Zahlungseingang in bexio manuell verbuchen

Ohne Bankanbindung verbuchen Sie einen Zahlungseingang direkt an der Rechnung: Im Register «Zahlungseingänge & Gutschriften» erfassen Sie mit «+ Neuer Zahlungseingang» Datum, Bankkonto und Betrag. Für mehrere Rechnungen auf einmal gibt es den Assistenten «Zahlungen erfassen (manuell)». Entscheidend ist, dass jede Zahlung nur einmal gebucht wird, entweder von Hand oder über den Bankabgleich.

Wann die manuelle Buchung sinnvoll ist

Der Normalfall ist der Bankabgleich: Die Banktransaktionen kommen ins Banking, bexio ordnet sie den Rechnungen zu. Wie das abläuft, zeigt der Beitrag Zahlungseingänge in bexio abgleichen. Von Hand verbuchen Sie eine Zahlung vor allem in diesen Fällen:

• Sie haben keine Bankanbindung eingerichtet und importieren auch keine Kontoauszüge.
• Ein Kunde zahlt bar, etwa bei der Abholung an der Kasse.
• Eine Zahlung wurde beim Abgleich nicht automatisch zugeordnet. Laut bexio-Hilfe können Sie sie dann einer oder mehreren offenen Rechnungen von Hand zuweisen.

Wer jede Woche Dutzende Zahlungen verbucht, spart mit der Bankanbindung Zeit. Eine Übersicht dazu finden Sie im Beitrag Bankanbindung in bexio: Kontoauszüge automatisch einlesen.

Vorbereitung: das Konto, auf das die Zahlung geht

Bei jedem Zahlungseingang wählen Sie das empfangende Bankkonto. Dieses Konto muss in bexio vorhanden sein. Für Barzahlungen brauchen Sie ein Kassenkonto. Laut bexio-Hilfe legen Sie es im Bereich «Banking» an: Klicken Sie neben «Bankkonto hinzufügen» auf das Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie «Neues Kassenkonto». Das Kassenkonto ordnen Sie einem Konto im Kontenplan zu. Wie das Anlegen genau abläuft, beschreibt der Beitrag Bank- und Kassenkonto in bexio anlegen.

Weg 1: Die Zahlung direkt an der Rechnung erfassen

Dieser Weg passt, wenn eine Zahlung zu genau einer Rechnung gehört.

1. Öffnen Sie «Verkauf» → «Rechnungen» und wählen Sie die bezahlte Rechnung aus.
2. Wechseln Sie ins Register «Zahlungseingänge & Gutschriften».
3. Klicken Sie auf «+ Neuer Zahlungseingang».
4. Tragen Sie das Datum der Zahlung ein, wählen Sie das empfangende Bankkonto und geben Sie den bezahlten Betrag ein.
5. Klicken Sie auf das Disketten-Symbol. Damit bestätigen Sie den Zahlungseingang und bexio bucht ihn ein.

Verwenden Sie das tatsächliche Zahlungsdatum, nicht das Datum, an dem Sie die Buchung nachtragen. So bleibt nachvollziehbar, wann das Geld eingegangen ist.

Weg 2: Mehrere Rechnungen mit dem Assistenten buchen

Der Assistent eignet sich für Sammelzahlungen und für Zahlungen, die Sie nicht aus der einzelnen Rechnung heraus erfassen wollen.

1. Öffnen Sie «Verkauf» → «Weitere» → «Zahlungen erfassen (manuell)».
2. Geben Sie Betrag, Text, Währung und Buchungsdatum ein. Das Buchungsdatum speichert bexio später als Zahlungsdatum in der Rechnung.
3. Suchen Sie im Suchfeld auf der rechten Seite nach einer Rechnungsnummer oder einem Kontakt und klicken Sie auf «Suchen».
4. bexio schlägt passende Beträge vor. Prüfen Sie Betrag und Buchungsdatum und klicken Sie rechts in der Zeile auf das Disketten-Symbol.
5. Weisen Sie dieselbe Zahlung bei Bedarf weiteren Rechnungen zu, indem Sie den Schritt wiederholen.
6. Klicken Sie am Schluss auf «Buchen».

Solange Sie nicht auf «Buchen» geklickt haben, sind die Zuweisungen nicht endgültig gespeichert. Das ist ein Vorteil: Sie können in Ruhe prüfen, bevor etwas in der Buchhaltung landet.

Beispiel: Die Muster Haustechnik AG bezahlt zwei Rechnungen über CHF 1'250.00 und CHF 480.00 mit einer Überweisung von CHF 1'730.00. Sie geben im Assistenten einmal CHF 1'730.00 ein, suchen den Kontakt, weisen die Zahlung nacheinander beiden Rechnungen zu und klicken auf «Buchen».

Mit demselben Assistenten können Sie auch eine bestehende Gutschrift einer noch offenen Rechnung zuweisen. Suchen Sie dazu den Kontakt: Hat er eine Gutschrift, zeigt bexio sie zusammen mit den offenen Rechnungen an.

Teilzahlungen erfassen

Zahlt ein Kunde nur einen Teil, erfassen Sie genau den eingegangenen Betrag, nicht den Rechnungsbetrag. Die Rechnung gilt dann als teilweise bezahlt, der Rest bleibt offen. Trifft die zweite Zahlung ein, erfassen Sie sie auf dem gleichen Weg als weiteren Zahlungseingang.

Zwei Eigenheiten sollten Sie kennen:

• Das Dashboard-Widget «Offene Rechnungen (Debitoren)» zieht Teilzahlungen vom ausstehenden Saldo ab. Die Rechnungslisten unter «Verkauf» → «Rechnungen» zeigen dagegen die ursprünglichen Rechnungsbeträge, auch beim Export. Wer beide Zahlen vergleicht, muss die erhaltenen Teilzahlungen selbst abziehen.
• Zahlt der Kunde den Rest nicht mehr, bleibt die Rechnung offen, bis Sie den Restbetrag ausbuchen. Laut bexio-Hilfe erstellen Sie dafür eine Gutschrift über den noch offenen Betrag und verrechnen sie mit der teilweise bezahlten Rechnung. Ob der Rest als Skonto, Gutschrift oder Debitorenverlust gebucht wird, klärt Ihr Treuhänder. Die Varianten beschreibt der Beitrag Überzahlung, Teilzahlung und Rückerstattung.

Wo Sie die Zahlungen später wiederfinden

• An der Rechnung: im Register «Zahlungseingänge & Gutschriften». Dort sehen Sie alle Zahlungen und Gutschriften, die auf diese Rechnung gebucht wurden.
• Pro Kunde: im Kontakt unter «Finanzen» → «Konto anzeigen». Das Kundenkonto zeigt Rechnungen, Gutschriften sowie Ein- und Auszahlungen des Kontakts.
• In der Buchhaltung: unter «Buchhaltung» → «Berichte» → «Journal» oder «Kontoauszug». Dort sehen Sie die erstellten Buchungen.

Doppelbuchungen vermeiden

Die häufigste Fehlerquelle bei manuellen Zahlungen ist die Doppelbuchung. Erfassen Sie eine Zahlung von Hand, dürfen Sie die später importierte Banktransaktion für diese Rechnung nicht noch einmal abgleichen. Sonst steht dieselbe Zahlung zweimal in der Buchhaltung.

Entscheiden Sie deshalb pro Bankkonto, ob Zahlungen über den Bankabgleich oder von Hand laufen. Wer beides mischt, prüft bei jeder Banktransaktion zuerst, ob die Rechnung bereits als bezahlt erfasst ist.

Häufige Fragen

Welches Konto wähle ich bei einer Barzahlung?

Das Kassenkonto. Die bexio-Hilfe zu Barverkäufen beschreibt, den Zahlungseingang auf dem Kassenkonto zu erfassen. Das Konto muss vorher im Bereich «Banking» angelegt sein.

Was ist der Unterschied zwischen Zahlungseingang und Gutschrift?

Eine Gutschrift reduziert den offenen Betrag einer Rechnung. Ein Guthaben auf dem Kundenkonto, etwa nach einer Überzahlung, wird wie ein regulärer Zahlungseingang auf die Rechnung gebucht. Beide erscheinen im Register «Zahlungseingänge & Gutschriften».

Wo sehe ich alle Zahlungen eines Kunden?

Im Kundenkonto: Öffnen Sie den Kontakt, wechseln Sie ins Register «Finanzen» und klicken Sie auf «Konto anzeigen». Dort finden Sie auch erhaltene Akontozahlungen und Überzahlungen.

Fazit

Eine einzelne Zahlung erfassen Sie in wenigen Klicks im Register «Zahlungseingänge & Gutschriften». Für Sammelzahlungen nutzen Sie den Assistenten «Zahlungen erfassen (manuell)» und buchen erst nach der Prüfung. Bei Teilzahlungen tragen Sie nur den eingegangenen Betrag ein. Und weil Bank und Handbuchung dieselbe Zahlung betreffen können, gilt eine Regel: Jede Zahlung nur einmal erfassen.