Belege scannen mit bexio Go

Mit dem Belegscanner Scan2Go in der App bexio Go fotografieren Sie Rechnungen und Quittungen, und bexio speichert sie im Posteingang. Beim Verarbeiten entscheiden Sie, ob daraus eine Lieferantenrechnung oder eine Auslage entsteht. Die erkannten Daten prüfen Sie, bevor Sie buchen.

Voraussetzungen

Bevor Sie das erste Mal scannen, klären Sie vier Punkte:

1. App und Login: bexio Go gibt es im App Store für das iPhone und bei Google Play für Android. Sie melden sich mit Ihrem bexio-Konto an und wählen das Unternehmen.
2. Kamera: Beim ersten Start erteilen Sie der App die Kamera-Berechtigung. Ohne sie können Sie keine Dokumente scannen.
3. Benutzerrecht: Wer Dokumente hochladen will, braucht das entsprechende Recht. Fehlt es, meldet die App, dass Ihnen die erforderlichen Rechte fehlen. Ein Administrator vergibt es in den Benutzerrechten.
4. Richtiges Firmenkonto: Verwalten Sie mehrere Firmen, wechseln Sie über «Home» und die Schaltfläche «Einstellungen» zur passenden. Die App verknüpft laut Hilfe bis zu 8 Firmenkonten.

Wie Sie die App einrichten, steht in bexio Go einrichten: die App Schritt für Schritt.

Schritt für Schritt scannen

1. Tippen Sie auf «Home» und dann auf «Scannen». Oder öffnen Sie «Ausgaben» und tippen oben rechts auf «+».
2. Halten Sie das Smartphone über den Beleg. Im Auto-Modus erkennt die App die Ränder und löst selbst aus. Bei Bedarf wechseln Sie in den manuellen Modus.
3. Tippen Sie auf «Speichern». Das Dokument wird in den Posteingang hochgeladen.
4. Bei mehrseitigen Belegen scannen Sie die erste Seite und warten, bis sie unten links in der Bibliothek erscheint. Erst dann folgt die nächste Seite. In der Bibliothek löschen oder bearbeiten Sie einzelne Seiten.
5. Mehrere Rechnungen nacheinander trennen Sie mit «Nächster Scan». Zum Schluss tippen Sie auf «Scan verarbeiten». Der letzte Scan wird sofort verarbeitet, frühere bleiben im Posteingang.

Gescannte Dokumente finden Sie später unter «Ausgaben» im Posteingang.

Tipps für gute Scans

Die Qualität des Scans entscheidet, wie viele Felder die App richtig ausfüllt. Das hilft:

• Dunkler Hintergrund: Legen Sie Rechnung oder Quittung auf eine dunkle Unterlage. So erkennt die App die Ecken zuverlässig.
• Ränder prüfen: Passt der Rahmen nicht, etwa bei geheften Seiten, ziehen Sie die Ecken oder Kanten in der Bibliothek von Hand zurecht.
• Belege glätten: Stark verknitterte Belege bereiten der Erkennung Mühe. Streichen Sie Kassenzettel vor dem Scannen glatt.
• Eine Seite nach der anderen: Warten Sie jeweils, bis die Seite in der Bibliothek erscheint.
• Ein Beleg, ein Scan: Mischen Sie nicht mehrere Rechnungen in einem Scan.
• Sofort prüfen: Kontrollieren Sie Betrag, Datum und Kontakt gleich nach der Erkennung, solange der Beleg noch vor Ihnen liegt.
• Dateigrösse: Die Obergrenze liegt bei 12 MB. Überschreiten Sie sie, teilen Sie den Beleg in zwei Scans auf.

Rechnung oder Auslage verarbeiten

Beim Verarbeiten entscheiden Sie, was aus dem Scan wird:

• Rechnung: bexio erstellt direkt eine Lieferantenrechnung mit dem Dokument als Anhang. Bei einer QR-Rechnung liest die App die Zahlungsdetails automatisch aus.
• Auslage: bexio erstellt direkt eine Auslage, also eine Ausgabe, die schon bezahlt ist, wie ein Kassenbeleg.

Danach wählen Sie den Kontakt. War er früher schon mit Auslagen oder Rechnungen verknüpft, füllt die App Daten wie das Bankkonto vor. Bei einem neuen Kontakt sind es weniger Angaben.

Die Auslesung dauert einige Sekunden bis eine Minute. Das Dokument steht dann im Status «Entwurf». Prüfen Sie die Werte und gehen Sie je nach Art so weiter:

• Rechnung: Füllen Sie die Felder für den Zahlungsauftrag aus. Nach dem Erstellen steht die Rechnung auf «Zahlung erstellt».
• Auslage: Wählen Sie «Als erledigt speichern». Der Status wechselt auf «Erledigt».

Haben Sie sich vertan, setzen Sie eine Auslage von «Erledigt» auf «Entwurf» zurück. Fehlerhafte Zahlungen bei Rechnungen korrigieren Sie in der Web-Anwendung. Zum Unterschied der beiden Belegarten und zur Erfassung von Spesen lesen Sie Spesen und Quittungen in bexio erfassen.

Grenzen kennen

Einige Einschränkungen nennt die bexio-Hilfe ausdrücklich:

Wie die QR-Rechnung eines Lieferanten eingelesen wird, zeigt QR-Rechnung des Lieferanten einlesen.

Dokumente aus anderen Apps hochladen

Liegt ein Beleg bereits als PDF vor, scannen Sie nicht. Öffnen Sie das Dokument in Ihren Aufnahmen, Ihrer Bibliothek oder einem anderen Speicherort und wählen Sie «Teilen». Suchen Sie dort die App bexio Go. Starten Sie den Vorgang immer vom Dokument aus, nicht aus der App heraus.

Häufige Fragen

Warum erkennt die App manche Angaben nicht?

Die Auslesung lernt aus früheren Auslagen und Lieferantenrechnungen eines Kontakts und wird mit der Zeit besser. Bei stark verknitterten Belegen oder schlechten Scans bleiben Felder öfter leer. Ergänzen Sie sie in diesem Fall von Hand.

Was bedeutet die Meldung zum Internet oder zur Dateigrösse?

Ohne Internetverbindung laden Sie neu erstellte Daten erst bei der nächsten Verbindung hoch. Meldet die App, dass die maximale Dateigrösse überschritten ist, entfernen Sie Seiten oder teilen den Beleg in zwei Scans.

Darf ich das Papier nach dem Scannen wegwerfen?

Das hängt von den Aufbewahrungsregeln für Geschäftsunterlagen ab und nicht von der App. Den Rahmen erklärt Belege erfassen und digital ablegen.

Fazit

Gute Scans entstehen mit dunklem Hintergrund, sichtbaren Ecken und einer Seite nach der anderen. Entscheiden Sie beim Verarbeiten sauber zwischen Rechnung und Auslage und prüfen Sie die erkannten Werte, bevor Sie buchen. So landet jeder Beleg ohne Umwege im Posteingang und von dort in der Buchhaltung.