bexio Pay: bezahlen und verbuchen

bexio Pay ist eine Debitkarte für Spesen und Ausgaben, die bexio zusammen mit dem Partner amnis anbietet. Wer damit bezahlt, muss die Transaktionen nicht mehr von Hand erfassen: Sie landen automatisch in der Buchhaltung von bexio, sobald sie ausgeführt sind. Die Verbuchung läuft in zwei Schritten über ein Transferkonto und wird abgeschlossen, wenn Sie Beleg und Kategorie in amnis erfassen. Mit der Online-Zahlung von Kundenrechnungen hat es nichts zu tun.

Was bexio Pay ist und was nicht

bexio Pay richtet sich an Unternehmen, die Spesen und Ausgaben mit einer Firmenkarte zahlen und den Belegaufwand reduzieren wollen. Die Karte hängt direkt am Guthaben des amnis-Kontos. Sie ist laut bexio keine Prepaid-Karte. Transaktionen werden in CHF abgerechnet und verbucht, Fremdwährungen rechnet amnis zum Zeitpunkt der Zahlung um.

Davon zu unterscheiden sind Online-Zahlungen Ihrer Kunden, etwa per Zahlungslink auf der Rechnung. Dazu finden Sie die Anleitung im Beitrag Zahlungslink auf Rechnungen: PayPal, Stripe, Worldline.

Einrichtung: Konto bei amnis eröffnen und mit bexio verbinden

Laut bexio.com läuft das Onboarding so ab:

1. Sie gehen über die bexio-Seite zu bexio Pay zur Registrierung bei amnis.
2. Das Online-Onboarding dauert rund 15 Minuten. amnis prüft Ihre Angaben in der Regel innerhalb von 24 Stunden.
3. Nach der Kontoeröffnung verbinden Sie das amnis-Konto mit Ihrem bexio-Konto.
4. Sie zahlen Geld auf das amnis-Konto ein und bestellen die Karten.

Ein Anspruch auf Kontoeröffnung besteht nicht. amnis prüft jeden Antrag nach eigener Risk Policy. Nicht im Handelsregister eingetragene Vereine können laut bexio nicht eröffnen.

Bei der Einrichtung beachten Sie drei Punkte aus der bexio-Hilfe:

• Berechtigungen: Der Benutzer, der das Konto in amnis erstellt, braucht in bexio die Berechtigungen für Banking, Belegupload und Buchhaltung. Sonst scheitert das Onboarding.
• Mehrwertsteuer: Je nach MWST-Einstellungen in bexio müssen Sie auch für die Kartentransaktionen die Mehrwertsteuer erfassen. Die Hilfe unterscheidet zwischen nicht mehrwertsteuerpflichtig, Saldosteuersatz und effektiver Besteuerung. Welche Variante für Sie gilt, klärt Ihr Treuhänder.
• Kategorien und Konten: Die Kategorien in amnis werden bexio-Aufwandskonten zugeordnet. Zur Auswahl stehen alle aktiven Aufwandskonten Ihres Kontenplans.

So funktioniert die Verbuchung

Die Verbuchung läuft in zwei Schritten. Dazwischen liegt ein Durchlaufkonto, das Transferkonto.

Schritt 1: Karteneinsatz. Erhält die Transaktion in amnis den Status «ausgeführt», bucht bexio sie automatisch. Dabei bucht bexio das Transferkonto gegen das amnis-Bankkonto.

Schritt 2: Kategorisierung. Damit das Transferkonto wieder ausgeglichen wird, kategorisieren Sie die Transaktion in amnis. Laden Sie dazu den Beleg hoch und wählen Sie eine Kategorie und, je nach Einstellung, einen Mehrwertsteuersatz. Sind alle Angaben vollständig, bucht bexio das Aufwandskonto gegen das Transferkonto.

Als Transferkonto schlägt bexio standardmässig «1090 - Transferkonto» vor. Es kann auch ein anderes Konto sein, es muss aber zur Kontengruppe 109 gehören, damit amnis es auswählen kann. Wie Sie ein solches Konto anlegen, zeigt der Beitrag Transferkonto: Geld zwischen eigenen Konten buchen. Bei Unsicherheit stimmen Sie die Kontowahl mit Ihrem Treuhänder ab.

amnis überträgt die Transaktionen alle fünf Minuten an bexio. Ist eine Buchung nicht sofort sichtbar, warten Sie kurz und prüfen Sie erneut.

Auto-Accounting: pro Händler einmal kategorisieren

Die Kategorisierung nehmen Sie pro Händler einmal von Hand vor. Danach können Sie Kategorie und Mehrwertsteuersatz für diesen Händler speichern. Bei künftigen Belastungen erstellt das System die Buchungen in bexio automatisch. Dafür gibt es zwei Wege:

• im Händler-Tab im Bereich der Debitkarten: Händler wählen und Kategorie und Mehrwertsteuersatz zuweisen,
• in den Spesendetails einer Transaktion: Angaben wie gewohnt eintragen und das Kästchen zum Speichern für den Händler aktivieren.

Die gespeicherten Einstellungen gelten nur für künftige Transaktionen. Das Auto-Accounting funktioniert zudem nur bei Transaktionen mit einem Mehrwertsteuersatz. Enthält eine Transaktion mehrere Sätze, kategorisieren Sie immer von Hand.

Kontrolle und Abstimmung

Damit am Jahresende keine unklaren Differenzen bleiben, stimmen Sie die Konten regelmässig ab, bei häufigem Karteneinsatz am besten monatlich:

1. Laden Sie in amnis im Bereich «Tools» unter «Auszüge» den Kontoauszug für das CHF-Konto und den gewünschten Monat herunter.
2. Vergleichen Sie den Schlussbestand des amnis-Bankkontos in bexio mit dem Auszug.
3. Prüfen Sie das Transferkonto für dieselbe Periode. Sind alle Transaktionen kategorisiert, sollte der Schlussbestand null sein.

Eine fehlgeschlagene Synchronisierung sehen Sie in amnis in der Spalte «Sync-Problem». Solche Transaktionen müssen Sie manuell in bexio buchen. Eine falsche Kategorie oder einen falschen Steuersatz korrigieren Sie, nachdem die Buchung in bexio besteht, nur noch in der zugehörigen manuellen Buchung in bexio. Den Link dorthin finden Sie in amnis im Bereich «Sync-Details» der Transaktion.

Doppelbuchungen bei CAMT-Import vermeiden

Kartentransaktionen werden automatisch verbucht. Importieren Sie zusätzlich eine CAMT-Datei mit allen Kontobewegungen des amnis-Kontos und gleichen sie im Banking ab, entstehen doppelte Buchungen. Ignorieren Sie deshalb die Kartentransaktionen im Bankabgleich:

1. Öffnen Sie im Banking Ihr amnis-Konto und klicken Sie auf «Bank Transaktionen anzeigen».
2. Suchen Sie im Suchfeld nach «Debit Card» und wählen Sie alle gefundenen Transaktionen aus.
3. Wählen Sie unten im Dropdown «Transaktionen ignorieren» und führen Sie die Aktion mit «GO» aus.

Alle übrigen Bewegungen des amnis-Kontos verarbeiten Sie wie gewohnt.

Was bexio Pay kostet

Die Preise können sich ändern. Prüfen Sie sie deshalb vor dem Abschluss direkt bei bexio und amnis. Stand Oktober 2026 nennt bexio.com Folgendes:

• Preis: «nur CHF 14.00 pro Monat». Die Seite verweist dazu auf eine Fussnote mit weiteren Angaben, die Sie vor dem Abschluss lesen sollten.
• Im bexio-Paket Ultimate ist bexio Pay inkludiert.
• Drei Kartennutzer sind kostenlos, jeder weitere Nutzer kostet CHF 9.00 pro Monat.
• Transaktionskosten fallen individuell pro Kunde an und sind im Abo-Preis nicht enthalten. Details dazu liegen bei amnis.
• Für Zahlungen in Fremdwährung erhebt bexio laut Hilfe keine separate Gebühr. Der Kurs von amnis kann aber eine Marge enthalten.

Häufige Fragen

Kann ich bexio Pay mit Apple Pay oder Google Pay nutzen?

Ja. Beide Anbindungen sind laut bexio verfügbar und ohne zusätzliche Kosten nutzbar.

Muss ich Belege noch aufbewahren?

Ja. Laden Sie den Beleg als Scan in amnis oder direkt in bexio hoch. Ein Beleg, den Sie in amnis hochladen, wird bei der Synchronisation mit der Transaktion an bexio übertragen und ist dort als Anhang sichtbar. Wie Quittungen in bexio erfasst werden, zeigt der Beitrag Spesen und Quittungen erfassen.

Kann ich die Debitkarte einer anderen Bank verknüpfen?

Nein. Laut bexio-Hilfe wird das derzeit nicht unterstützt.

Fazit

bexio Pay nimmt Ihnen die manuelle Spesenverbuchung ab, wenn Sie Karte, Beleg und Kategorie konsequent in amnis pflegen. Das Transferkonto zeigt Ihnen, welche Transaktionen noch nicht kategorisiert sind. Stimmen Sie es regelmässig ab und vermeiden Sie Doppelbuchungen beim CAMT-Import. Preise und Konditionen prüfen Sie direkt bei bexio und amnis, bevor Sie sich entscheiden.