TWINT, SumUp und Worldline in bexio verbuchen

Zahlungen über Zahlungsdienstleister wie TWINT oder Worldline kommen in zwei Schritten an: Zuerst gilt die Rechnung als bezahlt, später landet der Betrag abzüglich Gebühren auf Ihrem Bankkonto. In bexio verbuchen Sie beide Schritte über ein Zahlkonto für Zahlungsdienstleister, standardmässig das Konto 1029. Die Differenz ist die Gebühr, die Sie separat ausbuchen. Für Anbieter ohne Anbindung, etwa Kartenterminals wie SumUp, gilt dasselbe Prinzip.

Das Prinzip: eine Forderung gegen den Anbieter

Zahlt ein Kunde über einen Zahlungsdienstleister, erhalten Sie das Geld nicht sofort. Der Anbieter überweist es später gesammelt auf Ihr Bankkonto. Bis dahin haben Sie eine Forderung gegen den Anbieter. bexio bildet das mit dem Systemkonto 1029 ab. In der Kontenübersicht heisst es «Zahlkonto für Zahlungsdienstleister». Zahlungsservices wie PayPal, TWINT, Worldline, Stripe und weitere sind über dieses Konto mit bexio verknüpft. Die Kontonummer kann bei Ihnen abweichen, da sich Systemkonten umnummerieren lassen. Im Kontenplan erkennen Sie sie am Schloss-Symbol.

Die bexio-Hilfe empfiehlt, das Konto nicht umzubenennen, weil dadurch die Nachvollziehbarkeit für den technischen Support erschwert wird. In einer anderen Anleitung schlägt sie als Beispiel vor, es in «1105 - Forderungen Payment Service Provider» umzubenennen. Beides ist ein Beispiel, keine Vorgabe. Entscheiden Sie das gemeinsam mit Ihrem Treuhänder.

Schritt 1: Zahlung über die Online-Rechnung

Versenden Sie die Rechnung per E-Mail mit dem bexio Network Link, kann der Kunde direkt online zahlen. Welche Zahlungsmittel dort erscheinen, hängt vom aktivierten Zahlungsservice ab. Worldline etwa bietet laut bexio-Hilfe unter anderem Visa, Mastercard und TWINT an. Wie Sie den Zahlungslink einrichten, steht im Beitrag Zahlungslink auf Rechnungen: PayPal, Stripe, Worldline.

Klickt der Kunde auf «Jetzt bezahlen» und schliesst die Zahlung ab, passiert Folgendes:

1. bexio setzt die Rechnung automatisch auf «bezahlt».
2. Die Zahlung wird über das Standardkonto 1029 gebucht (Bank - Systemkonto).
3. Auf Ihr Bankkonto gelangt das Geld erst mit der späteren Auszahlung des Anbieters.

Haben Sie das Systemkonto angepasst, prüfen Sie nach der ersten automatischen Zahlung im Journal, auf welches Konto gebucht wurde.

Schritt 2: Auszahlung auf dem Bankkonto abgleichen

Die Gutschrift des Anbieters erscheint später in Ihrem Banking, abzüglich der Kommission. Sie gleichen sie nicht mit einer Rechnung ab, sondern gegen das Zahlkonto (1029). Danach bleibt auf dem Zahlkonto nur noch ein Rest.

Beispiel mit Musterzahlen: Die Muster Haustechnik AG stellt eine Rechnung über CHF 120.00. Der Kunde zahlt per TWINT. bexio setzt die Rechnung auf «bezahlt» und bucht CHF 120.00 auf das Zahlkonto. Der Anbieter überweist CHF 117.40. Sie gleichen diese Banktransaktion gegen das Zahlkonto ab. Es bleiben CHF 2.60 auf dem Zahlkonto. Das ist die Gebühr.

Diese Gebühr buchen Sie mit einer manuellen Buchung aus, laut bexio-Hilfe über die Erlösminderungen. Sie können das nach jeder Auszahlung tun oder gesammelt, zum Beispiel am Monatsende. Vergleichen Sie die Beträge vorher mit der Abrechnung des Anbieters. Diese Abrechnung stellt jeder Anbieter in seinem Online-Portal zur Verfügung. Wie manuelle Buchungen funktionieren, steht im Beitrag Manuelle Buchungen erfassen.

Zahlungen ohne Rechnung: Kontera-Regel für Anbieter

Nicht jede Zahlung hängt an einer bexio-Rechnung. Wer im Laden mit einem Terminal kassiert, sieht oft nur die Gutschrift auf dem Bankkonto. Für diesen Fall beschreibt die bexio-Hilfe eine Lösung mit Kontera: Es erkennt Gutschriften verschiedener Anbieter automatisch, teilt sie auf und verbucht sie mit einer Buchungsregel. Genannt werden unter anderem Payrexx, PostFinance, SIX Payment Services, SwissCard, TWINT, Worldline, Concardis, Nexi und PayOne.

So gehen Sie vor:

1. Importieren Sie die Banktransaktionen, die die Zahlungseingänge des Anbieters enthalten.
2. Öffnen Sie die Details der Transaktion mit dem kleinen Pfeil rechts und klicken Sie auf «Buchungsregel erstellen».
3. Kontera bietet im Bereich der Buchungsanweisung automatisch zwei Teile an: eine Anweisung für den Bruttobetrag und eine für die Gebühr.
4. Speichern Sie die Regel. Künftig erkennt Kontera passende Transaktionen.
5. Verarbeiten Sie sie mit «Buchungsregeln anwenden» in einem Schritt.

Kontera bucht den Bruttobetrag zum Beispiel als Handelserlös oder auf ein Transferkonto sowie die Gebühren. Wie Regeln allgemein funktionieren, zeigt der Beitrag Buchungsregeln für Banktransaktionen nutzen.

SumUp und andere Anbieter ohne Anbindung

Für SumUp beschreibt die bexio-Hilfe keine eigene Anbindung und keine eigene Anleitung. Das Prinzip bleibt dasselbe wie bei den anderen Anbietern: Zahlt der Anbieter den Umsatz abzüglich Gebühren auf Ihr Bankkonto aus, ist die Differenz zum Umsatz die Gebühr. Die bexio-Hilfe empfiehlt für andere Situationen dieselbe Vorgehensweise wie oben, mit einem Unterschied: Die Verbuchung über das Konto 1029 geschieht nicht automatisch.

Dafür legen Sie ein eigenes Forderungs- oder Durchlaufkonto an. Gehen Sie im Bereich «Banking» auf «Bankkonto hinzufügen» und aktivieren Sie die Option «Ist ein Kassenkonto». Ergänzen Sie «Bezeichnung» und Währung und klicken Sie auf «Speichern». bexio erstellt dazu eine Kontonummer im Kontenplan. Prüfen Sie diese unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Kontenplan Finanzbuchhaltung». Die bexio-Hilfe empfiehlt, das Konto im Bereich der 11xx-Konten in der Gruppe «110 - Ford. aus L+L» einzuordnen. Wie das Anlegen funktioniert, beschreibt der Beitrag Bank- und Kassenkonto in bexio anlegen.

Dieses Konto können Sie danach in einer Rechnung unter den Zahlungseingängen als Zahlungskonto wählen. Ob Sie die Verkäufe einzeln als Rechnung erfassen oder nur die Auszahlungen verbuchen, besprechen Sie mit Ihrem Treuhänder.

Häufige Fragen

Wo sehe ich, ob die Online-Zahlung gebucht wurde?

Im Journal. Dort sehen Sie, auf welches Konto der automatische Zahlungseingang des Anbieters gebucht wurde. Das ist vor allem dann wichtig, wenn Sie das Systemkonto umbenannt oder umnummeriert haben.

Muss ich die Rechnung nach der Online-Zahlung noch abgleichen?

Nein. Wenn der Kunde über «Jetzt bezahlen» zahlt, setzt bexio die Rechnung automatisch auf «bezahlt». Abgleichen müssen Sie später die Auszahlung des Anbieters auf Ihrem Bankkonto, und zwar gegen das Zahlkonto statt gegen die Rechnung.

Wer sagt mir, auf welches Konto die Gebühren gehören?

Ihr Treuhänder oder Buchhalter. Die bexio-Hilfe nennt Konten ausdrücklich nur als Beispiele und bietet keinen buchhalterischen Support. Auch die Frage, wie Gebühren steuerlich zu behandeln sind, gehört dorthin.

Fazit

Die Online-Zahlung schliesst die Rechnung in bexio automatisch ab, das Geld liegt aber zunächst beim Anbieter. Behandeln Sie das Zahlkonto 1029 als Durchlaufkonto: Die Auszahlung gleichen Sie dagegen ab, den Rest buchen Sie als Gebühr aus. Wer viele Zahlungen oder Terminal-Umsätze hat, spart sich mit einer Buchungsregel in Kontera die Handarbeit. Die Wahl der Konten bleibt Sache des Treuhänders.