufteilen».
2. Lesen Sie die Hinweise und klicken Sie auf «Weiter».
3. Wählen Sie die Kontakte aus. Aufgelistet werden nur Kontakte mit noch nicht strukturierter Adresse, bei denen eine Strasse gesetzt ist. Die oberste Checkbox wählt maximal 500 Kontakte gleichzeitig. Bei mehr Kontakten gehen Sie in mehreren Durchgängen vor.
4. Prüfen Sie die Vorschläge von bexio. Nach Abschluss lassen sich die Adressen nicht erneut strukturieren.

Kontakte mit Gefahrensymbol ignoriert das System. Ihre Adresse entspricht nicht den Standards. Es müssen Adresse, PLZ, Stadt und Land vorhanden sein. Berücksichtigt werden Deutschland, Schweiz, Österreich, Italien, Grossbritannien, Liechtenstein und Frankreich. Klicken Sie neben der Adresse auf «Bearbeiten», tragen Strassenname und Hausnummer von Hand ein und klicken auf «Speichern». Die Adresse verschwindet dann aus der Liste.

Sichern Sie vor der Massenmutation die Kontakte per Excel-Export. Das ist ein allgemeiner Hinweis, kein Schritt aus der Hilfe. Wie der Export geht, zeigt der Beitrag Kontaktlisten exportieren und auswerten.

Folge unstrukturierter Kontaktadressen: Die Adresse unter «Zahlbar durch» kann auf der QR-Rechnung leer bleiben. Ihr Kunde kann trotzdem zahlen, muss die Adresse aber bei der Zahlungserfassung selbst korrekt eintragen. Fehlen Land, Strasse mit Nummer oder PLZ mit Ort, blendet bexio die Adresse ebenfalls aus.

3. Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung

Mitarbeiteradressen sind für Lohnzahlungen besonders wichtig. bexio weist auf dem Dashboard und unter «Mitarbeiter» darauf hin. Mitarbeiter ohne strukturierte Adresse tragen einen blauen Punkt mit Ausrufezeichen. Öffnen Sie den Mitarbeiter, gehen Sie zu «Adresse» und klicken Sie auf «Adresse aufteilen». Prüfen Sie das Ergebnis und speichern Sie. Fehlt etwa die Hausnummer, muss die Adresse von Hand korrigiert werden. Gespeichert wird erst, wenn Strasse und Hausnummer in den richtigen Feldern stehen. Auch Betriebsstätten lassen sich strukturiert erfassen, was bexio empfiehlt. Sonst können Löhne laut Hilfe von der Bank zurückgewiesen werden.

4. Firmenprofil und Lieferanten

Das Firmenprofil speichert die Adresse seit Oktober 2025 strukturiert. Ist sie nicht umgestellt, kann das beim Bezahlen Ihrer bexio-Rechnung zu Verzögerungen bei der Bank führen. Bei ausgehenden Zahlungen in Ausgaben und Banking lässt bexio nur noch die vollständig strukturierte Adresse des Kreditors zu. Prüfen Sie deshalb auch die Adressen Ihrer Lieferanten.

5. Schnittstellen und Zapier

Wer die Zapier-Anbindung nutzt, muss laut Hilfe die Integration auf Version 4.0.8 aktualisieren. Das Adressfeld wurde in Strassenname, Hausnummer und Adresszusatz aufgeteilt. Bestehende Zaps müssen die Felder neu zuordnen und sollten getestet werden. Mehr zur Anbindung: Zapier und Make mit bexio verbinden. Eigene Schnittstellen sollten Sie mit Ihrem Entwickler auf die Adressfelder prüfen.

Wann der bexio-Support weiterhilft

Bei grossen Adressbeständen bietet bexio einen Migrationsservice an, in den Stufen «Basic» (bis 1'000 Kontaktadressen) und «Advanced» (1'000 bis 5'000). Die Hilfe weist darauf hin, dass Sie für die Richtigkeit und Vollständigkeit Ihrer Kontaktdaten selbst verantwortlich sind. bexio übernimmt keine Haftung für Fehler, die auf ungenauen Ausgangsdaten beruhen. Fehlt der Zahlteil ganz, lesen Sie QR-Code fehlt auf der Rechnung.

Häufige Fragen

Muss ich alle Kontakte sofort umstellen?

Die Hilfe nannte November 2025 als Zeitpunkt für Kontakte, Bankkonto und Mitarbeiter. Unvollständige Adressen führen dazu, dass Angaben im QR-Code teilweise oder ganz entfallen. Je früher Sie umstellen, desto weniger Rückfragen gibt es.

Kann ich eine Massenmutation rückgängig machen?

Laut Hilfe können die Adressen nach Abschluss nicht erneut strukturiert werden. Prüfen Sie die Vorschläge deshalb vor dem Bestätigen.

Was ist eine hybride Adresse?

Eine strukturierte Adresse, die zusätzlich bis zu zwei Adresszeilen enthalten darf. Sie ist im Zahlungsverkehr je nach Bank optional. In der QR-Rechnung ist laut SIX nur die strukturierte Adresse möglich.

Fazit

Strukturierte Adressen sind im Swiss QR Code Pflicht und im Zahlungsverkehr ab November 2026 vorgesehen. Stellen Sie Bankkonto, Kontakte, Mitarbeiter und Firmenprofil um, nutzen Sie die Massenmutation für Kontakte und kontrollieren Sie danach eine QR-Rechnung und eine Probezahlung. Bei den Fristen für Zahlungsaufträge gilt, was Ihre Bank mitteilt.