Manuelle Buchungen in bexio erfassen: Schritt für Schritt

Manuelle Buchungen erfassen Sie in bexio unter «Buchhaltung» → «Manuelle Buchung». Pflicht sind Datum, ein Soll- und ein Habenkonto sowie der Betrag, alles andere ist optional. Damit die Buchung später nachvollziehbar bleibt, gehören ein Beleg und ein verständlicher Buchungstext dazu.

Wann Sie manuell buchen

bexio erzeugt automatische Buchungen aus Rechnungen, Lieferantenrechnungen und Aufwendungen. Manuell buchen Sie alles, was kein solches Dokument hat. Die bexio-Hilfe nennt als Beispiele den Monatsumsatz eines Kassensystems, Kreditkartenabrechnungen und die AHV-Abrechnung. Auch die Saldierung der MWST-Konten läuft über manuelle Buchungen, siehe MWST-Konten saldieren und Abrechnung verbuchen.

Die Buchungsmaske Feld für Feld

Ein Klick auf «Buchen» speichert die Buchung, ebenso die Tastenkombination Shift + Enter. Sie erscheint zuoberst in der Liste «Letzte manuelle Buchungen», wo Sie sie sofort kontrollieren und anpassen können. Eine wiederkehrende Buchung speichern Sie über das Drei-Punkte-Menü rechts neben «Abbrechen» als Vorlage.

Mit der Tabulator-Taste springen Sie von Feld zu Feld. Enthalten Ihre Kontonummern Sonderzeichen, wählen Sie das Konto mit den Pfeiltasten und bestätigen mit der Tabulator-Taste.

Gruppen- und Sammelbuchungen

Gruppenbuchung: Mehrere Einzelbuchungen unter derselben Belegnummer, zum Beispiel der Monatsumsatz aus dem Kassensystem. Mit «Neue Zeile» fügen Sie eine Buchung hinzu. Mindestens eine Zeile bleibt bestehen.

Sammelbuchung: Sie teilt einen Geschäftsfall auf. Sobald Sie genau ein Konto und einen Betrag eingeben, wechselt die Maske in den Sammelbuchungsmodus. Erfassen Sie nun Zeile für Zeile, bis Total Soll und Total Haben gleich sind. Erst dann lässt sich die Buchung speichern. Ein Beispiel: Die Kreditkartenabrechnung der Muster Haustechnik AG über CHF 420.00 buchen Sie auf der Habenseite auf das Kreditkartenkonto, auf der Sollseite verteilen Sie sie in zwei Zeilen, etwa CHF 180.00 Treibstoff und CHF 240.00 Werkzeug. Mehr dazu in Kreditkarten in bexio richtig verbuchen.

Die ESTV empfiehlt, auf Sammelbuchungen möglichst zu verzichten. Fassen Sie dennoch periodisch zusammen, muss die Prüfbarkeit der Sammelbeträge über separate Journale gewährleistet bleiben.

Buchungen ohne Beleg

Das Beleg-Feld ist technisch optional, rechtlich ist der Beleg es nicht. Nach den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung (Art. 957a Abs. 2 OR) muss für die einzelnen Buchungsvorgänge ein Belegnachweis vorhanden sein. Das gilt laut ESTV auch für Unternehmen, die nur eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung führen. Die ESTV verlangt zudem Belege mit Kontierungs- und Zahlungsvermerken. Für die Vorsteuer gilt: Wer sie abzieht, muss den Anspruch belegen (Art. 28 Abs. 3 MWSTG). Eine Buchung mit Steuersatz ohne eindeutigen Beleg ist deshalb ein Risiko bei der Steuerkontrolle.

Gibt es keinen externen Beleg, etwa bei einer Umbuchung, begründen Sie den Vorgang in der Beschreibung und legen intern ein Dokument ab. Klären Sie solche Fälle mit Ihrem Treuhänder.

In Kontera: Dort verbuchen Sie Transaktionen, die keinem Beleg zugeordnet sind, über «Ohne Beleg kontieren». Einen Beleg hängen Sie nachträglich nur noch von Hand an. Die automatische Zuordnung von Belegen zu Transaktionen funktioniert nur, solange die Transaktion noch nicht verbucht ist. Wie Kontera Belege und Transaktionen verbindet, beschreibt Kontera in bexio: Belege automatisch verbuchen.

Buchungstext anpassen

In bexio geben Sie den Buchungstext im Feld «Beschreibung» ein. Die ESTV verlangt für die Prüfspur verständliche Buchungstexte. Nennen Sie deshalb Vorgang, Gegenpartei und Zeitraum, zum Beispiel «Monatsumsatz Kasse, Mai».

Buchungen, die Kontera nach bexio exportiert, erhalten einen generierten Text. Sie können ihn anpassen:

1. Öffnen Sie in Kontera «Einstellungen» → «Buchhaltungssystem».
2. Stellen Sie den Text für manuelle Buchungen aus Bausteinen zusammen. Das Standardformat besteht aus Kontaktname, Rechnungsnummer, besonderem Transaktionstyp wie Kursdifferenz, zusätzlichem Buchungstext, Rechnungsdatum und Leistungsperiode, jeweils nur, wenn vorhanden.
3. Beachten Sie das Zeichenlimit von bexio. Kontera kürzt zu lange Texte automatisch.

Die Änderung gilt erst für den nächsten Export. Prüfen Sie das neue Format mit einem einzelnen Beleg und im Kontenblatt, bevor Sie viele Buchungen exportieren. Im Zweifel behalten Sie das Standardformat bei.

Der neue Buchungsprozess in Kontera

Der neue Prozess zeigt Belege und Transaktionen gemeinsam in einer Liste. Die Zuordnung erfolgt automatisch oder per Drag and drop. Kontakt, Zahlungsart und Projekt stehen direkt in der Übersicht, und bei Konflikten oder Betragsdifferenzen zwischen Beleg und Zahlung warnt Kontera. Zusätzliche Filter wie «Abgleich ausstehend» zeigen Transaktionen, die Ihre Aufmerksamkeit brauchen.

Die Zahlungsart entscheidet, ob eine Buchung mit einer Transaktion verknüpft ist. Bei «Zahlungsauftrag» oder «Offen» besteht keine Verbindung. Bei «Abgleich mit Kreditkarte» oder «Abgleich mit Transaktion» verknüpft Kontera die Buchung. Laut bexio-Hilfe konnten Sie den neuen Prozess während einer Übergangsphase pro Mandant in Kontera unter «Einstellungen» → «Addons» deaktivieren und zur alten Ansicht zurückkehren. Beide Ansichten zeigen stets dieselben Daten.

Korrigieren und löschen

Eine manuelle Buchung bearbeiten Sie, indem Sie sie im Journal anklicken und das Bleistift-Symbol wählen. Das Papierkorb-Symbol löscht sie samt allen Einträgen in der Finanzbuchhaltung, bexio erstellt dabei keine Umkehrbuchung. Bei Eröffnungsbuchungen empfiehlt bexio eine Gegenbuchung direkt im Journal. In bereits abgeschlossenen Perioden stimmen Sie sich mit Ihrem Treuhänder ab. Weitere Regeln nennt Belege, Transaktionen und Buchungen löschen.

Häufige Fragen

Darf ich eine Buchung ohne Beleg speichern?

bexio lässt es technisch zu. Rechtlich brauchen Sie aber einen Belegnachweis (Art. 957a Abs. 2 OR). Hängen Sie den Beleg an die Buchung oder dokumentieren Sie den Vorgang nachvollziehbar.

Wie buche ich in Fremdwährung?

Wählen Sie im Feld «Währung» die gewünschte Währung. bexio rechnet mit dem MAER-Kurs, sofern aktiviert, sonst mit dem Ersatz-Umrechnungskurs. Alternativ geben Sie Stamm- und Fremdwährungsbetrag direkt ein, dann berechnet bexio den Kurs.

Kann ich eine Buchung als Vorlage speichern?

Ja. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben «Abbrechen», speichern Sie die erfasste Buchung als Vorlage und vergeben Sie einen Namen. In der Maske wählen Sie sie später im Feld «Vorlagen».

Fazit

Eine manuelle Buchung ist schnell erfasst, aber nur dann sauber, wenn Konten, Steuersatz, Beleg und Buchungstext stimmen. Nutzen Sie Vorlagen für Wiederkehrendes, Gruppen- und Sammelbuchungen für gebündelte Vorfälle und prüfen Sie das Ergebnis im Journal. Wer Kontera einsetzt, kontrolliert zusätzlich Buchungstext und Zahlungsart.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.