Spesen und Quittungen in bexio erfassen

Eine Quittung, die Sie bar oder mit einer Karte bezahlt haben, erfassen Sie in bexio als Aufwendung: Beleg hochladen, Buchungskonto und MWST-Satz wählen, speichern. Spesen, die ein Mitarbeitender aus eigener Tasche vorgestreckt hat, sind eine Privatauslage. Dafür brauchen Sie zusätzlich ein Konto, auf dem der Betrag bis zur Rückzahlung offen bleibt.

Quittung oder Rechnung: Aufwendung richtig wählen

Die Wahl hängt davon ab, ob schon bezahlt ist. Die bexio-Hilfe fasst den Unterschied so zusammen:

Faustregel: Liegt bei Erfassung nur eine Quittung vor und das Geld ist bereits weg, ist es eine Aufwendung. Hängt an der Ausgabe noch ein Zahlungsteil mit Frist, ist es eine Lieferantenrechnung. Wie Sie Aufwendungen allgemein anlegen und auswerten, zeigt Aufwendungen in bexio erfassen.

Quittung als Aufwendung erfassen

Es gibt zwei Wege. Ausgangspunkt ist meist der Beleg im Posteingang:

1. Laden Sie die Quittung hoch, zum Beispiel per Upload, E-Mail oder mit der App bexio Go.
2. Klicken Sie beim Beleg auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie «Neue Aufwendung».
3. Ergänzen Sie die Angaben zur Ausgabe: Titel, Datum der Bezahlung, Bankkonto, Währung, Buchungskonto und MWST-Satz. Den Lieferanten können Sie angeben, müssen es aber nicht.
4. Speichern Sie. Damit wird die Aufwendung gebucht und steht im Status «Erledigt».

Alternativ öffnen Sie «Ausgaben» → «Aufwendungen», legen eine neue Aufwendung an und laden den Beleg auf der rechten Seite hoch.

Zwei Hinweise aus der Praxis:

• Konto der Bezahlung: Wählen Sie das Konto, über das tatsächlich bezahlt wurde. Bei Barzahlung ist das Ihr Kassenkonto, bei einer Zahlung über das Geschäftskonto das entsprechende Bankkonto.
• Titel: Ein klarer Titel wie «Diesel Servicefahrzeug, Oktober» spart Ihnen und dem Treuhänder später Rückfragen.

Fehler korrigieren

Im Status «Entwurf» können Sie eine Aufwendung löschen. War sie schon «Erledigt», setzen Sie sie über das Drei-Punkte-Menü zuerst mit «Auf Entwurf zurücksetzen» zurück. Dabei verschwindet auch die Buchung aus dem Journal. Eine bereits weiterverrechnete Aufwendung im Status «Verrechnet» lässt sich nicht zurücksetzen. Entfernen Sie dafür zuerst den Aufwand aus der Rechnung.

Was die Quittung für die MWST erfüllen muss

Für den Vorsteuerabzug zählt der Beleg, nicht die Buchung. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) hält in der MWST-Info 16 fest:

• Als Rechnung im Sinne der MWST gilt jedes Dokument, mit dem über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird. Dazu zählen ausdrücklich Quittungen und Kassenzettel, nicht aber Belastungsanzeigen für Kreditkartenzahlungen.
• Leistungserbringer, Leistungsempfänger und Art der Leistung müssen eindeutig erkennbar sein.
• Kassenzettel bis CHF 400.00 inklusive Steuer müssen keine Angaben über den Leistungsempfänger enthalten (Art. 57 MWSTV).

Bewahren Sie deshalb die Quittung des Geschäfts auf, auch wenn die Kreditkartenabrechnung den Betrag zeigt. Lassen Sie bei höheren Beträgen Ihre Firma auf den Beleg schreiben. Wie Sie Kreditkarten buchhalterisch abbilden, behandelt Kreditkarten in bexio richtig verbuchen.

Mitarbeiterspesen: wenn jemand vorstreckt

Zahlt ein Mitarbeitender eine Ausgabe privat, schuldet die Firma ihm den Betrag. Die bexio-Hilfe beschreibt diesen Ablauf für Kontera, eine App aus dem bexio Marketplace. Sie stützt sich auf folgende Schritte:

1. Aktivieren Sie in Kontera unter «Einstellungen» → «Addons» das Add-on für Mitarbeiterspesen.
2. Es erscheint ein neuer Menüpunkt «Mitarbeiter:innen». Erfassen Sie dort jede Person mit Name, E-Mail-Adresse und einem Transferkonto beziehungsweise Kontokorrent. In bexio muss das zwingend ein Kassenkonto sein.
3. Mit der Option «Via E-Mail als Privat bezahlt» ordnet Kontera Belege, die von der hinterlegten Adresse eintreffen, automatisch dem Mitarbeitenden zu. Sie sind dann als «Privatauslage Mitarbeiter» markiert.
4. Der Saldo auf dem Kontokorrent zeigt jederzeit, welchen Betrag Sie dem Mitarbeitenden noch schulden.

Laut Hilfe ist diese Funktion erst ab einem bestimmten Kontera-Abonnement verfügbar. Prüfen Sie das vor der Einführung. Für den Weg ohne diese App legt die bexio-Hilfe keinen eigenen Ablauf fest. Besprechen Sie dann mit Ihrem Treuhänder, über welches Konto vorgestreckte Auslagen laufen.

Rückerstattung an den Mitarbeitenden

Den Ausgleich bietet Kontera nicht als Prozess an. Üblich sind zwei Wege: Die Spesen werden mit dem Lohn ausbezahlt, oder Sie überweisen sie per Bankzahlung, etwa monatlich. Wie die Auszahlung über den Lohn funktioniert, steht unter Mitarbeiterspesen über den Lohn auszahlen.

Spesen an Kunden weiterverrechnen

Spesen, die ein Kunde tragen soll, belasten Sie über die Rechnung weiter. Die Aufwendung muss dafür verrechenbar, im Status «Erledigt» und noch nicht verrechnet sein. In der Kundenrechnung klicken Sie unter «Positionen» auf «Weitere Positionen» und wählen «Aufwand». Haken Sie die gewünschten Einträge an und bestätigen Sie mit «Selektierte hinzufügen». Gehört die Ausgabe zu einem Projekt, verknüpfen Sie sie in der erledigten Aufwendung über «Projekt».

Unterwegs erfassen

Mit bexio Go scannen Sie die Quittung direkt vor Ort. Bei der Verarbeitung wählen Sie «Auslage» statt «Rechnung». Die App erkennt, ob der Kontakt schon früher mit Auslagen verknüpft war, und füllt Daten wie das Bankkonto vor. Prüfen Sie den Entwurf und speichern Sie ihn mit «Als erledigt speichern». Die Einzelheiten stehen in Belege scannen mit bexio Go.

Häufige Fragen

Muss ich für jede Quittung einen Kontakt anlegen?

Nein. Eine Aufwendung benötigt keinen Kontakt. Eine Lieferantenrechnung dagegen verlangt immer einen.

Was gilt bei einem Beleg mit mehreren MWST-Sätzen?

Laut bexio-Hilfe lassen sich mehrere MWST-Sätze in der mobilen App nicht erfassen. Die Funktion gibt es nur in der Web-Anwendung und nur für Lieferantenrechnungen, nicht für Auslagen. Dort teilen Sie die Rechnung in mehrere Positionen auf.

Kann ich eine falsch erfasste Aufwendung löschen?

Ja, solange sie im Status «Entwurf» ist. Ist sie «Erledigt», setzen Sie sie zuerst auf den Entwurf zurück. Im Status «Verrechnet» geht das nicht.

Fazit

Quittungen gehören als Aufwendung in bexio, mit Beleg, richtigem Konto und passendem MWST-Satz. Vorgestreckte Spesen brauchen zusätzlich ein Kontokorrent je Person, damit der offene Betrag jederzeit sichtbar bleibt. Heben Sie die Original-Quittungen auf, denn für die MWST zählt der Beleg des Geschäfts.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.