Bilanz und Erfolgsrechnung in bexio auswerten

Bilanz und Erfolgsrechnung finden Sie in bexio unter «Buchhaltung» → «Berichte» → «Bilanz / Erfolgsrechnung». Sie wählen Periode und Vergleichswerte, lesen die Kennzahlen ab und exportieren das Ergebnis. Die Gliederung steuern Sie über die Kontengruppen im Kontenplan.

Berichte öffnen und Version wählen

Öffnen Sie «Buchhaltung» → «Berichte» → «Bilanz / Erfolgsrechnung». Den Filter setzen Sie oben rechts über das Symbol mit den drei Strichen. Als Datei laden Sie die Berichte über die Symbole «PDF» und «Excel» herunter.

Beide Versionen stehen parallel zur Verfügung. Wählen Sie «Plus» für flexible Analysen und die klassische Version, wenn Sie gespeicherte Filter oder die Eröffnungsbilanz brauchen.

Erfolgsrechnung lesen

In der Erfolgsrechnung «Plus» stellen Sie folgende Filter ein:

• Periode: ein Geschäftsjahr, YTD (Jahresanfang bis heute) oder ein eigener Zeitraum wie ein Quartal.
• Vergleichsperiode: optional, wieder als Geschäftsjahr, YTD oder eigener Zeitraum. Damit die Vergleichswerte erscheinen, aktivieren Sie die Checkbox «Vergleichsdaten anzeigen». Die Abweichung steht in «Veränderung in %», auf Wunsch zusätzlich als Betrag.
• Anzuzeigende Kontenstufen: begrenzt die Anzeige auf eine Stufe, mit oder ohne zugehörige Konten.
• 0-er Konten anzeigen: blendet Konten und Gruppen ohne Werte ein oder aus.
• Alle Kontogruppen anzeigen: blendet die Gruppen der 3. Stufe ein oder aus. So sehen Sie die Rechnung bis zur 2. Gruppe oder inklusive der 3. Gruppe.

Handwerks- und Servicebetriebe mit saisonalem Geschäft vergleichen am besten gleiche Zeiträume, etwa das laufende Quartal mit demselben Quartal des Vorjahres.

bexio stellt die Erfolgsrechnung in fünf Stufen dar, damit Sie die wichtigsten Kennzahlen direkt ablesen:

• Bruttogewinn: eine der wichtigsten Kennzahlen, vor allem für Handelsbetriebe.
• EBITDA (Gewinn vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen): zeigt, ob der Betrieb mit seiner operativen Tätigkeit alle anfallenden Kosten deckt.
• EBIT (Gewinn vor Zinsen und Steuern): zeigt das Betriebsergebnis unabhängig von Steuern und Finanzierung. Laut bexio ist es auch bei KMU zum Standard geworden.

Bilanz lesen

Die Bilanz «Plus» hat dieselben Filtermöglichkeiten, mit zwei Besonderheiten. Bei «Bilanz per» wählen Sie einen Stichtag. Das Ende des Geschäftsjahres berücksichtigt das ganze Jahr. Ein Datum mitten im Jahr umfasst alle Buchungen vom Beginn des Geschäftsjahres bis zu diesem Tag. Bei «Vergleichsdaten per» wählen Sie den Vergleichsstichtag, zum Beispiel denselben Tag im Vorjahr. Bei den anzuzeigenden Kontenstufen können Sie Aktiven oder Passiven einzeln betrachten.

Achten Sie auf das Vorzeichen. In der klassischen Bilanz erscheinen Verbindlichkeiten und Gewinn mit negativem Saldo. In der Version «Plus» weist bexio sie zur besseren Lesbarkeit positiv aus. Ein Kreditorensaldo von 300 steht in der klassischen Version als minus 300, in «Plus» als 300. Vergleichen Sie Ausdrucke aus beiden Versionen deshalb nicht Zeile für Zeile.

Der klassische Bericht rechnet beim Vorjahresvergleich aus, wie viel Prozent mehr oder weniger Sie dieses Jahr haben. Fehlt in einem der Jahre ein Betrag, steht «n.v.» für «kein Wert».

Kennzahlen aus der Bilanz: Das KMU-Portal des Bundes nennt als Richtwerte eine Liquidität 1. Grades von mindestens 20 Prozent und eine Liquidität 2. Grades klar über 100 Prozent. Der 2. Grad setzt die sofort verfügbaren Mittel und die kurzfristigen Forderungen ins Verhältnis zum kurzfristigen Fremdkapital. Ein Beispiel mit Musterzahlen: Flüssige Mittel CHF 60'000.00 plus kurzfristige Forderungen CHF 90'000.00, geteilt durch kurzfristiges Fremdkapital CHF 100'000.00, ergibt 150 Prozent. Das Beispiel rechnet ohne nicht ausgeschöpfte Kredite, die das KMU-Portal in seiner Formel zusätzlich berücksichtigt.

Reihenfolge und Gliederung anpassen

Die Strukturierung von Bilanz und Erfolgsrechnung ändern Sie im Kontenplan:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Kontenplan Finanzbuchhaltung».
2. Legen Sie die gewünschte Kontengruppe mit dem Button «Gruppe hinzufügen» an. Sie vergeben Nummer, Name und die übergeordnete Gruppe. Die Nummer zeigt, wo die Gruppe in Bilanz oder Erfolgsrechnung steht.
3. Ordnen Sie die betroffenen Konten der Gruppe zu. Dazu bearbeiten Sie das Konto und wählen die Kontengruppe.

Bestehende Gruppen ändern Sie über die drei Punkte rechts und «Gruppe bearbeiten». Gruppen mit Schloss-Symbol sind Systemgruppen und lassen sich nicht löschen. Gruppen, die noch Konten oder Untergruppen enthalten, ebenfalls nicht. Mehr zu Gruppen, Import und Export steht in Kontenplan verwalten, importieren, exportieren. Die Grundlagen des Kontenrahmens erklärt Kontenplan KMU: Grundlagen für die Buchhaltung in bexio.

Wenn der Bericht «Plus» nicht erscheint

Weicht Ihr Kontenplan von der Standardstruktur ab, zeigt bexio statt des Berichts einen Warnhinweis mit den fehlerhaften Konten. Der Standard orientiert sich am Schweizer Kontenrahmen KMU:

Konten gehören immer unter eine Kontenhauptgruppe oder Kontengruppe, nie direkt unter eine Kontenklasse. Falsch zugeordnete Konten stehen am linken Rand statt eingerückt. In der bexio-Hilfe ist es das Konto 9000, das in der Klasse 9 hängt statt in der Gruppe 91. Prüfen Sie die aufgelisteten Konten unter «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Kontenplan Finanzbuchhaltung» und weisen Sie jedes einer Gruppe zu.

Vor dem Abschluss prüfen

• Stimmen die Flüssigen Mittel mit den Kontoauszügen überein?
• Entsprechen Debitoren und Kreditoren der OP-Liste? Differenzen finden Sie im Kontenblatt.
• Ist der Gewinn oder Verlust plausibel gegenüber dem Vorjahr?

Die nächsten Schritte beschreibt Jahresabschluss in bexio durchführen.

Häufige Fragen

Welche Version soll ich verwenden?

Für Analysen mit Quartals- und Periodenvergleichen eignet sich «Plus». Die klassische Version brauchen Sie, wenn Sie gespeicherte Filter oder die Eröffnungsbilanz nutzen.

Muss jedes Unternehmen eine Bilanz erstellen?

Nicht jedes. Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit höchstens CHF 500'000.00 Umsatz dürfen laut KMU-Portal eine vereinfachte Buchhaltung führen, die nur Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage umfasst. Für alle anderen hängen die Anforderungen von der wirtschaftlichen Bedeutung des Unternehmens ab. Klären Sie Ihren Fall mit dem Treuhänder.

Kann ich die Berichte als Datei weitergeben?

Ja. Beide Berichte lassen sich als PDF oder Excel exportieren, die klassische Version laut Hilfe auch als CSV. In «Plus» gelten die eingestellten Filter automatisch im Export.

Fazit

Bilanz und Erfolgsrechnung sind in bexio schnell geöffnet, aussagekräftig werden sie durch die richtigen Filter und einen sauberen Kontenplan. Setzen Sie Perioden und Vergleichswerte bewusst und beachten Sie das Vorzeichen der Version «Plus». Stimmt die Gliederung nicht, korrigieren Sie sie an der Quelle: bei den Kontengruppen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.