Zahlungslink auf Rechnungen: PayPal, Stripe, Worldline

Damit Ihre Kunden eine Rechnung direkt online bezahlen können, aktivieren Sie in bexio unter «Zahlungsservices» einen Anbieter: PayPal, Stripe oder Worldline. Neue Rechnungen erhalten die Option danach automatisch, bestehende Entwürfe schalten Sie im Reiter «Konditionen» frei. Der Kunde zahlt über «Jetzt bezahlen» im Online-Dokument, und bexio setzt die Rechnung nach erfolgreicher Zahlung auf «bezahlt».

Voraussetzung: Rechnung als Online-Dokument versenden

Die Zahlungslinks erscheinen im Online-Dokument, dem bexio Network Link. Standardmässig enthält eine per bexio versendete E-Mail diesen Link und zusätzlich das PDF als Anhang. Laut bexio-Hilfe lässt sich dort sofort online zahlen, per Kreditkarte oder über Worldline, Stripe und PayPal. Beim Sammelversand erhalten Kunden nur den Link, ohne PDF-Anhang. Wie Sie eine Rechnung anlegen und versenden, zeigt der Beitrag Rechnung in bexio erstellen: Schritt für Schritt.

PayPal aktivieren

Sie brauchen ein aktives PayPal-Konto. Danach geht es in wenigen Schritten:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Zahlungsservices».
2. Klicken Sie auf «Zahlungsservice hinzufügen» und wählen Sie PayPal aus.
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres PayPal-Kontos ein.
4. Klicken Sie auf «Speichern».

Für neue Rechnungen ist PayPal ab sofort standardmässig als Zahlungsoption aktiviert. PayPal-Gebühren verbuchen Sie laut Hilfe über «Manuelle Buchungen». Welches Aufwandskonto passt, klärt Ihr Treuhänder.

Stripe aktivieren

Stripe ermöglicht Zahlungen per Kreditkarte. Sie brauchen einen aktiven Stripe-Account. Die Einrichtung erfordert zwei Schlüssel aus Ihrem Stripe-Dashboard: den Secret API Key (Geheimschlüssel) und den Publishable API Key (veröffentlichbarer Schlüssel).

1. Rufen Sie beide Schlüssel in Ihrem Stripe-Dashboard ab.
2. Öffnen Sie in bexio «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Zahlungsservices».
3. Klicken Sie auf «Zahlungsservice hinzufügen» und wählen Sie Stripe.
4. Fügen Sie beide Schlüssel in die vorgesehenen Felder ein und klicken Sie auf «Speichern».

Behandeln Sie den Geheimschlüssel wie ein Passwort: Geben Sie ihn nicht weiter und versenden Sie ihn nicht per E-Mail. Auch für Stripe gilt: Für neue Rechnungen ist der Service ab sofort standardmässig aktiv. Die bexio-Hilfe weist darauf hin, dass Stripe-Gebühren direkt von Stripe belastet werden und von Hand zu verbuchen sind. bexio zeigt nur an, ob die Rechnung bezahlt wurde. Detaillierte Zahlungsstatus wie «in Bearbeitung» oder ein Abbruch sehen Sie in Ihrem Stripe-Konto unter Zahlungen.

Worldline aktivieren

Worldline ist der aufwendigste der drei Wege, weil ein eigener Vertrag und eine Prüfung dazugehören. Dafür deckt es mehr Zahlungsmittel ab. Laut bexio-Hilfe ermöglicht der Zahlungslink von Worldline Zahlungen mit Visa, Mastercard, Amex, Diners, PostFinance Pay, Reka, PayPal und TWINT.

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Zahlungsservices», klicken Sie auf «Zahlungsservice hinzufügen» und wählen Sie «Worldline».
2. Klicken Sie im Pop-up auf «Jetzt anmelden!». bexio leitet Sie zu Worldline weiter, wo Sie ein Konto eröffnen.
3. Nach der Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail, erfahrungsgemäss in weniger als 15 Minuten. Melden Sie sich danach über «mySaferpay» an. Den Benutzernamen erhalten Sie per SMS, das Passwort ist das der Online-Bestellung.
4. Kopieren Sie in Ihrem Worldline-Konto unter «Einstellungen» → «Zahlungsmittel / Terminals» die «Kundennummer» und die «eCommerce»-Angabe (Terminal ID) und fügen Sie beide in bexio ein.
5. Erstellen Sie bei Worldline unter «Einstellungen» → «JSON API Basic Authentication» ein neues Login mit Passwort und Beschreibung. Kopieren Sie Passwort und Benutzername ebenfalls in bexio.
6. Bestätigen Sie in bexio mit «Speichern».

Die Prüfung durch Worldline dauert laut bexio-Hilfe in der Regel 3 bis 15 Arbeitstage. Solange sie nicht abgeschlossen ist, erscheint beim Zahlungsversuch eine Fehlermeldung. Gründe für Verzögerungen sind fehlende Ausweiskopien oder Unterschriften, zusätzliche Währungen oder ein Geschäftsmodell, das der Worldline-Policy widerspricht.

Nach der Freischaltung stehen Visa, Mastercard, TWINT und Diners Club sofort bereit. Für Amex, PostFinance Pay und Reka stellen Sie vorab einen Antrag beim jeweiligen Anbieter. Weitere Währungen wie GBP, USD oder EUR aktiviert Worldline auf Anfrage per Vertrag.

Möchten Sie Worldline für alle künftigen Rechnungen vorauswählen, klicken Sie unter «Zahlungsservices» bei «Worldline» auf «Aktionen» und wählen «Als Standard setzen».

Zahlungsservice auf bestehenden Rechnungen freigeben

Neue Rechnungen übernehmen die aktivierten Services. Für ältere Entwürfe schalten Sie sie nachträglich frei:

1. Öffnen Sie die Rechnung.
2. Wechseln Sie in den Reiter «Konditionen».
3. Setzen Sie unter «Zahlungsservices» das Häkchen beim gewünschten Anbieter.
4. Klicken Sie auf «Eingaben speichern».

Die Rechnung muss dafür im Status «Entwurf» sein. Ist sie schon auf «Offen» oder «Überfällig», setzen Sie sie mit «Rechnung erneut bearbeiten» zurück. Das geht nur, solange keine Zahlung erfasst wurde. Weitere Hilfe bei gesperrten Rechnungen bietet der Beitrag Rechnung lässt sich nicht bearbeiten.

Nach der Zahlung: Status und Verbuchung

Klickt der Kunde im Online-Dokument auf «Jetzt bezahlen», wählt einen Anbieter und schliesst die Zahlung ab, setzt bexio die Rechnung automatisch auf «bezahlt». Die Zahlung wird standardmässig über das Konto 1029 gebucht, das Zahlkonto für Zahlungsdienstleister. Die bexio-Hilfe rät davon ab, Nummer oder Namen dieses Systemkontos zu ändern. Haben Sie das trotzdem getan, prüfen Sie nach einem automatischen Zahlungseingang im Journal, auf welches Konto gebucht wurde.

Die Auszahlung des Anbieters auf Ihr Bankkonto und die Gebühren buchen Sie separat. Wie das funktioniert, steht im Beitrag TWINT, SumUp und Worldline in bexio verbuchen.

Häufige Fragen

Welchen Anbieter wähle ich?

Das hängt davon ab, was Ihre Kunden nutzen. PayPal ist am schnellsten eingerichtet, Stripe deckt Kreditkarten ab, Worldline deckt mehr Zahlungsmittel ab, braucht aber einen Vertrag und die Prüfung. Gebühren legen die Anbieter selbst fest. Informieren Sie sich vor der Aktivierung bei PayPal, Stripe oder Worldline, welche Konditionen für Ihr Unternehmen gelten.

Muss die Rechnung per E-Mail aus bexio versendet werden?

Ja. Die bexio-Hilfe nennt als Voraussetzung den Versand per E-Mail mit dem bexio Network Link. Dort klickt der Kunde auf «Jetzt bezahlen».

Kann ich mehrere Zahlungsservices gleichzeitig anbieten?

Ja. Die bexio-Hilfe beschreibt, dass Sie neben Stripe auch PayPal anbinden können. Im Reiter «Konditionen» setzen Sie pro Rechnung ein Häkchen bei den Services, die gelten sollen.

Fazit

Der Zahlungslink spart Ihnen Nachfragen und beschleunigt den Zahlungseingang. PayPal und Stripe sind in wenigen Minuten verbunden, bei Worldline planen Sie Prüfung und Vertrag ein. Aktivieren Sie die Services, bevor Sie Rechnungen schreiben, und prüfen Sie bei bestehenden Entwürfen das Häkchen im Reiter «Konditionen». Die Gebühren der Anbieter buchen Sie selbst, am besten nach Absprache mit Ihrem Treuhänder.