Standardansichten in bexio festlegen

Für jede Listenansicht in bexio können Sie einen bevorzugten Tab als Standard festlegen. Er erscheint danach automatisch, sobald Sie die Liste öffnen. Fahren Sie dazu mit der Maus über den gewünschten Tab und klicken Sie auf die Stecknadel. Wer täglich dieselben Listen braucht, spart sich so Klicks und startet jedes Mal in der richtigen Ansicht.

Standardtab festlegen: Schritt für Schritt

Die Anleitung der bexio-Hilfe lässt sich in vier Schritte fassen:

1. Öffnen Sie die gewünschte Listenansicht, zum Beispiel die Angebote.
2. Klicken Sie auf den Tab, den Sie künftig sehen möchten. Beispiel: Beim Öffnen der Angebote ist der Tab «Alle» aktiv. Wollen Sie direkt Ihre offenen Angebote sehen, wählen Sie den Tab «Offen».
3. Fahren Sie mit der Maus über den ausgewählten Tab. Dort erscheint die Stecknadel.
4. Klicken Sie auf die Stecknadel, um den Tab als Standard zu setzen.

Beim nächsten Öffnen der Liste zeigt bexio diesen Tab zuerst. Die Funktion funktioniert auch mit Tabs, die Sie über «Eigene Filter» erstellt haben. Haben Sie in der Ansicht zuvor sortiert, bleibt die Sortierung im Standardtab erhalten.

Wollen Sie den Standard später ändern, setzen Sie die Stecknadel bei einem anderen Tab. Die Hilfe beschreibt nur das Festlegen. Prüfen Sie deshalb nach einer Änderung kurz, ob beim nächsten Öffnen der gewünschte Tab erscheint. Ebenso offen lässt die Hilfe, ob die Einstellung für Ihr ganzes Team oder nur für Ihren Benutzer gilt. Schauen Sie dazu bei einem zweiten Benutzer nach.

Eigene Filter als Startansicht

Reichen die Tabs von bexio nicht aus, bauen Sie sich eigene. Das Prinzip ist in den Listen ähnlich, die Details unterscheiden sich.

Kontaktliste: Filtern Sie die Liste über eine der sichtbaren Spalten, zum Beispiel über den Ort. Klicken Sie dann auf das Stern-Symbol «Filter speichern» auf der rechten Seite und geben Sie dem Filter einen Namen mit höchstens 15 Zeichen. Eigene Filter speichert bexio pro Benutzer. Bis zu fünf der neuesten erscheinen neben den Standardfiltern «Alle» und «Archiviert». Alle weiteren finden Sie im Menü «Filter», wo Sie nicht mehr benötigte Filter auch löschen.

Journal: Klicken Sie oben rechts auf das Filter-Symbol. Im Filterfeld wählen Sie unter anderem die Buchungsperiode, die Kontengruppe und das Konto. Sie dürfen mehrere Kriterien kombinieren und den Filter anwenden oder speichern. Gespeicherte Filter liegen unter «Eigene Filter». bexio rät, nur Filter zu speichern, die Sie wirklich immer wieder brauchen.

Kombinieren Sie beides: Speichern Sie einen Filter, machen Sie ihn zum Tab und setzen Sie die Stecknadel. Aus dem Filter für Ihr Einsatzgebiet wird so die Ansicht, mit der die Liste jeden Morgen beginnt. Weitere Funktionen der Kontaktliste beschreibt der Beitrag Kontaktliste filtern und verwalten.

Spalten und Sortierung in der Kontaktliste

Die Kontaktliste lässt sich weiter an Ihre Arbeitsweise anpassen:

• Spalten auswählen: Klicken Sie oben rechts auf «Spalten» und wählen Sie, was angezeigt werden soll. Die Spalte «Nr.» zeigt die Kontaktnummer.
• Reihenfolge ändern: Ziehen Sie die Spaltenüberschrift per Drag and drop an die gewünschte Position.
• Breite ändern: Ziehen Sie am rechten Rand der Spaltenüberschrift mit gedrückter Maustaste.
• Sortieren: Ein Klick auf den Spaltentitel sortiert absteigend, zwei Klicks sortieren aufsteigend, ein dritter Klick setzt auf die Standardsortierung zurück. Standardmässig sortiert bexio nach Name.

Die Hilfe nennt zwei Hinweise zur Speicherung. Die Spalteneinstellungen sind pro Benutzer hinterlegt. Zugleich werden sie lokal im Browser-Cache gespeichert und gehen verloren, wenn Sie den Cache leeren. Arbeiten Sie an mehreren Geräten oder Browsern, richten Sie die Ansicht deshalb auf jedem Gerät neu ein.

Standardwerte für neue Dokumente

«Standardansicht» heisst bei Dokumenten etwas anderes: Hier legen Sie fest, womit ein neues Dokument startet. Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» definieren Sie je Dokumenttyp eigene Standards. Dazu gehören laut Hilfe:

• die Dokumentvorlage,
• die Zahlungskonditionen,
• der Nummernkreis mit Platzhaltern wie Nummer, Kunde, Jahr, Monat und Tag, Startnummer und Mindestlänge,
• Kopf- und Fusstexte pro Sprache.

Diese Werte lädt bexio bei jedem neuen Dokument automatisch. Im einzelnen Dokument überschreiben Sie sie über die Tabs «Einstellungen», «Konditionen» und «Texte». So haben Angebote und Rechnungen ihre eigene Vorlage, ohne dass Sie bei jedem Dokument nachbessern.

Beispiele für sinnvolle Einstellungen

Die folgenden Vorschläge sind Beispiele aus der Praxis, keine Vorgaben von bexio:

Legen Sie sich pro Person nur wenige Standards an. Wer zehn Tabs fixiert, findet am Ende nichts mehr. Wählen Sie zwei bis drei Ansichten, die Sie täglich öffnen.

Häufige Fragen

Warum zeigt die Liste wieder den Tab «Alle»?

Prüfen Sie, ob die Stecknadel beim gewünschten Tab gesetzt ist, ob Sie in der richtigen Liste arbeiten und ob Sie mit dem richtigen Benutzer angemeldet sind. Weitere Gründe nennt die Hilfe nicht. Bei den Spalteneinstellungen der Kontaktliste gilt zusätzlich: Wer den Browser-Cache leert, setzt sie zurück.

Fehlen meine eigenen Filter in der Tab-Leiste?

In der Kontaktliste zeigt bexio nur die fünf neuesten eigenen Filter neben «Alle» und «Archiviert». Alle weiteren stehen im Menü «Filter».

Kann ich die Startseite von bexio frei wählen?

Die bexio-Hilfe beschreibt nur Standardtabs für Listenansichten, nicht eine frei wählbare Startseite. Wo Sie Einstellungen finden, zeigt der Beitrag Einstellungen in bexio finden.

Fazit

Mit der Stecknadel am Tab, eigenen Filtern und angepassten Spalten starten Ihre wichtigsten Listen genau so, wie Sie sie brauchen. Die Standardwerte für Dokumente ergänzen das auf der Erfassungsseite. Halten Sie die Zahl der Standards klein und prüfen Sie, ob Ihr Team dieselbe Ansicht sieht. Welche Listen ein Benutzer überhaupt öffnen kann, hängt von seinen Rechten ab. Das zeigt der Beitrag Benutzer und Rechte in bexio verwalten.