Debitoren und Kreditoren in bexio verbuchen

Sie müssen Debitoren und Kreditoren in bexio nicht von Hand buchen. Sobald Sie eine Rechnung stellen oder eine Lieferantenrechnung erfassen, erzeugt bexio die Buchung im Hintergrund über Systemkonten. Ihre Aufgabe ist die richtige Kontierung, die passende Steuer und die regelmässige Kontrolle.

Was Debitoren und Kreditoren sind

Debitoren sind Ihre Kunden, die Ihnen noch Geld schulden. Kreditoren sind Ihre Lieferanten, denen Sie noch Geld schulden. In bexio finden Sie dazu die Debitoren- und die Kreditorenbuchhaltung als Hilfsrechnungen. Sie zeigen Posten für Posten, welche Rechnung offen ist, während die Finanzbuchhaltung nur die Summen führt.

Der Unterschied zur Barzahlung ist wichtig. Eine Aufwendung ist in bexio eine direkt bezahlte Ausgabe und löst keine Kreditorenbuchung aus. Eine Lieferantenrechnung wird erst später bezahlt, braucht einen Kontakt und läuft über das Kreditorenkonto.

Verkauf: Rechnungen werden zu Debitoren

Stellen Sie eine Rechnung, bucht bexio automatisch. Die Hilfe beschreibt dazu die Systemkonten im Standardkontenplan einer Aktiengesellschaft. Bei anderen Rechtsformen können Nummern und Bezeichnungen abweichen, und Sie können sie anpassen.

Welches Ertragskonto gilt, bestimmen Sie in der Rechnungsposition. Wie Sie eine Rechnung sauber erstellen, zeigt der Beitrag Rechnung in bexio erstellen.

Einkauf: Lieferantenrechnungen werden zu Kreditoren

Eine Lieferantenrechnung erfassen Sie über «Ausgaben» → «Lieferantenrechnungen» oder über den Posteingang. Sie wählen den Kontakt, das Buchungskonto und den Steuersatz. Haben Sie für den Lieferanten schon eine Rechnung erfasst, übernimmt bexio Konto und Steuersatz der letzten Rechnung. Ohne Auswahl gilt das Standard-Aufwandskonto, im AG-Beispiel 4200.

Mit «Als offen markieren» buchen Sie die Rechnung. Gleichzeitig entstehen:

• die Verbindlichkeit auf 2000 «Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kreditoren)»,
• die Vorsteuer auf 1170 oder 1171, je nachdem, ob es um Material und Dienstleistungen oder um Investitionen und übrigen Betriebsaufwand geht,
• der Aufwand auf dem gewählten Konto.

Das Bezahlen gleicht die Verbindlichkeit wieder aus. Wie das im Detail abläuft, steht im Beitrag Lieferantenrechnung in bexio erfassen.

Mehrwertsteuer: vereinbart oder vereinnahmt

Wann die Steuer in Ihrer Abrechnung erscheint, regelt das Gesetz. Bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten entsteht der Anspruch auf Vorsteuerabzug im Zeitpunkt des Empfangs der Rechnung, die Umsatzsteuerschuld mit der Rechnungsstellung. Bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten entsteht beides erst mit der Bezahlung (Art. 40 Abs. 1 und 2 MWSTG).

Für die zweite Variante nutzt bexio eigene Ausgleichskonten, nämlich 1172 «Vorsteuerausgleich Abrechnungsmethode» und 2202 «Umsatzsteuerausgleich Abrechnungsmethode». Die Abrechnung nach vereinbarten Entgelten ist die gesetzliche Regel. Nach vereinnahmten Entgelten rechnen Sie nur ab, wenn die ESTV es auf Antrag gestattet (Art. 39 Abs. 1 und 2 MWSTG). Welche Art bei Ihnen gilt, wissen Sie oder Ihr Treuhänder aus der Anmeldung bei der ESTV.

Kontrollieren: Journal, Kontenblatt und OP-Liste

Drei Berichte zeigen, ob Debitoren und Kreditoren stimmen:

1. Journal: Unter «Buchhaltung» → «Berichte» → «Journal» sehen Sie alle Buchungen. Automatische Buchungen stammen aus Rechnungen, Lieferantenrechnungen und Aufwendungen. Über die Referenz öffnen Sie das Dokument. Mehr dazu im Beitrag Fibu-Journal: Buchungsarten und Funktionen.
2. Kontenblatt: Filtern Sie auf 1100 oder 2000, um alle Bewegungen eines Kontos zu sehen.
3. OP-Liste: Sie listet per Stichtag alle offenen Rechnungen und Gutschriften, getrennt nach Debitoren, Kreditoren und Kundenkonto. Die Hilfe empfiehlt, sie jeden Monat zu prüfen. So bleibt die Abstimmung klein.

Die Summe der OP-Liste und der Saldo des Sachkontos sollten übereinstimmen. Wenn nicht, kommen laut Hilfe unter anderem diese Ursachen infrage:

• Manuelle Buchungen auf 1100 oder 2000: bexio erlaubt sie mit Warnhinweis. Die OP-Liste stammt aber aus den Bereichen «Verkauf» und «Ausgaben» und kennt sie nicht.
• Übernommene Salden aus einem anderen Programm: Alte Debitoren sind in bexio unbekannt, sofern Sie sie nicht als Rechnungen nacherfasst haben. Zahlungen darauf buchen Sie manuell.
• Zahlung vor dem Rechnungsdatum: bexio erwartet zuerst die Rechnung, dann die Zahlung. Eine Rechnung vom 31. Juli mit Zahlung am 1. Juli führt zu Differenzen.
• Buchhaltung erst später gestartet: Wer schon Rechnungen stellte, die Finanzbuchhaltung aber erst im Folgejahr nutzte, gilt buchhalterisch als Bestandsübernahme und führt ebenfalls zu Differenzen.

Das Vorgehen bei Abweichungen hängt vom Einzelfall ab. Bei Unsicherheit empfiehlt die Hilfe, den Treuhänder beizuziehen.

Falsches Konto gewählt: korrigieren

Bei einer bezahlten oder teilweise bezahlten Rechnung ändern Sie die Erlöskonten mit der Schaltfläche «Buchungskonten ändern». Voraussetzung sind die Benutzerberechtigung zum Bearbeiten von Rechnungen sowie ein offenes Geschäftsjahr und eine offene MWST-Periode. Bei Lieferantenrechnungen nutzen Sie die Aktion «Buchungskonto ändern». Sie ist nicht möglich, wenn die MWST-Periode und das Geschäftsjahr abgeschlossen sind.

Belege, die nicht aus bexio stammen

Nicht jeder Beleg entsteht in bexio. Für solche Belege kann die Zusatzlösung Kontera Buchungen vorbereiten. Laut Hilfe wird eine offene Eingangsrechnung in bexio als Lieferantenrechnung im Status «Offen» angelegt. Ob ein Beleg als Lieferantenrechnung oder als manuelle Buchung landet, hängt von Einstellungen ab. Mehr im Beitrag Kontera in bexio: Belege automatisch verbuchen.

Häufige Fragen

Darf ich direkt auf das Debitorenkonto buchen?

Technisch erlaubt bexio das mit einem Warnhinweis. Weil solche Buchungen nicht in der OP-Liste erscheinen, entstehen aber Differenzen zwischen OP-Liste und Konto. Besser ist es, Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften über die Dokumente zu erfassen.

Muss eine Aufwendung über das Kreditorenkonto laufen?

Nein. Eine Aufwendung ist eine direkt bezahlte Ausgabe, etwa Tanken mit Barzahlung. Sie braucht keinen Kontakt und löst keine Kreditorenbuchung aus. Eine Rechnung, die Sie später bezahlen, erfassen Sie als Lieferantenrechnung.

Warum stimmt meine OP-Liste nicht mit dem Konto 1100 überein?

Mögliche Gründe sind manuelle Buchungen auf dem Sammelkonto, übernommene Salden aus einem anderen Programm und Zahlungen mit Datum vor der Rechnung. Filtern Sie das Kontenblatt nach manuellen Buchungen und Bankbuchungen. So grenzen Sie die Abweichung ein.

Fazit

bexio bucht Debitoren und Kreditoren automatisch, solange Sie Rechnungen und Zahlungen über die Dokumente erfassen. Prüfen Sie Kontierung und Steuersatz bei jeder Rechnung und vergleichen Sie die OP-Liste monatlich mit den Konten 1100 und 2000. Für die Mehrwertsteuer ist die Abrechnungsart massgebend.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.