Kontakte in bexio anlegen: Firma und Person richtig erfassen

In bexio erfassen Sie ein Unternehmen als Kontakttyp «Firma» und einen Menschen als Kontakttyp «Privat». Arbeiten Sie mit einer Firma zusammen, legen Sie Firma und Ansprechperson getrennt an und verknüpfen beide, so empfiehlt es auch die bexio-Hilfe. Wichtig sind ausserdem eine strukturierte Adresse und das richtige Verständnis der internen Felder «Ansprechpartner» und «Besitzer».

Firma oder Privat: die richtige Wahl

Der Kontakttyp richtet sich danach, wer Ihr Vertragspartner ist. Die folgende Zuordnung dient als Faustregel:

Bei Privatkontakten erfasst bexio Vorname, Nachname, Adresse, Anrede und Geburtsdatum. Bei Firmen stehen Firmenname und rechtliche Angaben im Vordergrund, etwa MWST-Nummer und Anzahl Mitarbeitende.

Schritt für Schritt einen Kontakt anlegen

1. Öffnen Sie den Reiter «Kontakte» und klicken Sie auf «Neuen Kontakt erstellen».
2. Wählen Sie den Kontakttyp «Privat» oder «Firma».
3. Erfassen Sie die Stammdaten. Anrede und Titel wählen Sie aus Listen, die Sie in den Einstellungen pflegen.
4. Geben Sie die Adresse ein. Seit Juli 2025 sind Strasse, Hausnummer und Adresszusatz getrennte Felder. Das Land wählen Sie aus der Liste. Fehlt ein Land, legen Sie es in den Einstellungen an.
5. Ergänzen Sie die Kommunikation: E-Mail, Telefon, Website und bei Bedarf soziale Netzwerke.
6. Setzen Sie unter den Zusatzinformationen Ansprechpartner, Besitzer, Kategorien und Branche.
7. Bei Firmen tragen Sie, falls bekannt, Anzahl Mitarbeitende, Handelsregisternummer, MWST-Nummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein. Eine erfasste Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erscheint laut bexio-Hilfe automatisch auf den Rechnungen.
8. Speichern Sie. Danach können Sie Kontakte verknüpfen, Zusatzadressen, Bankverbindungen und Dateien erfassen.

Wie Sie Firma und Ansprechperson verbinden und Rollen benennen, zeigt der Beitrag Ansprechpersonen mit Firmen verknüpfen. Anrede, Titel und Sprache behandelt Anrede, Sprache und Briefanrede richtig pflegen.

Beispiel: Firmenkunde mit Ansprechperson und Buchhaltung

Die Muster Haustechnik AG beauftragt Sie regelmässig. Ihre Ansprechperson ist Sandra Keller, Leiterin Technik. Rechnungen sollen an die Buchhaltung gehen. So bilden Sie das ab:

1. Kontakt 1, Typ Firma: Muster Haustechnik AG mit Hauptadresse, Telefonzentrale, MWST-Nummer, Kategorie und Branche.
2. Kontakt 2, Typ Privat: Sandra Keller mit direkter Telefonnummer und persönlicher E-Mail-Adresse, als verknüpfter Kontakt der Firma. Die Verknüpfungs-Info lautet «Leiterin Technik».
3. Zusatzadresse bei der Firma: Bezeichnung «Buchhaltung», Name des Empfängers «Muster Haustechnik AG», Namenszusatz «Buchhaltung», eigene E-Mail-Adresse und der Haken «Ist Rechnungsadresse».

Mit dem Haken «Ist Rechnungsadresse» setzt bexio diese Adresse laut Hilfe standardmässig in neue Dokumente des Kontakts ein. In einem Dokument im Status «Entwurf» wechseln Sie die Adresse bei Bedarf im Register «Anschrift». Wechselt die Ansprechperson, bleibt die Firma mit ihrer ganzen Historie unverändert.

Die Felder, die oft falsch verstanden werden

• Ansprechpartner: Gemeint ist die zuständige Person in Ihrem Betrieb, nicht beim Kunden. bexio setzt standardmässig den Benutzer ein, der den Kontakt erstellt. Der Ansprechpartner kann im Kopf Ihrer Dokumente erscheinen. Er muss kein Login haben: Mitarbeitende ohne bexio-Zugang erfassen Sie als «Ansprechpartner ohne Login».
• Besitzer: Dieses Feld steuert die Sichtbarkeit. Ein Benutzer mit der Berechtigung «Eigene Kontakte sehen» sieht nur Kontakte, bei denen er als Besitzer eingetragen ist.
• Kontakt-Nr.: bexio vergibt automatisch die höchste aktive Nummer plus eins. Sie dürfen die Nummer manuell ändern, aber nur Ziffern verwenden. Zwei aktive Kontakte können nicht dieselbe Nummer haben. Archivieren Sie einen Kontakt, wird seine Nummer wieder frei.
• Zusatzadresse: Eine abweichende Rechnungs- oder Korrespondenzadresse erfassen Sie im Reiter «Zusatzadressen». Mit dem Haken «Ist Rechnungsadresse» verwendet bexio sie standardmässig für neue Dokumente.

Vor dem Speichern: kurze Prüfung

• Gibt es den Kontakt schon? Suchen Sie nach Name, E-Mail und Telefonnummer.
• Stimmt der Kontakttyp?
• Ist die Adresse vollständig? Fehlen Land, Strasse und Nummer oder PLZ und Ort, blendet bexio die Adresse im QR-Zahlteil unter «Zahlbar durch» aus.
• Ist die Sprache gesetzt, damit Dokumente und E-Mails in der richtigen Sprache entstehen?
• Sind Kategorie und Branche gewählt?
• Braucht es eine abweichende Rechnungsadresse?

Welche Felder Sie intern verbindlich machen sollten, lesen Sie im Beitrag Pflichtfelder und Datenqualität im Kundenstamm.

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Häufige Fragen

Kann ich einen Kontakt löschen?

Nein. In bexio lassen sich Kontakte nur archivieren. Archivierte Kontakte können in Dokumenten nicht mehr verwendet werden und lassen sich wiederherstellen. Wer Daten endgültig entfernen will, überschreibt laut bexio-Hilfe die relevanten Felder und archiviert den Kontakt danach. Angaben auf bestehenden Rechnungen bleiben unverändert.

Kann ich die Kontaktnummer ändern?

Ja, im Bearbeitungsmodus des Kontakts. Erlaubt sind nur Ziffern, und jede Nummer darf unter den aktiven Kontakten nur einmal vorkommen. Eine Massenänderung der Nummern ist nicht möglich.

Kann ich Kontakte unterwegs anlegen?

Ja, mit der mobilen App bexio Go. Neue Kontakte erstellen Sie dort über das Plus-Symbol. Für die Synchronisation mit Ihrem bexio-Konto braucht das Telefon eine Internetverbindung. Archivierte Kontakte holen Sie laut bexio-Hilfe nur in der Web-Anwendung aus dem Archiv zurück.

Wo erfasse ich eine abweichende Rechnungsadresse?

Im Reiter «Zusatzadressen» des Kontakts. Setzen Sie den Haken «Ist Rechnungsadresse». Bestehende Dokumente passt bexio dabei nicht automatisch an.

Fazit

Wer in bexio Firmen und Personen getrennt anlegt und verknüpft, hat einen übersichtlichen Kundenstamm und korrekte Dokumente. Eine strukturierte, vollständige Adresse ist die Grundlage für einen vollständigen QR-Zahlteil. Klären Sie im Team zudem, wofür die Felder Ansprechpartner und Besitzer stehen.