bexio Go einrichten: die App Schritt für Schritt

Laden Sie bexio Go aus dem App Store oder von Google Play, melden Sie sich mit Ihrem bexio-Konto an, wählen Sie Ihr Unternehmen und erteilen Sie die Zugriffsrechte. Danach verwalten Sie Kontakte und erstellen Angebote und Rechnungen direkt auf dem Smartphone. Dieser Beitrag führt durch Einrichtung, Kontaktverwaltung und Verkauf in der App.

App laden und anmelden

bexio Go finden Sie im App Store für Apple iPhones und im Google Play Store für Android-Telefone. Laut bexio ist die App kostenlos, setzt aber ein bexio-Konto voraus. Dann gehen Sie so vor:

1. Anmelden: Beim ersten Öffnen fragt die App nach Ihren Zugangsdaten. Melden Sie sich mit Ihrem bexio-Konto an und tippen Sie auf «Anmelden».
2. Unternehmen wählen: Wählen Sie die Firma, die Sie mit bexio Go nutzen möchten. Weitere Firmen ergänzen Sie später unter «Meine bexio Unternehmen».
3. Zugriffsrechte: Tippen Sie auf «Zulassen», damit die App funktioniert. Erteilen Sie unbedingt die Kamera-Berechtigung, sonst können Sie später keine Dokumente scannen.

Zum Schutz der App aktivieren Sie über das Zahnrad-Symbol die Option «App schützen». Sie sperrt die App mit Gesichtserkennung wie Face ID auf iOS oder ähnlichen Verfahren auf Android. Das lohnt sich besonders, weil in der App Kundendaten stecken.

Menü und Firmenwechsel

Das Menü der App führt zu sechs Bereichen: Wechsel zwischen den Firmenkonten, Kontakte, Belegscanner, Leistungserfassung für Projekte, «Meine bexio Unternehmen» und Verkauf. Zwischen Ihren Firmen wechseln Sie, indem Sie das Menü nach links schieben. Mehr als 8 Firmenkonten lassen sich nicht mit der App verknüpfen.

Häufige Fehlermeldungen

Kontakte in der App

Tippen Sie im Menü auf «Kontakte», nachdem Sie geprüft haben, dass Sie im richtigen Unternehmen angemeldet sind. Im Suchfeld finden Sie Kontakte über Vor- und Nachname, Firmenname, E-Mail-Adresse sowie Festnetz- und Mobilnummer.

Im Kontakt sind die Symbole am oberen Rand interaktiv. Wenn die Angaben hinterlegt sind, schreiben Sie direkt eine E-Mail, rufen an, senden eine Nachricht, öffnen die Website oder zeigen die Adresse auf der Karte. Halten Sie ein Feld gedrückt, kopieren Sie den Inhalt in die Zwischenablage.

• Neu anlegen: Tippen Sie auf das Plus-Symbol.
• Bearbeiten: Öffnen Sie den Kontakt und tippen Sie oben rechts auf die drei Punkte. Dort können Sie sich auch die Rechnungen des Kontakts anzeigen lassen.
• Archivieren: Wischen Sie in der Übersicht nach links oder archivieren Sie in der Detailansicht. Aus dem Archiv holen Sie Kontakte derzeit nur in der Webanwendung zurück.
• Filtern: Sie können nach Personen, Firmen oder nächsten Geburtstagen filtern.

Die Kontakte synchronisieren sich automatisch, sobald Sie die App öffnen. Manuell aktualisieren Sie, indem Sie die Liste ganz nach unten ziehen, bis der Ladekreis vollständig sichtbar ist, und dann loslassen. Ansehen können Sie die Kontakte auch ohne Internet, synchronisieren brauchen Sie dagegen eine Verbindung. Wie Sie Kontakte sauber erfassen, zeigt der Beitrag Kontakte in bexio anlegen.

Verkauf in der App

Unter «Verkauf» sehen Sie Ihre Angebote, Aufträge und Rechnungen. Das Erstellen von Angeboten und Rechnungen ist laut Hilfe nur mit den neuen bexio-Paketen möglich.

Angebot erstellen und versenden

1. Öffnen Sie «Verkauf» → «Angebote».
2. Tippen Sie oben auf das Plus.
3. Wählen Sie einen Kontakt und fügen Sie Titel, Datum und weitere Angaben hinzu.
4. Speichern Sie und ergänzen Sie die Positionen.

Als Positionstypen stehen Standard, Produkt, Text, Rabatt, Zwischensumme und PDF-Seitenumbruch bereit. Die Vorschau öffnen Sie oben rechts über «PDF anzeigen». Ist das Angebot fertig, tippen Sie auf «Weiter» und wählen «Als ausstehend markieren und PDF teilen». Anschliessend senden Sie es Ihrem Kunden. Das gesamte Vorgehen am Computer beschreibt der Beitrag Offerte in bexio erstellen.

Rechnung erstellen

Der Ablauf ist ähnlich. Öffnen Sie «Verkauf» → «Rechnungen» und tippen Sie auf das Plus. Alternativ nutzen Sie die Verknüpfung auf dem Startbildschirm. Wählen Sie einen Kontakt und fügen Sie mindestens eine Position hinzu. Nach der Vorschau tippen Sie auf «Weiter» und wählen «Als offen markieren und PDF teilen».

Aufträge

Aufträge können Sie in der App als PDF öffnen, herunterladen und per E-Mail versenden. Erstellen oder bearbeiten lassen sie sich dort derzeit nicht.

Was die App nicht kann

Folgende Funktionen fehlen derzeit bei Angeboten und Rechnungen:

• Zeiterfassungspositionen hinzufügen,
• Aufwendungen hinzufügen,
• die Reihenfolge der Positionen ändern,
• die Währung des Dokuments ändern.

Brauchen Sie eine davon, erstellen Sie das Dokument in der Webanwendung. Sie bietet den vollen Funktionsumfang.

Häufige Fragen

Kann ich bexio Go ohne Internet nutzen?

Kontakte sehen Sie auch offline an. Zum Synchronisieren mit Ihrem bexio-Konto braucht Ihr Telefon aber eine Internetverbindung.

Wie scanne ich Belege mit der App?

Das Scannen von Belegen ist ein eigenes Thema. Es ist im Beitrag Belege scannen mit bexio Go beschrieben.

Warum kann ich in der App keine Angebote oder Rechnungen erstellen?

Die Hilfe nennt das Paket als Voraussetzung: Erstellen funktioniert nur mit den neuen bexio-Paketen. Prüfen Sie Ihr Paket in der Webanwendung.

Fazit

Die Einrichtung von bexio Go dauert wenige Minuten: laden, anmelden, Unternehmen wählen, Zugriffe erlauben und die App schützen. Danach pflegen Sie Kontakte und erstellen Angebote und Rechnungen unterwegs. Für Sonderfälle wie Währungen oder Zeitpositionen bleibt die Webanwendung der richtige Ort. Einen Überblick über die mobile Nutzung gibt der Beitrag bexio unterwegs nutzen: die mobile App.