Rechnung lässt sich nicht bearbeiten: Lösungen

Eine Rechnung bearbeiten Sie in bexio vollständig nur im Status «Entwurf». Steht sie auf «Offen» oder «Überfällig» und ist noch nichts bezahlt, setzen Sie sie mit «Rechnung erneut bearbeiten» in den Entwurf zurück. Bei teilweise bezahlten oder bezahlten Rechnungen ist der Inhalt gesperrt. Dort korrigieren Sie nur die Buchungskonten oder stornieren die Rechnung.

Symptome erkennen

Prüfschritte

1. Status prüfen

Der Status der Rechnung bestimmt, was möglich ist.

Öffnen Sie die Rechnung und lesen Sie den Status. Bei «Offen» oder «Überfällig» klicken Sie auf «Rechnung erneut bearbeiten». Der Status wechselt dann auf «Entwurf». Nach der Korrektur stellen Sie die Rechnung wie gewohnt wieder aus.

2. Prüfen, ob eine Zahlung erfasst ist

Das Zurücksetzen funktioniert nur bei einer vollständig unbezahlten Rechnung. Schauen Sie im Tab «Zahlungseingänge & Gutschriften» nach, ob eine Zahlung oder Gutschrift verbucht ist. Ist die Zahlung über den Bankabgleich verbucht, lässt sich der Abgleich laut bexio-Hilfe im Banking rückgängig machen: unter «Banktransaktionen anzeigen» über «Aktionen» und «Abgleich rückgängig». Beachten Sie dabei:

• Wurde eine Transaktion auf mehrere Buchungen aufgeteilt, gehen beim Rückgängigmachen alle diese Buchungen verloren.
• Prüfen Sie vorher, ob die Rechnung in einer abgeschlossenen MWST-Periode liegt (siehe Schritt 6).
• Klären Sie den Eingriff bei Unsicherheit mit Ihrem Treuhänder.

3. Bezahlte Rechnung korrigieren

Der Inhalt einer bezahlten Rechnung bleibt gesperrt. Beträge, Positionen und Kundeninformationen ändern Sie nicht mehr. Fehler bei der Kontierung lassen sich dagegen korrigieren, wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind:

• Sie haben die Benutzerberechtigung «Rechnung bearbeiten».
• Das Geschäftsjahr ist offen.
• Die MwSt.-Periode ist offen.

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie die Rechnung im Status «Bezahlt» oder «Teilweise bezahlt».
2. Klicken Sie auf «Buchungskonten ändern».
3. Ändern Sie das Konto für die gewünschten Positionen und speichern Sie.

bexio übernimmt die Änderung automatisch in die Rechnung und ins Journal. Im Rechnungsverlauf sehen Sie, wer das Erlöskonto wann geändert hat. Wurde die Rechnung mit einer Gutschrift verrechnet, korrigieren Sie die Erlöskonten der Gutschrift separat.

Stimmt der Inhalt selbst nicht, stornieren Sie die Rechnung, sofern die Schaltfläche «Rechnung stornieren» verfügbar ist. Alternativ erstellen Sie im Tab «Zahlungseingänge & Gutschriften» eine Gutschrift, um die Rechnung in der Buchhaltung auszugleichen. Danach stellen Sie eine korrekte neue Rechnung aus. Sind dafür manuelle Buchungen nötig, empfiehlt bexio dringend, den Treuhänder beizuziehen. Wie Gutschriften funktionieren, zeigt Gutschriften in bexio erstellen.

4. Teilrechnungen und Aufträge

Teilrechnungen entstehen im Auftrag. Sobald daraus Rechnungen erstellt wurden, kann der Gesamtbetrag des Auftrags nicht mehr geändert werden. Die Summe der Teilrechnungen muss immer genau dem Gesamtbetrag entsprechen. Eine neu generierte Teilrechnung steht zunächst im Status «Entwurf». Prüfen Sie dort Zahlungskonditionen, Rechnungsadresse sowie Kopf- und Fusstexte, bevor Sie verrechnen.

Je nach Stand gilt:

• Noch keine Teilrechnung erstellt: Im Auftrag unter dem Reiter «Teilrechnungen» entfernen Sie den Aufteilungsplan mit «Teilrechnungen löschen» beziehungsweise «Teilrechnungen entfernen». Der Auftrag muss dafür den Status «Offen» haben.
• Teilrechnung bereits erstellt: Stornieren Sie die Rechnung unter «Verkauf» → «Rechnungen». Ist die Schaltfläche zum Entfernen inaktiv, stornieren Sie zusätzlich den Auftrag und legen einen neuen Auftrag an.

Die Grundlagen zur Aufteilung erklärt Teilrechnungen und Akontorechnungen richtig stellen.

5. Löschen oder stornieren

Gelöscht werden nur Entwürfe. Sie haben noch keine endgültige rechtliche oder buchhalterische Existenz. Bei bereits versendeten, offenen oder bezahlten Rechnungen empfiehlt bexio, die Rechnung zu stornieren oder per Gutschrift auszugleichen. Beachten Sie:

• Eine gelöschte Rechnung lässt sich nicht wiederherstellen.
• bexio vergibt die Nummer einer gelöschten Rechnung in der Regel nicht neu.

Ausnahmen und den Workaround, mit dem Sie eine gelöschte Nummer erneut verwenden, beschreibt Dokumentnummer fehlt oder ist doppelt. Den Unterschied zwischen Löschen und Stornieren vertieft Dokumente löschen oder stornieren.

6. Benutzerrechte und abgeschlossene Perioden

• Benutzerrechte: Steht das Recht «Editieren» bei den Rechnungen auf «Nur eigene», können Benutzer nur Einträge ändern oder löschen, die sie selbst erstellt haben. Bei «Keine» können sie nichts bearbeiten. Die Benutzerrechte ändert ein Benutzer mit der Rolle «Superadmin».
• Abgeschlossene MWST-Periode: Gehört die Rechnung oder Gutschrift zu einer bereits abgeschlossenen MwSt.-Periode, lässt sie sich nicht mehr direkt bearbeiten oder löschen. Sprechen Sie vor jeder Anpassung mit Ihrem Treuhänder.
• Geschlossenes Geschäftsjahr: Auch für die Korrektur der Buchungskonten muss das Geschäftsjahr offen sein.

Wann der bexio-Support weiterhilft

Der Support öffnet abgeschlossene MWST-Perioden und Geschäftsjahre wieder. Schreiben Sie, um welchen Mandanten und welche Periode es geht, und speichern Sie Formular und Journal vorher ab, denn bexio rechnet die Periode neu. Erreichen Sie den Support über das Feld «Support» unten links in bexio. Dort können Sie Bildschirmbereiche markieren und kommentieren. Sind manuelle Buchungen nötig, empfiehlt die bexio-Hilfe den Treuhänder.

Häufige Fragen

Kann ich bei einer bezahlten Rechnung den Betrag ändern?

Nein. Der Inhalt bezahlter Rechnungen ist aus rechtlichen und buchhalterischen Gründen gesperrt. Stornieren Sie die Rechnung oder gleichen Sie sie mit einer Gutschrift aus und stellen Sie eine neue aus.

Warum fehlt die Schaltfläche zum Löschen?

Das Papierkorb-Symbol erscheint nur im Status «Entwurf». Bei anderen Status stornieren Sie die Rechnung oder erstellen eine Gutschrift. Eine Rechnung im Status «Offen» setzen Sie nur zurück, wenn keine Zahlung erfasst ist.

Was ist mit dem Erlöskonto einer verrechneten Gutschrift?

Die Änderung der Buchungskonten bei der Rechnung wirkt nicht auf die Gutschrift. Korrigieren Sie deren Erlöskonten separat.

Fazit

Prüfen Sie zuerst den Status, dann ob eine Zahlung erfasst ist. Entwürfe bearbeiten und löschen Sie frei, offene Rechnungen setzen Sie zurück, bezahlte korrigieren Sie über die Buchungskonten, Storno oder Gutschrift. Bei abgeschlossenen MWST-Perioden und manuellen Buchungen gehört der Treuhänder dazu.